← На главную

В практике бухгалтерского учета нередко возникает ситуация, когда сотрудник приобретает товары или оплачивает услуги для нужд организации за счет собственных средств. После утверждения авансового отчета у предприятия возникает задолженность перед подотчетным лицом. С целью экономии на банковских комиссиях при формировании множества отдельных платежных поручений бухгалтеры стремятся выплатить сумму перерасхода вместе с очередной заработной платой на зарплатную карту сотрудника.

Рассмотрим методологические риски проведения подотчетных сумм через зарплатный контур, разберем пошаговую настройку дополнительного начисления в «1С:Управление производственным предприятием 1.3» и изучим альтернативные штатные способы решения этой задачи.

Методологические риски и особенности отражения расчетов

Прежде чем приступать к настройке в программе, проанализируем последствия включения подотчетных сумм в зарплатный блок:

1. Искажение регламентированной зарплатной отчетности: Возмещение расходов не признается доходом работника и не является объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами. При использовании зарплатных начислений существует вероятность ошибочного попадания этих сумм в расчетные базы или регистры учета доходов, что повлечет расхождения в отчетности по форме 6-НДФЛ и РСВ.
2. Опасность повторного списания затрат: Сами расходы уже списаны на затратные счета предприятия (дебет счетов 20, 26, 44 и др.) документом Авансовый отчет в корреспонденции с кредитом счета 71.01. Если в способе отражения начисления ошибочно указать статью затрат, расходы в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете будут признаны дважды.
3. Специфика плана счетов налогового учета: В налоговом плане счетов 1С счет 71 отсутствует, так как налоговый учет ведется по доходам и расходам, а не по взаиморасчетам с подотчетными лицами. Поэтому отражение по НУ требует корректного заполнения параметров.

Настройка дополнительного начисления в 1С:УПП 1.3

Если принято решение закрывать задолженность перед работником через зарплатную ведомость, выполним пошаговую настройку объектов системы.

Шаг 1. Настройка способа отражения зарплаты в учете

Перейдем в справочник Способы отражения зарплаты в регламентированном учете и создадим новый элемент:

1. В поле Счет Дт бухгалтерского учета выбираем счет 71.01 («Расчеты с подотчетными лицами»). В субконто счета указываем предопределенное значение Работники организаций.
2. В поле Счет Кт бухгалтерского учета выбираем счет 70 («Расчеты с персоналом по оплате труда»).
3. Для налогового учета (НУ): поскольку счет 71 не входит в план счетов налогового учета, поле дебета счета НУ оставляем незаполненным либо программа выставляет признак отсутствия базы НУ (постоянные и временные разницы ПР и ВР не формируются).
4. Для управленческого учета: не указываем затратные статьи, чтобы исключить формирование движений по регистру Затраты в управленческом контуре.

Шаг 2. Настройка плана видов расчета

Откроем план видов расчета Дополнительные начисления организаций и создадим новый вид расчета «Компенсация подотчетных сумм»:

1. На вкладке Расчеты устанавливаем способ расчета: Фиксированной суммой.
2. На вкладке Налоги в реквизите обложения НДФЛ выбираем Не облагается (код дохода не указывается).
3. На вкладке Взносы для страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС выбираем вариант Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами.
4. Для взносов в ФСС от НС и ПЗ указываем Не облагается.
5. На вкладке Бухучет связываем данный вид начисления с созданным ранее способом отражения (проводка Дт 71.01 Кт 70).
6. На вкладке Прочие проверяем, чтобы данное начисление не входило в расчетную базу для среднего заработка (отпускных, командировочных и пособий).

Шаг 3. Документооборот и выплата

Регистрация и выплата сумм выполняются в следующей последовательности:

1. Сумма перерасхода начисляется документом Регистрация разовых начислений работников организаций. При расчете сумма фиксируется к начислению без удержания НДФЛ.
2. Формируется документ Отражение зарплаты в регл учете, который формирует проводку Дт 71.01 — Кт 70.
3. Выплата оформляется через стандартный документ Зарплата к выплате организаций. В него сумма компенсации попадает вместе с основной заработной платой.
4. На основании зарплатной ведомости создается единый документ Платежное поручение исходящее с видом операции Перечисление заработной платы, что закрывает счет 70 в корреспонденции со счетом 51.

Штатные альтернативные варианты выплаты перерасхода

Выплата перерасхода по авансовым отчетам через 70 счет увеличивает обороты по заработной плате и может вызвать вопросы у проверяющих органов. Рассмотрим стандартные и методологически корректные способы перечисления средств на карту сотрудника без задействования зарплатного контура:

1. Перечисление напрямую на лицевой счет (зарплатную карту) сотрудника: Законодательство не запрещает компенсировать перерасход по авансовому отчету на личную зарплатную карту работника при наличии его письменного заявления. В программе создается документ Платежное поручение исходящее с видом операции Перечисление денежных средств подотчетнику. Формируется прямая бухгалтерская проводка Дт 71.01 — Кт 51, минуя счет 70.
2. Выплата списком через реестр банка на прочие выплаты: Большинство банковских зарплатных проектов позволяют отправлять списки выплат не только с кодом зарплаты, но и на компенсационные/прочие выплаты в рамках одного зарплатного договора. Формируется один общий платеж на сумму сводного реестра, что полностью решает проблему оптимизации банковской комиссии за платежные поручения.