Переход с устаревшей конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакции 2.5, на современную платформу «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1, часто сопровождается методологическими и техническими сложностями. Одна из наиболее распространенных проблем, с которой сталкиваются кадровики и бухгалтеры после переноса данных — это невозможность корректно сформировать и заполнить отчетность по электронным трудовым книжкам (ранее СЗВ-ТД, ныне подраздел 1.1 отчета ЕФС-1). В частности, при автоматическом заполнении отчета программа упорно игнорирует сотрудников, принятых на работу до даты переноса данных (например, до 2020 года).
В рамках данной статьи мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, рассмотрим внутреннее устройство механизмов учета ЭТК в «1С:ЗУП 3.1», а также пошагово опишем все возможные пути решения — от штатного исправления документов до альтернативного импорта сведений.
Проанализируем типичную ситуацию. Перенос данных из «1С:ЗУП 2.5» в «1С:ЗУП 3.1» был выполнен по «рекомендованной» схеме на 01.01.2019. При таком переносе реальные кадровые документы (приказы о приеме, переводах) остаются в старой базе. В новой информационной базе «1С:ЗУП 3.1» создаются специальные документы НачальнаяШтатнаяРасстановка, которые фиксируют состояние сотрудников на момент начала ведения учета. Самих документов ПриемНаРаботу в новой базе просто нет.
Когда бухгалтер создает отчет СЗВ-ТД, система пытается обратиться к регистру сведений МероприятияТрудовойДеятельности. Этот регистр в штатном режиме заполняется только при проведении кадровых документов (приемов, переводов, увольнений), у которых установлен флаг Отражать в трудовой книжке. Поскольку кадровых документов за периоды до начала ведения учета в базе нет, регистр по этим сотрудникам пуст. Следовательно, программа считает, что никаких зарегистрированных мероприятий по ним не существует.
Прежде чем переходить к техническим манипуляциям, важно вспомнить методологию заполнения отчетности. Согласно правилам ведения ЭТК, сведения о последнем кадровом событии у данного работодателя, состоявшемся до 1 января 2020 года, должны быть представлены в контролирующий орган не сами по себе, а только при возникновении первого кадрового мероприятия по сотруднику в 2020 году и позже (например, при кадровом переводе или увольнении), либо при подаче сотрудником заявления о выборе формата ведения трудовой книжки.
Если у сотрудника в текущем периоде не было никаких кадровых движений, программа не должна автоматически включать его в отчет СЗВ-ТД и выводить по нему исторические данные приема. Попытка добавить такого сотрудника в отчет вручную через кнопку Подбор закономерно приведет к тому, что строка с его именем появится, но табличная часть с мероприятиями останется пустой.
Для того чтобы система «узнала» о последнем кадровом событии сотрудника, произошедшем до перехода на новую базу, необходимо зафиксировать это событие в регистре ЭТК. Для этого предназначен специальный документ РегистрацияТрудовойДеятельности. Рассмотрим по шагам, как правильно его заполнить и использовать:
РегистрацияТрудовойДеятельности. Дату документа необходимо установить равной дате начала ведения учета в новой базе или дате подготовки первого отчета по ЭТК (главное, чтобы дата документа была меньше или равна дате отчета СЗВ-ТД).НачальнаяШтатнаяРасстановка и перенесенные регистры, после чего автоматически подтянет в табличную часть последние кадровые события по всем сотрудникам, актуальные на 01.01.2020.МероприятияТрудовойДеятельности.Важно помнить: документ РегистрацияТрудовойДеятельности с данными до 2020 года создается в базе один раз. Все последующие кадровые изменения текущего года (начиная с 2020) регистрируются стандартными кадровыми документами с установленным флажком Отражать в трудовой книжке.
Если автоматическое заполнение по кнопке Данные до 2020 года не сработало или заполнило список не полностью, мы можем воспользоваться альтернативным вариантом заполнения:
РегистрацияТрудовойДеятельности нажмем кнопку Подбор.В процессе работы с документом РегистрацияТрудовойДеятельности пользователи часто сталкивались с техническими ошибками программного кода. Например, в релизе 3.1.13.188 наблюдался массовый баг: при заполнении данных до 2020 года программа подтягивала некорректные номера и даты приказов, путала кадровые переводы с приемами или вообще дублировала строки. Бухгалтерам приходилось тратить огромное количество времени на ручную сверку и исправление данных.
Выясним причину этого поведения. При свертке базы данные кадровой истории хранятся в сжатом виде, и старый алгоритм сопоставления ЭТК не умел корректно соотносить информацию из регистров начальной штатной расстановки с техническими UUID прошлых событий.
Решением этой проблемы является обновление конфигурации. Начиная с релиза 3.1.13.220 (и во всех последующих ветках, включая современные 3.1.27 / 3.1.30), алгоритм заполнения исторических данных был кардинально переработан и исправлен. Если вы работаете на устаревшем релизе и видите, что даты приказов заполняются хаотично, рекомендуется обновить конфигурацию до актуальной версии и только после этого перезаполнить документ регистрации.
Нередки случаи, когда бухгалтер выполнил все инструкции, заполнил и провел документ РегистрацияТрудовойДеятельности, но при формировании отчета СЗВ-ТД и нажатии кнопки Заполнить мероприятия по-прежнему не выводятся. Однако, придя на работу на следующий день, пользователь обнаруживает, что «все заработало само». Разберем техническую подоплеку этого явления:
МероприятияТрудовойДеятельности может не успеть обновиться. Перезапуск сеанса работы с базой (или естественный перезапуск сервера СУБД ночью) приводит к полной очистке кэша, после чего данные начинают считываться корректно. Для оперативного решения проблемы можно принудительно очистить кэш платформы или выполнить перезапуск программы.РегистрацияТрудовойДеятельности имеет дату, например, 15.02.2020 12:00:00, а сам отчет СЗВ-ТД создается с датой 15.02.2020 09:00:00, то для отчета данные регистрации еще «не наступили». Всегда следите за тем, чтобы дата и время документов регистрации предшествовали дате и времени создания отчета.Если ручной ввод данных до 2020 года отнимает слишком много времени, а при переносе данных сведения заполнились некорректно, мы можем воспользоваться современным и очень удобным штатным инструментом — импортом сведений о трудовой деятельности.
В конфигурации «1С:ЗУП 3.1» (в разделах Кадры — Сервис) присутствует обработка Импорт сведений о трудовой деятельности. Посмотрим, как использовать этот функционал для решения нашей задачи:
СЗВ-ТД в формате XML. Эти файлы уже содержат в себе проверенную фондом информацию: точные UUID мероприятий, верные даты, наименования должностей и номера приказов.РегистрацияТрудовойДеятельности, полностью заполненные историческими данными. При этом будут сохранены оригинальные уникальные идентификаторы (UUID) мероприятий, что полностью исключит вероятность возникновения ошибок рассинхронизации данных при последующей сдаче отчетов по увольнениям или переводам этих сотрудников.Таким образом, мы рассмотрели все причины, по которым могут отсутствовать мероприятия в отчете ЭТК после переноса данных из версии 2.5, и изучили надежные методы исправления ситуации. Своевременное обновление программы, понимание законодательной логики заполнения отчетов и умение работать с регистратором трудовой деятельности позволят вам сдавать отчетность без ошибок и в строго установленные сроки.