При приеме нового сотрудника во второй половине месяца (например, 16-го или 20-го числа) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда программа 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 не заполняет его в документе начисления аванса и не позволяет добавить в ведомость на выплату. В то же время возникает опасение нарушить требования статьи 136 ТК РФ о выплате заработной платы не реже чем каждые полмесяца, ведь до даты выплаты окончательного расчета за месяц может пройти более 15 календарных дней.
Разберем детально, почему программа ведет себя именно так, какова официальная позиция контролирующих органов и какими практическими способами можно оформить расчеты в программе 1С:ЗУП 3.1.
Проанализируем встроенный алгоритм расчета первой половины месяца в 1С:ЗУП 3.1:
Начисление за первую половину месяца рассчитывает начисления строго за интервал с 1 по 15 число расчетного месяца (значение реквизита Расчет первой половины месяца до).Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета с характером выплаты Аванс формируются строго на основании сумм к выплате, зафиксированных в документе Начисление за первую половину месяца. Так как начислений по сотруднику за указанный период нет, программа штатно не добавляет сотрудника в табличную часть ведомости.Выясним, действительно ли предприятие нарушает трудовое законодательство, если новичок получает первую выплату только в день общей выдачи зарплаты за месяц:
Основная позиция Роструда: заработная плата начисляется за фактически отработанное сотрудником время. За первую половину месяца (с 1 по 15 число) принятый 16-го числа сотрудник трудовую деятельность не вел, следовательно, оснований для начисления и выплаты аванса нет. Первая выплата производится в установленный в организации день выплаты зарплаты за вторую половину месяца. Предоставление первой выплаты в единые для всей компании сроки не образует состава правонарушения по статье 136 ТК РФ.
Перестраховка от претензий инспекторов: отдельные трудовые инспекции на местах строго трактуют интервал «не реже чем каждые полмесяца» с момента фактического начала работы. Чтобы полностью исключить споры, организация вправе предусмотреть во внутренних локальных актах (ПВТР, Положении об оплате труда) или трудовом договоре порядок промежуточного расчета для вновь принятых работников.
Рассмотрим, как технически реализовать различные варианты расчетов в 1С:ЗУП 3.1.
Если организация придерживается официальной позиции Роструда, никаких дополнительных документов в межрасчетный период создавать не требуется:
Начисление за первую половину месяца и ведомости на аванс.Начисление зарплаты и взносов программа автоматически рассчитает оплату по окладу или тарифу за фактически отработанный период (с даты приема по последний день месяца).Ведомость в банк с характером выплаты Зарплата за месяц сотрудник попадет в общий список и получит оплату за все фактически отработанное время во второй половине месяца.Если на предприятии принято решение выплатить сотруднику деньги в день общего аванса за дни, отработанные с момента приема (например, за период с 16 по 22 число), разберем правильный порядок отражения такой операции в программе:
2000).Разовое начисление. Укажем сотрудника, рассчитанную сумму за фактически отработанные дни первой рабочей недели и дату выплаты.Ведомость в банк или Ведомость в кассу с характером выплаты Разовые начисления (или В межрасчетный период) и укажем соответствующий документ-основание.Начисление зарплаты и взносов за полный месяц ранее выплаченная сумма и удержанный НДФЛ автоматически зачтутся во взаиморасчетах с сотрудником.Иногда пользователи пытаются вручную добавить строку с сотрудником в ведомость на выплату аванса без документа-основания. Проанализируем, к каким ошибкам это приводит:
В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 учет НДФЛ ведется строго по факту получения дохода и привязан к документам начисления. Если добавить сотрудника в ведомость вручную без предварительного расчетного документа:
ЗарплатаКВыплате, ВзаиморасчетыС_Сотрудниками и регистрах учета НДФЛ.В документе Начисление за первую половину месяца доступно поле Расчет первой половины месяца до, в котором можно изменить дату (например, указать 23 число вместо 15-го). Разберем ограничения этого метода:
Изменение даты в документе распространяется на всех сотрудников выбранного подразделения или организации. Это приведет к тому, что у всех остальных работников аванс будет рассчитан не за 15 дней, а за 23 дня, что нарушит график регулярных выплат и плановый фонд оплаты труда. Раздельный расчет возможен только в том случае, если новый сотрудник числится в отдельном подразделении или рассчитывается индивидуальным документом с ручным подбором, что трудоемко и повышает риск ошибок при последующем окончательном расчете.
Таким образом, наиболее методологически правильным решением является либо выплата зарплаты сотруднику в общий день окончательного расчета за месяц, либо использование специализированных документов межрасчетных начислений с корректным исчислением НДФЛ.