← На главную

Переход на новую версию программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (с устаревшей редакции 2.5 на современную 3.1) — это ответственный шаг для любой организации. Зачастую этот процесс планируют на начало нового календарного года, чтобы начать учет «с чистого листа». Однако при попытке сформировать регламентированную отчетность за прошлый период (например, отчет 4-ФСС или современный Раздел 2 формы ЕФС-1) в новой базе пользователи сталкиваются с неприятным сюрпризом: таблицы отчета остаются абсолютно пустыми, либо в них заполняется только среднесписочная численность, а все суммовые показатели (начисления, базы, взносы) равны нулю.

В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, является ли она программной ошибкой, и рассмотрим пошаговые сценарии ее решения, которые позволят вам успешно сдать отчетность без лишней ручной работы.

Выясняем причину: особенности «рекомендованного» переноса данных

Для начала проанализируем саму технологию перехода. Фирма «1С» предлагает два варианта переноса данных из старой информационной базы в новую:

1. Рекомендованный (упрощенный) перенос. Именно его выбирает большинство пользователей. При этом варианте в новую базу переносятся только актуальные кадровые данные на дату начала учета, действующие штатные расписания, остатки по взаиморасчетам с сотрудниками и сводные (свернутые) данные по доходам для расчета среднего заработка (для отпусков и пособий по нетрудоспособности).
2. Полный перенос данных. При этом сценарии переносятся детальные документы начислений, выплат и кадровой истории за несколько предыдущих лет.

Если при переходе вы использовали стандартный рекомендованный перенос, то программа физически не имеет в своей новой базе детальных транзакций по начислению заработной платы и расчету страховых взносов за прошлые периоды. Отчет 4-ФСС строится исключительно по записям детальных регистров накопления, таких как НачисленияУдержанияПоСотрудникам, а также специализированных регистров по учету доходов для страховых взносов. Поскольку этих записей за прошлый год в новой базе нет (перенесены только свернутые остатки для среднего заработка в технические таблицы), автоматическое заполнение отчета за прошлые периоды становится невозможным.

Это стандартное и ожидаемое поведение системы, заложенное разработчиками. Новая база не должна перегружаться миллионами прошлых записей ради сдачи одного архивного отчета.

Рассмотрим подробнее три основных способа решения этой проблемы.

Решение 1. Сдача отчетности из старой информационной базы (Рекомендуемый способ)

Это самое простое, быстрое и официально рекомендуемое фирмой «1С» решение. Если вам необходимо сдать 4-ФСС за прошлый год, не нужно пытаться «заставить» новую базу ЗУП 3.1 заполнить этот отчет.

Выполним следующие шаги:

1. Откроем старую информационную базу ЗУП 2.5 (которую вы в обязательном порядке должны сохранить в качестве архива).
2. Перейдем в раздел регламентированной отчетности.
3. Сформируем отчет 4-ФСС за требуемый прошлый период. Так как в старой базе хранятся все первичные документы начислений за весь прошлый год, отчет заполнится автоматически и абсолютно корректно.
4. Выгрузим файл отчетности для отправки через каналы электронной связи или отправим непосредственно из старой базы с помощью встроенного сервиса 1С-Отчетность.

Этот метод экономит огромное количество времени и исключает риски технических ошибок переноса.

Решение 2. Корректировка входящего сальдо (задолженности) в новой базе ЗУП 3.1

Даже если вы успешно сдали отчет за прошлый год из старой базы, в первом квартале нового года в новой базе ЗУП 3.1 вы можете столкнуться с другой проблемой: в отчете за 1-й квартал нового периода неверно отражается (или отсутствует) строка «Задолженность за территориальным органом Фонда / за страхователем на начало расчетного периода».

Поскольку остатки расчетов с ФСС переносятся сводно, программе нужно «подсказать», какое сальдо взаиморасчетов было на дату начала ведения учета. Для этого в программе предусмотрен специальный инструмент. Разберем по шагам, как скорректировать входящее сальдо:

1. Перейдем в раздел меню «Налоги и взносы».
2. Откроем журнал документов «Уплата страховых взносов в фонды».
3. Создадим новый документ. В поле «Вид платежа» укажем соответствующий фонд — ФСС, страхование от несчастных случаев.
4. Критически важный нюанс: Дату документа необходимо установить строго на один день раньше даты начала ведения учета в новой базе. Например, если вы начали вести учет в ЗУП 3.1 с 1 января 2019 года, то дату этого документа корректировки нужно установить как 31.12.2018.
5. В поле «Сумма» укажем остаток взаиморасчетов на эту дату. Если у предприятия была переплата (долг за фондом), сумму необходимо ввести со знаком «минус». Если у предприятия была задолженность перед фондом, вводим сумму со знаком «плюс».
6. Проведем документ.

Этот документ совершит необходимые движения по регистрам накопления расчетов по страховым взносам. При формировании отчета за первый квартал нового года в ЗУП 3.1 стартовое сальдо заполнится автоматически на основании этой записи.

Решение 3. Полный перенос данных (Альтернативный вариант)

Если для вашей организации критически важно иметь всю детальную историю расчетов и начислений прошлых лет в одной базе (несмотря на то, что это существенно увеличит объем информационной базы и может перенести старые учетные ошибки), вы можете применить сценарий полного переноса данных.

Для этого при первоначальном запуске ЗУП 3.1 в помощнике перехода нужно отказаться от рекомендованного варианта и выбрать перенос данных «с детализацией по документам» (полный перенос).

Проанализируем технические особенности этого процесса:

• При полном переносе за предыдущие годы в новую базу будут записаны технические документы Перенос данных. Эти документы имитируют движения регистров так, как если бы начисления производились в ЗУП 3.1.
• В новой базе заполнятся регистры накопления по учету страховых взносов, доходов и исчисленных налогов.
• После завершения переноса вы сможете сформировать отчетность за прошлые периоды непосредственно в новой базе ЗУП 3.1, и данные в таблицах заполнятся автоматически.

Важное предупреждение: Полный перенос из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1 часто требует ручной отладки программистами, так как структуры метаданных и методология учета в этих конфигурациях кардинально различаются. Если в старой базе велся не совсем корректный учет, все ошибки перейдут в новую базу.

Контекст для современных версий (ЕФС-1 Раздел 2)

Проанализируем, как данная проблема выглядит в современных реалиях. Начиная с 1 января 2023 года форма 4-ФСС была упразднена. Показатели, которые ранее отражались в 4-ФСС, теперь перенесены в состав единой формы ЕФС-1 (а именно в Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Несмотря на изменение формы отчета, логика работы программы осталась прежней. Если вы осуществляете переход на ЗУП 3.1 в текущем периоде по упрощенной схеме («рекомендованный перенос»), Раздел 2 формы ЕФС-1 за прошлые периоды также не будет заполняться автоматически по причине отсутствия записей в регистрах взносов. В этом случае действуют ровно те же правила: сдавайте отчет за прошлый период из старой базы, а в новой базе корректируйте входящее сальдо через документ уплаты страховых взносов.

Резюме

Мы выяснили, что отсутствие сумм в отчете за прошлый период в ЗУП 3.1 после переноса данных — это не ошибка программы, а следствие оптимизации структуры данных при переходе. Наилучшим решением является сдача отчетности за прошлый год из старой базы 1С:ЗУП 2.5 с последующим вводом начальных остатков по расчетам с ФСС (СФР) в новой базе ЗУП 3.1 с помощью документа Уплата страховых взносов в фонды.