При переходе на новые правила учета НДФЛ в 2023 году многие пользователи столкнулись с неприятной ситуацией: в отчетах за 2022 год или в начале 2023 года внезапно «всплыли» суммы излишне удержанного налога. В этой статье мы подробно разберем, почему это происходит в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, как продиагностировать проблему и какие инструменты использовать для ее решения.
Проанализируем ситуацию, которая стала классической для перехода на учет «по выплате». До 2023 года датой получения дохода в виде оплаты труда считался последний день месяца. С 2023 года датой дохода стала дата фактической выплаты денег сотруднику. Основная причина коллизии заключается в выплате декабрьской зарплаты 2022 года в январе 2023 года.
Выясним техническую причину появления переплаты. Если в документе Начисление зарплаты и взносов за декабрь была указана планируемая дата выплаты в январе, программа, следуя новым правилам, могла ошибочно применить стандартные налоговые вычеты за январь 2023 года к доходам декабря 2022. В результате исчисленный налог уменьшился, а фактически удержанный (при выплате) остался прежним или превысил исчисленный. В отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ это отражается как «излишне удержано».
Прежде чем приступать к правкам, нам необходимо понять, в каких именно «разрезах» программа видит ошибку. Для этого недостаточно просто сформировать расчетный листок. Нам нужно заглянуть «под капот» системы — в регистры накопления.
Рассмотрим основные регистры, которые нужно проверить:
Для детального анализа рекомендуем использовать отчет «Анализ НДФЛ по документам-основаниям». Настройте его в разрезе сотрудников и категорий дохода. Часто бывает так, что общая сумма налога верна, но возникла пересортица: по одной категории («Оплата труда») налог излишне удержан, а по другой («Прочие доходы») — недоудержан.
Если проблема вызвана именно декабрьской зарплатой, попробуем метод, который часто советует линия консультаций 1С. Суть метода — «обмануть» программу, заставив ее считать доход декабрьским в старом понимании.
Выполним следующие действия:
Начисление зарплаты и взносов за декабрь 2022 года.Важно: этот способ поможет только в том случае, если вы еще не зафиксировали окончательную отчетность за 2022 год и готовы к перепроведению документов. Если отчеты сданы, переходим к более «точечным» методам.
Когда ручное перепроведение начислений невозможно или опасно, воспользуемся универсальным инструментом — Операция учета НДФЛ. Этот документ позволяет вносить корректировки напрямую в регистры НДФЛ, не затрагивая бухгалтерское сальдо и расчетные листки.
Разберем алгоритм заполнения:
Если в 6-НДФЛ сумма все равно отображается неверно, обратите внимание на вкладку «Перечислено». Хотя с 2023 года перечисленный НДФЛ в отчете не указывается, для корректного закрытия регистров прошлых периодов эти данные могут быть важны.
Бывают случаи, когда даже Операция учета НДФЛ не исправляет отчетность. Это происходит, если ошибка «засела» глубоко в регистрах, которые не редактируются этим документом. В такой ситуации программисты и опытные пользователи используют документ Перенос данных.
Посмотрим, как это сделать:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.Внимание: этот метод требует максимальной осторожности, так как некорректная запись в Перенос данных может безвозвратно испортить учет по сотруднику.
Если налог действительно был удержан излишне (сотрудник реально получил на руки меньше денег, чем должен был из-за ошибки в расчете налога), то самым правильным путем будет оформление документа «Возврат НДФЛ».
Проанализируем этот процесс:
Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы).Ведомость, иначе в программе возникнет долг перед сотрудником.Подводя итог, отметим, что выбор метода зависит от глубины проблемы. Если ошибка массовая и связана с декабрем 2022 — пробуйте играть с датами выплаты. Если ошибка точечная — используйте Операцию учета НДФЛ. А если вы хотите решить вопрос официально и выплатить деньги сотруднику — ваш выбор Возврат НДФЛ. Всегда проверяйте результат в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», чтобы убедиться, что сальдо по налогу закрылось «в ноль».