Оформление возврата товара — одна из самых ответственных операций в розничной торговле, особенно если процедура происходит не в день покупки. В конфигурации 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда чек пробит, деньги выданы, но данные в программе «не идут» с реальным остатком в кассовом аппарате (ККТ) и Z-отчетом. Рассмотрим подробно, почему так происходит и как правильно выстроить документооборот, чтобы избежать ошибок в учете.
Прежде чем переходить к техническим настройкам в 1С:УТ 11, проанализируем правовую базу. С введением онлайн-касс (закон 54-ФЗ) правила оформления возвратов значительно упростились, но при этом добавилось путаницы в кассовой дисциплине. Раньше существовало жесткое разделение: возврат в день покупки делался через кассу ККМ (операционную), а возврат в последующие дни — исключительно через главную кассу предприятия по Расходному кассовому ордеру (РКО).
Согласно актуальным разъяснениям ФНС, сейчас тип чека в обоих случаях одинаков — это «Возврат прихода». Однако с точки зрения внутреннего учета предприятия и контроля наличности, разница в источнике денег сохраняется. Если мы выдаем деньги из денежного ящика ККТ, это должно отражаться в регистрах операционной кассы. Если из сейфа офиса — в регистрах кассы предприятия.
Рассмотрим типичную ситуацию, описанную пользователями: возврат оформляется документом Возврат товаров от клиента, на его основании создается Расходный кассовый ордер, из которого пробивается фискальный чек. В результате возникают следующие проблемы:
Расходный кассовый ордер в УТ 11 делает движения по регистру Денежные средства наличные (касса предприятия). При этом он никак не затрагивает регистр Денежные средства в кассах ККМ.Чтобы избежать описанных выше проблем, разберем по шагам корректную схему работы в 1С:Управление торговлей 11.
Шаг 1. Создание документа возврата
Первым делом оформляем документ Возврат товаров от клиента. Если товар возвращается розничным покупателем, важно убедиться, что в документе корректно указано соглашение и вид операции (обычно это «Возврат от клиента»). Этот документ вернет товар на склад и зафиксирует задолженность перед покупателем.
Шаг 2. Выдача денежных средств
Поскольку возврат происходит не в день покупки, согласно правилам бухгалтерского учета, мы должны использовать Расходный кассовый ордер. При создании РКО на основании возврата:
Шаг 3. Пробитие чека
Нажимаем «Пробить чек» в форме РКО. Кассовый аппарат выдаст чек с признаком «Возврат прихода». Теперь фискальные данные и данные в ОФД верны. Но именно здесь рождается расхождение с 1С, если деньги физически были взяты кассиром из ящика ККТ, а не из сейфа бухгалтерии.
Если фактически деньги выдал кассир из операционной кассы (из ящика), нам нужно «переместить» это списание в программе из Кассы предприятия в Кассу ККМ. Проанализируем, как это сделать:
Вариант А: Использование внутренней выемки/внесения
Выемка денежных средств из кассы ККМ на сумму возврата. Это уменьшит остаток в 1С в операционной кассе.Приходный кассовый ордер с типом операции «Поступление из другой кассы» в основную кассу предприятия.Вариант Б: Пробитие возврата через РМК (Рабочее место кассира)
Несмотря на то, что возврат происходит не в день покупки, многие специалисты рекомендуют использовать интерфейс РМК и документ Чек ККМ на возврат. В современных версиях 1С это допустимо. В этом случае:
Денежных средств в кассах ККМ.Отчет о розничных продажах в конце смены.1С:Бухгалтерией возврат отразится корректно в составе розничного отчета.Проанализируем ситуацию с точки зрения бухгалтера. При обмене данными между УТ и БП часто возникает дублирование оборотов или «зависание» задолженности.
Если вы выбрали путь через РКО в УТ 11, то в 1С:Бухгалтерию прилетит именно Расходный кассовый ордер. Если при этом возврат товара был оформлен как розничный, может возникнуть конфликт: БП ожидает, что розничный возврат должен быть внутри Отчета о розничных продажах. Чтобы этого не случилось, в УТ 11 документ Возврат товаров от клиента должен быть правильно заполнен, а в настройках синхронизации должно быть четко определено, как отражаются розничные операции.
Чтобы убедиться, что все сделано правильно, рекомендуем регулярно формировать отчет «Ведомость по денежным средствам». Рассмотрим настройки этого отчета:
Казначейство — Отчеты по казначейству.Ведомость по денежным средствам.Кассе ККМ в отчете с итоговой строкой в Z-отчете (поле «Наличность в кассе»).Если суммы совпадают — ваша схема учета работает верно. Если в 1С сумма больше, чем в Z-отчете — значит, вы пробили чек из РКО, но не отразили перемещение денег из ККМ в основную кассу.
Для корректной работы при возвратах не в день покупки в 1С:УТ 11:
Кассе ККМ в программе.Выемка -> ПКО, чтобы закрыть «дыру» в основной кассе, созданную РКО.