← На главную

При расчете заработной платы в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 одной из распространенных ситуаций является сбой при автозаполнении ведомостей на выплату аванса. Бухгалтер рассчитывает и проводит документ Начисление за первую половину месяца, суммы рассчитаны верно, однако при создании документа Ведомость в банк (или на счета / в кассу) табличная часть документа остается пустой либо заполняется только на единичных сотрудников.

Разберем детально механизм формирования взаиморасчетов по авансам, выясним коренные причины такого поведения программы и рассмотрим пошаговый алгоритм устранения неполадок.

1. Проверка соответствия месяца начисления и месяца выплаты

Проанализируем базовый принцип учета взаиморасчетов в 1С:ЗУП 3.1. В программе строго разделяются дата фактической выплаты денег и расчетный месяц, за который начисляется сумма.

Частая ошибка пользователей возникает на стыке месяцев, например, при выплате за февраль в марте. Разберем ключевые правила заполнения реквизитов:

1. В документе Начисление за первую половину месяца в реквизите Месяц указывается тот расчетный период, за который выполняется начисление (например, Март 2024).
2. В документе Ведомость в банк (или Ведомость на счета / Ведомость в кассу) реквизит Месяц выплаты должен строго совпадать с расчетным месяцем начисления аванса (то есть также должен быть указан Март 2024).
3. Поле Выплачивать в ведомости обязательно должно иметь значение Аванс.
4. Поле Дата документа ведомости отражает фактический день перечисления денежных средств. Дата ведомости не должна быть раньше даты проведения документа начисления аванса.

Если в ведомости ошибочно указать месяц выплаты, следующий за расчетным, программа будет искать начисления следующего периода и не увидит остатков к выплате за текущий расчетный период.

2. Анализ настроек способа выплаты и зарплатного проекта

Выясним, почему сотрудники могут распределяться по разным ведомостям. В 1С:ЗУП 3.1 способ выплаты может быть задан на трех уровнях: для всей организации, для конкретного подразделения или индивидуально для каждого сотрудника в его карточке.

Проверим соответствие создаваемого документа настроенному способу выплаты:

1. Если у сотрудника установлен способ Зачислением на карточку (в рамках зарплатного проекта), то выплата должна производиться документом Ведомость в банк с обязательным указанием соответствующего зарплатного проекта в шапке документа.
2. Если в шапке ведомости выбран один зарплатный проект, а у сотрудников в карточках привязан другой зарплатный проект, программа проигнорирует таких сотрудников при автоматическом заполнении по кнопке Заполнить.
3. Если сотруднику настроена выплата Перечислением на счет в банке (индивидуальный лицевой счет), для него формируется документ Ведомость на счета. В Ведомость в банк такой сотрудник не попадет.
4. Если настроена выплата Через кассу или Через раздатчика, программа ожидает документ Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика.

Перейдем в карточку проблемного сотрудника, откроем раздел Выплаты, учет затрат и убедимся, какой способ получения зарплаты и какой зарплатный проект у него зафиксированы на дату начисления.

3. Проверка срока действия планового аванса

Посмотрим на регистр сведений Плановые авансы. При обновлении релизов конфигурации или при переносе кадровых данных нередко возникают ситуации, когда способ расчета аванса оказывается ограничен определенной датой.

Разберем порядок диагностики регистра:

1. Откроем Главное меню — Функции для технического специалиста (или Все функции).
2. Найдем регистр сведений Плановые авансы.
3. Установим отбор по организации и проблемному сотруднику.
4. Проверим значение в колонке Действует по. Если срок действия аванса истек до начала текущего месяца, программа перестает видеть сотрудника как получателя планового аванса.
5. Для исправления ситуации воспользуемся документом Изменение аванса, в котором переназначим способ расчета Расчетом за первую половину месяца без ограничения срока действия.

4. Влияние межрасчетных документов и задолженности сотрудников

Проанализируем распространенную ситуацию, когда работник в первой половине месяца находился на больничном или в отпуске, отработал несколько дней, ему был начислен аванс, но в ведомость он не попадает.

Рассмотрим механизм образования отрицательного сальдо при межрасчетных выплатах:

1. Если до выплаты аванса сотруднику был начислен и выплачен Больничный лист или Отпуск, программа фиксирует выплату в регистрах накопления.
2. При расчете межрасчетной выплаты мог быть удержан НДФЛ или применен стандартный налоговый вычет за весь месяц, либо образовалась переплата по взаиморасчетам.
3. Алгоритм заполнения ведомости на аванс анализирует фактическое сальдо расчетов по сотруднику на момент проведения документа. Если за сотрудником числится задолженность (например, из-за сторнирования, перерасчета или излишне выплаченной межрасчетной суммы), программа автоматически уменьшает сумму аванса к выплате на сумму этого долга.
4. Если сумма долга превышает или равна начисленной сумме аванса, итоговая сумма к выплате становится равной нулю, и строка с сотрудником не добавляется в документ.

Для проверки сформируем отчет Задолженность по зарплате или Расчетный листок с настройкой формирования По данным взаиморасчетов, чтобы увидеть реальную картину сальдо расчетов с сотрудником.

5. Нарушение хронологии и наличие окончательного расчета за месяц

Выясним, не нарушена ли последовательность создания расчетных документов в информационной базе:

1. Если за текущий месяц уже был создан и проведен документ Начисление зарплаты и взносов (окончательный расчет), программа блокирует заполнение ведомостей с видом выплаты Аванс. С точки зрения учетной системы, зарплата за этот период уже рассчитана полностью, и авансовая выплата становится неактуальной.
2. Для исправления этой коллизии временно отменим проведение документа Начисление зарплаты и взносов, заполним и проведем Ведомость в банк на выплату аванса, после чего вернем проведение окончательного расчета зарплаты.
3. Убедимся, что в текущем расчетном месяце не были ошибочно проведены ведомости с видом выплаты Зарплата за месяц до момента выплаты аванса.

6. Проверка движений в регистре накопления «Зарплата к выплате»

В случае, если визуальные настройки установлены верно, но автозаполнение не срабатывает, обратимся к техническому анализу движений регистров. Основным регистром, по которому программа определяет суммы к выплате в ведомостях, является регистр накопления Зарплата к выплате.

Разберем порядок анализа регистра:

1. Откроем документ Начисление за первую половину месяца и нажмем кнопку Движения документа (пиктограмма Дт/Кт).
2. Перейдем на вкладку регистра Зарплата к выплате.
3. Проверим наличие записей с видом движения Приход по проблемным сотрудникам. В строках должны быть корректно заполнены измерения: Сотрудник, Период взаиморасчетов, Статья финансирования, Статья расходов, Способ выплаты.
4. Если записей в регистре нет, проведем перерасчет документа начисления аванса.
5. В созданной ведомости протестируем ручное добавление через кнопку Подбор. Если при ручном выборе сотрудника сумма заполняется корректно, проблема заключается в фильтрах шапки документа (подразделение, зарплатный проект или месяц).

Последовательная проверка месяца взаиморасчетов, способов выплаты в кадровых данных и актуальности регистров позволяет полностью локализовать и устранить ошибку незаполнения ведомостей на аванс в 1С:ЗУП 3.1.