Переход с устаревшей редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» на современную редакцию 3.1 — это неизбежный шаг для многих организаций. У пользователей и начинающих специалистов часто возникает соблазн выполнить этот переход по аналогии с другими типовыми конфигурациями (например, с «1С:Бухгалтерией предприятия»), запустив стандартную процедуру обновления через Конфигуратор. В этой статье мы подробно разберем, почему классический механизм «Конфигурация — Поддержка — Обновить конфигурацию» в данном случае не сработает, какие технические ограничения этому препятствуют, и как правильно организовать перенос данных.
При переходе на новую редакцию программного продукта разработчики часто сохраняют преемственность метаданных. Например, при переходе с «Бухгалтерии предприятия» редакции 2.0 на 3.0 метаданные совпадают практически полностью. Программа способна обновиться в режиме конфигуратора, так как СУБД просто сопоставляет старые таблицы с новыми, а обработчики обновления конвертируют данные «на лету».
В случае с 1С:ЗУП 2.5 и 1С:ЗУП 3.1 ситуация принципиально иная. Эти две конфигурации не являются «родственниками» по структуре метаданных. Их объектные модели абсолютно несовместимы. Проанализируем ключевые различия в архитектуре систем:
ОтпускаОрганизаций, а расчетчик на его основании вводил расчетный документ НачислениеОтпускаРаботникамОрганизаций.Отпуск, в котором кадровик заполняет даты и условия, а расчетчик в этом же документе начисляет суммы. Прямое сопоставление двух старых документов одному новому на уровне таблиц базы данных при стандартном обновлении неосуществимо.Попытка обновить конфигурацию ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 через конфигуратор приведет к полной потере данных, разрушению структуры таблиц СУБД и критическим ошибкам платформы. Никакого «секретного» промежуточного релиза, позволяющего выполнить стандартное обновление, не существует в природе. Единственный методологически верный способ перехода — это перенос данных из старой информационной базы в новую, предварительно созданную пустую базу ЗУП 3.1.
Поскольку прямое обновление невозможно, фирма «1С» разработала специальный помощник перехода, встроенный в конфигурацию ЗУП 3.1. Он использует правила конвертации данных для выгрузки информации из базы-источника (редакции 2.5) и ее последующей загрузки в базу-приемник (редакцию 3.1).
Рассмотрим подробнее два возможных сценария переноса данных, которые предлагает данный помощник:
Этот вариант также называют «переносом остатков». При его использовании данные переносятся на определенную дату (как правило, на начало нового отчетного периода — квартала или года).
При упрощенном переносе в новую базу ЗУП 3.1 попадают следующие сведения:
Преимущества: В новую информационную базу не переносится накопленный за многие годы «мусор» и ошибки учета. База получается компактной, чистой и работает быстро. Вероятность возникновения ошибок при переносе минимальна.
Недостатки: Отсутствует детальная кадровая история за прошлые периоды по уволенным сотрудникам. Если возникнет необходимость подготовить архивную справку или сдать корректирующую отчетность за прошлые годы, придется обращаться к старой базе ЗУП 2.5.
Этот вариант предполагает перенос всей кадровой истории, документов начислений, выплат, расчетов налогов и взносов за несколько лет работы организации.
Недостатки полного переноса: На практике этот сценарий крайне редко завершается успешно с первого раза. Из-за кардинальных различий в алгоритмах учета НДФЛ и страховых взносов между редакциями 2.5 и 3.1, при полном переносе практически гарантированно «ломается» отчетность по НДФЛ (особенно форма 6-НДФЛ). Взаиморасчеты с сотрудниками могут исказиться, а ручное исправление сотен документов прошлых периодов потребует колоссальных трудозатрат.
Качество переноса данных напрямую зависит от порядка в исходной информационной базе. Перед тем как запустить помощник перехода, выполните следующие шаги:
Важно понимать, что типовой механизм переноса данных не способен перенести абсолютно все настройки автоматизации. Будьте готовы к тому, что некоторые параметры придется заполнить вручную в новой базе ЗУП 3.1:
Для минимизации рисков при переходе на новую редакцию рекомендуется придерживаться следующей стратегии:
Параллельный учет: Наиболее безопасный способ перехода — это ведение параллельного учета в течение 1–2 месяцев. Вы выполняете перенос данных, а затем рассчитываете заработную плату, налоги и взносы одновременно в двух базах: ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1. Сопоставление итоговых сумм в расчетных листках и сводах начислений до копейки позволит вам убедиться, что перенос прошел корректно, а новые алгоритмы расчета среднего заработка и НДФЛ работают правильно.
Слияние баз: Если в вашей организации учет велся в нескольких разрозненных базах ЗУП 2.5, перенос в единую базу ЗУП 3.1 требует повышенного внимания. Особое внимание уделите дублированию физических лиц. Перед переносом убедитесь, что у одинаковых людей в разных базах совпадают СНИЛС и ИНН, чтобы программа смогла корректно сопоставить их при загрузке и избежать задвоения карточек сотрудников.