← На главную

При оформлении сотрудников на время отсутствия основных работников (на период декрета, отпуска или болезни) кадровой службе часто требуется отчет, показывающий не только принятых временных сотрудников, но и конкретных физических лиц, чьи ставки они занимают. Рассмотрим, как устроена эта логика в 1С:ЗУП и какими способами можно решить эту задачу.

Почему в 1С:ЗУП 2.5 нет штатного отчета по замещаемым лицам

Проанализируем архитектуру конфигурации 1С:ЗУП 2.5. В данной версии программы кадровая система фиксирует факты приема, кадровых переводов и периоды действия срочных трудовых договоров в регистрах сведений РаботникиОрганизаций и СостояниеРаботниковОрганизаций. Однако структура данных этих регистров не содержит прямой ссылки на основного (замещаемого) сотрудника.

Таким образом, в 1С:ЗУП 2.5 штатный механизм сопоставления отсутствующего сотрудника и подменяющего его работника полностью отсутствует. В программе фиксируется лишь занятость ставки, но не конкретная персональная связь между людьми.

Способы решения задачи в 1С:ЗУП 2.5 без изменения конфигурации

Разберем по шагам, как организовать учет замещаемых лиц в 1С:ЗУП 2.5 средствами пользовательской настройки:

1. Использование дополнительных реквизитов и сведений: Для справочника «Сотрудники» или документа «Прием на работу в организацию» настраивается дополнительное свойство (например, «Замещаемый сотрудник») с типом данных «Сотрудники». При оформлении кадровик выбирает временно отсутствующего работника. После этого отчет строится с помощью «Универсального отчета» по справочнику «Сотрудники» с выводом этого поля.
2. Заполнение текстовых реквизитов документа приема: ФИО замещаемого работника можно указывать в текстовом поле «Основание» срочного договора или в поле «Комментарий» документа приема. Формировать списки в таком случае можно через «Универсальный отчет» по документам приема, выводя указанные текстовые поля для визуального контроля.

Варианты решения с помощью доработки программы

Если требуется автоматизировать процесс для программиста 1С, рассмотрим технические варианты доработки:

1. Разработка внешнего отчета сопоставления: Внешний отчет анализирует периоды отсутствия основных работников по документам «Отпуск по уходу за ребенком», «Больничный лист» или «График отпусков» и автоматически сопоставляет их с периодами работы временных сотрудников на тех же должностях и в тех же подразделениях.
2. Добавление регистров сведений: В конфигураторе добавляется реквизит «Замещаемый сотрудник» в документ «Прием на работу в организацию» или создается специальный регистр сведений, связывающий замещающего и замещаемого работника. К этим данным привязывается кадровый отчет.

Как эта задача решается в 1С:ЗУП 3.1

В актуальной редакции 1С:ЗУП 3.1 механизм замещения временно отсутствующих сотрудников заложен на уровне базовой архитектуры. При оформлении документа «Прием на работу» при выборе срочного договора доступен штатный реквизит «Замещаемый сотрудник». В документах отсутствия (например, «Отпуск» или «Больничный лист») предусмотрена опция освобождения ставки, что позволяет формировать кадровые отчеты по замещениям полностью в стандартном режиме.