← На главную

При организации работы вахтовым методом работодатели часто сталкиваются с необходимостью производить расчет и выплату денежных средств сотрудникам сразу после окончания вахты. На практике возникает ситуация, когда вахта сотрудника завершается в начале или середине месяца (например, на 6-й день календарного месяца), после чего сотрудник уходит на межвахтовый отдых, а следующая вахта начинается только через несколько недель.

Стандартные алгоритмы программных продуктов 1С:ERP Управление предприятием 2.4 и 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 жестко ориентированы на ежемесячный цикл расчета. Попытки бухгалтера рассчитать зарплату за несколько дней вручную непосредственно в основном документе начисления приводят к существенным трудозатратам, путанице в кадровом учете и ошибкам при автоматическом заполнении регламентированной отчетности. Выясним причину этой проблемы и разберем по шагам эффективные методы автоматизации таких расчетов.

В чем заключается сложность учета и методологический конфликт?

С точки зрения трудового законодательства и методологии систем класса ERP/ЗУП, понятия «расчет (начисление)» и «выплата» строго разграничены. Окончательный расчет и начисление всех налогов и взносов производятся строго один раз в месяц. Однако выплачивать денежные средства работодатель обязан не реже чем каждые полмесяца.

Если руководство компании подписало соглашение о выплате денежного содержания непосредственно по окончании вахты (например, 6-го числа), это не означает, что нужно делать полноценное закрытие месяца для одного сотрудника. Попытка рассчитать «окончательную» зарплату документом НачислениеЗарплатыИВзносов в середине месяца нарушит расчет страховых взносов, так как они рассчитываются нарастающим итогом за календарный месяц, а также создаст проблемы с учетом рабочего времени в документе Табель.

Проанализируем три методически верных и технически простых способа реализации этой задачи в программах 1С без трудоемких ручных корректировок.

Способ 1. Использование гибкого механизма «Начисления за первую половину месяца» (расчетный аванс)

Этот способ является наиболее предпочтительным и простым в реализации, так как он использует стандартный типовой функционал программы и не требует создания дополнительных видов расчетов.

Рассмотрим подробнее, как это настроить и провести в программе:

1. Убедимся, что для сотрудника в его кадровых документах (например, ПриемНаРаботу или КадровыйПеревод) установлен способ расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца».
2. По окончании вахты (например, 6-го числа) перейдем в раздел зарплатных документов и создадим документ НачислениеЗаПервуюПоловинуМесяца.
3. В шапке документа в поле «Расчет первой половины месяца до» укажем дату окончания вахты — 06.10.2023 (вместо стандартного 15-го числа).
4. Программа автоматически проанализирует график работы сотрудника или введенный на этот момент документ Табель и начислит положенные суммы (оклад, тарифную ставку, надбавки) ровно за фактически отработанные 6 дней.
5. После проведения документа создадим ведомость на выплату с видом операции «Аванс». Сотрудник получит свои деньги за отработанную вахту.

Важный нюанс настройки времени: Чтобы при итоговом расчете за месяц программа не удваивала ранее оплаченные часы у сотрудников с почасовой тарифной ставкой, необходимо проверить карточку основного начисления (оплаты по тарифу). На вкладке «Учет времени» переключатель должен стоять в положении За работу полную смену в пределах нормы времени. Это позволит программе корректно сопоставить авансовое время и итоговое.

Способ 2. Использование схемы разовых начислений в межрасчетный период

Если выплаты в конце вахты происходят регулярно и стандартная схема «оклад + аванс» неудобна из-за пересечения периодов других сотрудников, мы можем применить альтернативный метод с использованием разовых документов.

Разберем по шагам, как настроить этот процесс:

1. Создадим новый вид начисления в справочнике Начисления (например, «Оплата по тарифу на вахте (межрасчетная)»).
2. На вкладке «Основное» укажем, что начисление выполняется По отдельному документу. В качестве документа укажем Разовое начисление.
3. На вкладке «Формула» мы можем задать индивидуальный алгоритм расчета, например:

Результат = ТарифнаяСтавкаЧасовая * ВремяВЧасах

4. При расчете сотрудника за прошедшие 6 дней вахты расчетчик вводит документ Разовое начисление, выбирает созданный вид расчета, указывает конкретный период действия (с 1 по 6 число) и в поле «Выплата» устанавливает значение В межрасчетный период.
5. На основании этого документа сразу же оформляется ведомость. При финальном расчете зарплаты за месяц в конце календарного периода программа автоматически учтет эту сумму как уже выплаченный межрасчетный аванс и не допустит переплаты.

Способ 3. Ограничение периода действия планового начисления кадровыми документами

Этот способ подходит для случаев, когда сотруднику нужно начислить строго определенную сумму за конкретные дни без необходимости корректировать даты непосредственно в самом расчетном документе в конце месяца.

Посмотрим на пример реализации данного подхода:

1. При отправке сотрудника на вахту мы фиксируем ее начало кадровым документом. Если нам заранее известно, что вахта завершится 6-го числа и далее начислений по окладу быть не должно, мы можем ограничить плановое начисление.
2. Используем документ Изменение оплаты сотрудников или Призначение планового начисления. В табличной части указываем сотрудника, его начисление и задаем строгие рамки: Дата начала — 01.10.2023, Дата окончания — 06.10.2023.
3. С 7-го числа у сотрудника плановое начисление прекращает свое действие. На период межвахтового отдыха ему может быть назначено другое начисление (например, «Межвахтовый отдых» с нулевой или частичной оплатой согласно коллективному договору).
4. В конце месяца при запуске регламентного документа НачислениеЗарплатыИВзносов система сама, без участия расчетчика, начислит деньги только за активный период планового начисления (с 1 по 6 число).

Влияние современных правил учета НДФЛ и страховых взносов

Ранее расчетчики опасались частых выплат внутри месяца из-за сложностей учета НДФЛ и формирования отчетности по форме 6-НДФЛ. Сейчас эти опасения неактуальны благодаря изменениям в законодательстве:

• НДФЛ рассчитывается по факту выплаты: Налог теперь исчисляется и удерживается непосредственно в день фактического получения дохода (выдачи денег из кассы или перечисления на банковскую карту). Любой документ промежуточного расчета (будь то расчет первой половины месяца или разовое начисление) автоматически фиксирует дату выплаты и рассчитывает налог.
• Автоматическое удержание в ведомостях: При заполнении ведомости на выплату (в межрасчетный период или на аванс) программа сама корректно подтягивает рассчитанный НДФЛ и регистрирует его удержание.
• Обязательность финального расчета: Обратите внимание, что даже если все выплаты за вахту были произведены промежуточными документами, в конце месяца всегда необходимо проводить итоговый документ НачислениеЗарплатыИВзносов. Страховые взносы по-прежнему рассчитываются только в конце месяца, и этот документ необходим для отражения взносов в учете и формирования проводок.

Таким образом, комбинируя механизмы промежуточных расчетов аванса и разовых межрасчетных выплат, мы получаем гибкую и полностью автоматизированную систему расчетов по вахтам, удовлетворяющую как требованиям руководства, так и нормам законодательства.