← На главную

При работе в программах 1С:ERP Управление предприятием или 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) кадровые специалисты и бухгалтеры часто сталкиваются с методологической дилеммой. Программа блокирует проведение документа Совмещение должностей с видом операции Расширение зон обслуживания, если по данной штатной единице нет свободных ставок. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, как это соотносится с законодательством и какие есть способы решения данной проблемы.

Анализируем причину возникновения ошибки

Рассмотрим ситуацию: сотрудник занимает 1 ставку по должности «Менеджер по кадрам». Руководство поручает ему дополнительный объем работ по этой же должности за доплату. Мы открываем документ Совмещение должностей, выбираем вид совмещения Расширение зон обслуживания (увеличение объема работ) и пытаемся указать 1 ставку (или любую долю ставки). Программа тут же выдает ошибку: "Кол-во занимаемых ставок превышает свободный остаток".

Выясним причину такого поведения системы. Разработчики 1С заложили в алгоритм документа логику, согласно которой любая доплата за совмещение или расширение зон должна иметь «источник финансирования» в виде вакантной позиции в Штатном расписании. С точки зрения программы, если вы платите сотруднику за дополнительный объем работ, значит, этот объем кто-то должен был выполнять, и на этот объем в структуре предприятия должна быть заложена штатная единица (или её часть).

Однако, согласно ст. 60.2 ТК РФ, расширение зон обслуживания — это выполнение дополнительной работы по такой же профессии. Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на оформление расширения зон при отсутствии вакансии, но логика учета ФОТ (фонда оплаты труда) в 1С требует иного подхода.

Проанализируем три основных способа решения этой задачи в зависимости от принятой в вашей организации политики учета.

Способ 1. Использование механизма плановых начислений (Рекомендуемый)

Если вы не хотите менять штатное расписание и плодить «фиктивные» вакансии, этот метод будет наиболее корректным. Мы не будем использовать документ Совмещение должностей, а создадим отдельный вид расчета и назначим его сотруднику.

Рассмотрим пошагово, как это реализовать:

1. Перейдем в раздел Настройка — Начисления и создадим новое начисление (например, «Доплата за расширение зон обслуживания»).
2. На вкладке Основное укажите:
   • Назначение начисления: Повременная оплата труда и надбавки.
   • Начисление выполняется: Ежемесячно.
3. Настройте формулу. Если доплата фиксированная, используйте показатель Результат = СуммаДоплаты. Если доплата зависит от оклада, формула может выглядеть так: Результат = Оклад * ПроцентДоплаты / 100 * ДоляВремени
4. На вкладке Учет времени укажите, что это дополнительная оплата за уже оплаченное время (чтобы не увеличивать норму часов).
5. Для назначения доплаты воспользуйтесь документом Назначение планового начисления или Изменение оплаты труда.

Преимущество: Вы не привязаны к штатному расписанию и можете гибко управлять суммами. Ошибка «красный крест» не возникнет.

Способ 2. Редактирование штатного расписания

Если ваша методология учета предполагает, что любой ФОТ должен быть обоснован в штатном расписании, придется внести изменения в ШР. Разберем, как сделать это правильно, чтобы не «светить» вакансию в отчетах для центра занятости.

Рассмотрим алгоритм действий:

1. Создадим документ Изменение штатного расписания.
2. Добавим к существующей позиции «Менеджер по кадрам» необходимое количество ставок (например, 0.1 или 0.5 — в зависимости от размера доплаты).
3. После проведения этого документа свободный остаток появится, и типовой документ Совмещение должностей проведется без ошибок.

Важный нюанс: В документе Совмещение должностей при выборе Расширение зон обслуживания программа позволяет рассчитать сумму доплаты автоматически на основании ФОТ этой «добавленной» вакансии. Это удобно для автоматизации расчетов.

Способ 3. Отключение контроля штатного расписания (Рискованный)

Если политика компании позволяет временные отступления от строгого контроля, можно временно отключить проверку соответствия ШР.

Проанализируем, как это повлияет на систему:

1. Зайдите в раздел Настройка — Кадровый учет.
2. Найдите гиперссылку Настройка штатного расписания.
3. Снимите флажок Контролировать соответствие штатному расписанию.

После этого документ Совмещение должностей проведется, даже если ставок нет. Однако мы не рекомендуем этот способ для постоянного использования. Посмотрим на последствия: ваши аналитические отчеты по штатному расписанию будут показывать «перерасход» ставок, а в колонке «Осталось вакантных ставок» появятся отрицательные значения.

Как оформить документы правильно с точки зрения закона

Независимо от того, какой технический способ в 1С вы выбрали, крайне важно правильно подготовить бумажные документы. Помните, что Отмена расширения зон обслуживания не является дисциплинарным взысканием и может быть инициирована любой стороной с уведомлением за три рабочих дня.

Обязательный пакет документов включает:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописан срок выполнения работы, её содержание и размер доплаты.
2. Приказ о поручении дополнительной работы (в свободной форме или на базе печатной формы из 1С).

Если вы используете Способ 1 (плановое начисление), типовой печатной формы «Приказ на совмещение» в программе не будет. Вам придется либо создать внешнюю печатную форму, либо подготовить приказ вручную в текстовом редакторе. Если вы выбрали Способ 2, 1С позволит сформировать приказ прямо из документа Совмещение должностей. При необходимости можно воспользоваться готовым комплектом внешних печатных форм для оформления совмещения и его отмены.

Выводы и рекомендации

Подведем итог нашему анализу:

1. Проблема с «красным крестом» в документе Совмещение должностей — это не программная ошибка, а осознанное ограничение разработчиков 1С, направленное на соблюдение финансовой дисциплины.

2. Для разовых или специфических доплат, не предусмотренных штатным расписанием, лучше использовать механизм Плановых начислений.

3. Если вы хотите использовать типовой функционал 1С по максимуму и автоматически рассчитывать доплаты от ФОТ, необходимо выделить в штатном расписании хотя бы минимальную долю ставки под это расширение.

Надеемся, что предложенные варианты помогут вам корректно отразить расширение зон обслуживания в вашей информационной системе без ущерба для отчетности и методологии учета.