← На главную

При ведении учета расчетов с покупателями в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении реализации или поступления оплаты в проводках счета 62 в качестве аналитики по кредиту или дебету программа подставляет документ расчетов за прошлый год. При этом по Акту сверки расчетов или свернутой Оборотно-сальдовой ведомости итоговое сальдо на начало года равно нулю, а повторное перепроведение документов за текущий период не приносит результата. Разберем по шагам причины такого поведения программы и методы устранения расхождений.

Причины появления документов прошлых лет в аналитике

Проанализируем структуру учета на счетах расчетов. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 на счетах 62.01 («Расчеты с покупателями и заказчиками») и 62.02 («Расчеты по авансам полученным») учет ведется в разрезе трех субконто:

1. Контрагенты;
2. Договоры;
3. Документы расчетов с контрагентом.

Рассмотрим, почему возникает иллюзия отсутствия долга:

1. Свернутое отображение в Акте сверки: типовой отчет Акт сверки расчетов с контрагентами сопоставляет обороты и остатки исключительно по контрагенту и договору, игнорируя аналитику расчетных документов. Если дебет равен кредиту, итоговый остаток будет нулевым.
2. Скрытая пересортица по документам расчетов: внутри конкретного договора по третьему субконто может одновременно числиться дебетовый остаток по одной накладной и кредитовый остаток по другой или по документу аванса.
3. Автоматический зачет по ФИФО: когда в текущем году проводится оплата или реализация с режимом зачета Автоматически, программа обращается к регистру бухгалтерии и находит самый старый незакрытый документ расчетов по данному договору, автоматически подставляя его в проводку.
4. Ручные корректировки и смена настроек зачета: использование документа Операция, введенная вручную без указания третьего субконто либо ручной выбор режима По документу приводит к разрыву цепочки автоматических зачетов.

Диагностика зависших остатков по третьему субконто

Для обнаружения конкретных незакрытых документов расчетов сформируем отчеты с максимальной аналитической детализацией. Разберем порядок действий:

1. Перейдем в раздел Отчеты и выберем Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. В поле счета укажем 62 (или конкретно 62.01, 62.02) и выберем период, включающий прошлый год.
3. Нажмем кнопку Показать настройки и на вкладке Группировка обязательно установим флаги напротив всех трех аналитических разрезов: Контрагенты, Договоры, Документы расчетов с контрагентом. Дополнительно включим флаг По субсчетам.
4. Нажмем кнопку Сформировать. В сформированном отчете проанализируем строки: если по договору общее сальдо равно нулю, но внутри присутствуют строки с положительными суммами по дебету одних документов и кредиту других, выявлена скрытая пересортица.
5. Для комплексной проверки также сформируем отчет Анализ субконто по видам субконто Контрагенты и Договоры с разворотом по документам расчетов.

Исправление пересортицы в закрытом периоде

Если прошлый период закрыт для редактирования и установлена дата запрета изменения данных, исправление выполняется в текущем открытом периоде без перепроведения прошлых лет.

Способ 1. Использование документа «Корректировка долга»

1. Откроем раздел Продажи (или Покупки) и перейдем в журнал Корректировка долга.
2. Создадим новый документ, установим текущую дату (например, первый рабочий день текущего года).
3. В поле Вид операции выберем Зачет авансов или Зачет задолженности.
4. В поле В счет задолженности укажем Покупателю в счет задолженности покупателя (в зависимости от того, на каких счетах образовался перекос).
5. Укажем нужного покупателя и нажмем кнопку Заполнить. Программа автоматически подберет противоположные остатки по документам расчетов прошлых лет.
6. Проверим равенство итоговых сумм дебиторской и кредиторской задолженности и проведем документ. В результате взаиморасчеты по документам «схлопнутся».

Способ 2. Использование документа «Операция, введенная вручную»

1. Перейдем в раздел Операции — Операции, введенные вручную.
2. Создадим документ Операция на начало текущего периода.
3. Добавим строку проводки: по дебету и по кредиту укажем один и тот же счет (например, 62.01 или пару 62.02 — 62.01).
4. В дебетовой и кредитовой частях укажем одинаковых контрагента и договор, а в третьем субконто выберем соответствующие «висящие» документы расчетов прошлого периода.
5. Запишем и проведем документ. После этого сформируем Карточку счета 62 за текущий период и убедимся, что аналитика заполняется корректно.

Исправление ошибки при открытом прошлом периоде

Если период прошлого года доступен для редактирования и сдача отчетности не блокирует перепроведение, разберем последовательность исправления через первичные документы:

1. Проверим хронологическую последовательность проведения документов. Если в один и тот же день оплата проведена раньше по времени, чем реализация, программа считает оплату авансом. Скорректируем время документов так, чтобы первичная операция предшествовала завершающей.
2. Откроем документы Поступление на расчетный счет и Реализация (акты, накладные, УПД) за спорный период и убедимся, что переключатель Погашение задолженности установлен в положение Автоматически.
3. Выполним регламентную процедуру Групповое перепроведение документов (раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных) с даты возникновения первоначального расхождения.