При подготовке отчетности 6-НДФЛ бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда исчисленный и удержанный налог в рамках одного месяца не совпадают. Возникает так называемый «переходящий остаток». Рассмотрим подробнее, почему возникает эта проблема в 1С:Зарплата и Управление Персоналом и с помощью каких отчетов мы можем ее проанализировать и найти расхождения.
Проанализируем изменения в законодательстве и механике работы программы. Начиная с 2023 года, датой фактического получения дохода признается день его выплаты, а не последний день месяца начисления, как это было раньше. С 2024 года правила уплаты НДФЛ и подачи уведомлений стали еще строже — периоды внутри одного месяца делятся на две части (с 1 по 22 число и с 23 по последнее число месяца).
Из-за этого регулярно образуется ситуация: начисление (например, аванс) отражается в одном периоде, а итоговая выплата зарплаты и удержание НДФЛ — в следующем. Разберем конкретный пример:
В итоге, в строке 140 раздела 2 отчета 6-НДФЛ (начисленный налог) за 9 месяцев вы увидите по этому документу только 1000 рублей, так как остаток «перешел» в следующий отчетный период по дате выплаты.
Чтобы не делать сложные выборки по регистрам вручную, воспользуемся стандартными инструментами 1С:ЗУП. Посмотрим на наиболее полезные типовые отчеты, которые помогут найти переходящие суммы.
1. Отчет «НДФЛ по датам получения дохода»
Это один из лучших инструментов для отслеживания переходящих сумм. Сформируем его за нужный период (например, с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего). Чтобы сделать отчет более информативным, зайдем в меню Настройки, перейдем в Расширенные, откроем вкладку Структура и добавим поле Регистратор. Теперь мы четко увидим, какой именно документ (начисление или ведомость) сформировал расхождение по датам.
2. Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»
Если проблема локализована на уровне конкретного работника, разберем этот отчет. Он является главным инструментом для детального поиска расхождений. Отчет показывает налоговую базу, исчисленный и удержанный НДФЛ в разрезе месяцев налогового периода и конкретных документов-оснований. Особое внимание обращайте на отрицательные суммы, выделенные красным цветом — они сигнализируют о нарушении хронологии проведения документов выплат.
3. Отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками»
Этот вариант также отлично подойдет для сводного анализа. Он позволяет сравнить, в каком месяце налог был исчислен (месяц взаиморасчетов) и к какому месяцу налогового периода он был отнесен по дате выплаты.
4. Отчет «Удержанный НДФЛ»
С 2024 года этот отчет стал критически важным для проверки сумм перед формированием Уведомлений по ЕНС. Формируйте его за разорванные периоды (с 1 по 22 число или с 23 по конец месяца). Он покажет те самые суммы, которые перешли в новый срок перечисления налога.
Если вы ищете остатки, обязательно проанализируйте документ ОтражениеУдержанногоНДФЛВБухучете. Именно он собирает весь удержанный налог строго по датам выплаты и КБК для передачи данных. На основе этого документа формируются данные для 1С:Бухгалтерии (документ СведенияОбУдержанномНДФЛ), который инициирует создание Уведомления для налоговой. Если в ЗУП есть переходящий остаток, проверьте, корректно ли он попал в этот документ обмена.
Выясним причину большинства проблем с переходящим НДФЛ — это нарушение последовательности проведения документов. Если вы нашли расхождение, выполните следующие шаги:
Используя описанные отчеты и соблюдая хронологию проведения документов, вы сможете легко контролировать переходящие остатки НДФЛ и сдавать отчетность 6-НДФЛ без ошибок.