В практике расчетчика часто возникают ситуации, когда документы, влияющие на начисления, поступают в бухгалтерию с опозданием. Типичный пример: в августе создается документ Совмещение должностей, период которого частично захватывает уже закрытый и выплаченный июль. По умолчанию программа может не подтянуть суммы за прошлый месяц в текущую ведомость, а изменять старый документ Начисление зарплаты и взносов нельзя из-за установленной даты запрета редактирования или требований методологии учета.
В этой статье мы подробно разберем, как заставить систему «увидеть» задолженность перед сотрудником за прошлый период и корректно отразить ее в текущем месяце, используя штатные механизмы 1С:ЗУП 3.1. Если вы только планируете начать работу в программе и переносите учет из других конфигураций, можно посетить раздел решений по переносу данных в 1С:ЗУП для автоматического импорта кадровой истории.
Прежде чем переходить к активным действиям, проанализируем ситуацию. В 1С:ЗУП 3.1 за регистрацию изменений в прошлых периодах отвечает специальный механизм. Когда мы вводим документ Совмещение должностей «задним числом», система должна автоматически создать запись в регистре сведений Перерасчет зарплаты. Однако это происходит не всегда. Основные причины отсутствия автоматической регистрации:
Доплата за совмещение не настроены связи с основными начислениями (ведущие начисления), программа может не распознать необходимость перерасчета.Рассмотрим пошагово способы решения этой проблемы.
Если программа автоматически не предложила пересчитать июль, мы можем сделать это принудительно. Это самый надежный и прозрачный способ.
Рассмотрим алгоритм действий:
Сотрудник выберем нужного человека, укажем Период (в нашем случае — Июль) и в качестве Объекта перерасчета выберем тот документ Начисление зарплаты и взносов за июль, в который мы хотим внести дополнение.Доначисление, перерасчет.Начисление зарплаты и взносов (за август) программа автоматически заполнит вкладку Доначисления и перерасчеты.Проанализируем результат: сумма за период с 22.07 по 31.07 будет рассчитана по правилам документа Совмещение должностей, но отражена в учете августом. Это позволит не трогать закрытый июль и сохранить целостность отчетности.
Если мы уже создаем начисление зарплаты за август, мы можем проверить наличие перерасчетов непосредственно внутри документа. Разберем, как это сделать:
В документе Начисление зарплаты и взносов за август перейдем на вкладку Доначисления и перерасчеты. Здесь есть две подвкладки: Начисления и Удержания. Если сервис перерасчетов отработал штатно, данные по совмещению за июль появятся здесь автоматически после нажатия кнопки Заполнить.
Если вкладка пуста, а мы точно знаем, что доплата должна быть, выполним следующие действия:
Совмещение должностей. Она должна быть актуальной (август), а период в таблице должен включать июльские даты.Месяц в шапке документа совмещения указан «Август». Это определяет, в каком месяце начисление попадет в расчетный листок.В 1С:ЗУП 3.1 существует отдельный документ для таких случаев, который часто игнорируют. Он находится в разделе Зарплата — Доначисления, перерасчеты. Рассмотрим его преимущества:
Этот документ удобен тем, что он фокусируется только на исправлениях. Мы можем создать его отдельно от основного начисления зарплаты. При нажатии кнопки Заполнить он опрашивает регистр перерасчетов и подтягивает все забытые суммы. Если сумма за совмещение за июль не подтягивается, попробуем вручную добавить сотрудника в этот документ и нажать Рассчитать. Система должна обратиться к плановым начислениям (которые создал документ Совмещение должностей) и вычислить сумму за пропущенный период.
Если учетная политика предприятия позволяет, мы можем воспользоваться ссылкой Исправить в нижней части проведенного июльского документа Начисление зарплаты. Рассмотрим, как это работает программно:
При нажатии Исправить система создает новый экземпляр документа, но уже в текущем периоде (августе). В нем будут заполнена вкладка с перерасчетом. Преимущество этого метода в том, что он «связывает» старый расчет с новым. Старые записи за июль будут сторнированы (хотя в случае с новой доплатой сторнировать нечего), а новые — начислены. Исходный документ за июль при этом останется неизменным, он просто получит пометку, что он был исправлен.
Выясним причину, по которой Совмещение может не попадать в расчет автоматически. Для этого посмотрим на настройки начисления. Перейдем в Настройка — Начисления и найдем Доплата за совмещение должностей.
Проанализируем вкладку Приоритет. В левой колонке «Начисления, приоритет которых выше» должны быть указаны все вытесняющие виды расчета (больничные, отпуска). Если сотрудник в конце июля был в отпуске, доплата за совмещение должна быть уменьшена. Если настройки приоритетов сбиты, система может «запутаться» при попытке автоматического перерасчета.
Также важно проверить, как заполнен регистр сведений Плановые начисления. Документ Совмещение должностей делает в нем запись. Мы можем убедиться в этом, нажав кнопку Движения документа (пиктограмма с буквами Дт/Кт). Там должна быть строка:
Сотрудник | Начисление (Доплата за совмещение) | Дата начала (22.07.2019) | Дата окончания (11.08.2019)
Если дата начала в движениях стоит верная, то при любом ручном или автоматическом пересчете за июль программа обязана рассчитать сумму доплаты.
Мы рассмотрели несколько вариантов решения проблемы. Наиболее методически верным для ЗУП 3.1 считается путь через Сервис — Перерасчеты. Это позволяет не плодить лишние документы-исправления и видеть всю картину задолженностей по предприятию в одном окне.
Важные моменты:
Перерасчеты.Начисление зарплаты или Доначисление.Следуя этим инструкциям, мы сможем корректно отразить доплату за совмещение, сохранив при этом чистоту учета и спокойствие расчетчиков.