← На главную

Рассмотрим распространенную ситуацию в практике учета индивидуального предпринимателя или организации: торговая точка посреди отчетного периода переводится на новый налоговый режим либо регистрируется в другой налоговой инспекции (ИФНС) с присвоением нового кода ОКТМО. При этом сотрудники фактически не увольняются и продолжают работать на тех же рабочих местах, но часть месяца они трудились под юрисдикцией старой налоговой, а оставшуюся часть — новой.

Разберем, почему возникает сложность в программах 1С, как правильно разделить начисленный доход и удержанный налог между разными налоговыми инспекциями и как корректно сформировать расчет по форме 6-НДФЛ.

В чем заключается сложность учета в типовых конфигурациях 1С

Проанализируем типовые механизмы учета налога на доходы физических лиц в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия предприятия». Сведения о регистрации организации или обособленного подразделения в налоговом органе хранятся в программе с периодичностью до месяца. Если мы просто изменим регистрационные данные действующего подразделения с определенного числа месяца, программа применит новые реквизиты ко всем начислениям за весь месяц целиком.

Кроме того, конфигурация не умеет самостоятельно делить одно плановое начисление на части без фиксации кадровых изменений или использования специализированных аналитик учета рабочего времени. Следовательно, нам необходимо настроить учет так, чтобы программа видела два разных периода работы с привязкой к разным регистрационным данным ИФНС и ОКТМО.

Способ 1. Создание подразделения-дубля и кадровый перевод (основной вариант)

Разберем по шагам базовый и наиболее надежный способ разделения начислений и налога, основанный на кадровом переводе в новое подразделение:

1. Создаем новое подразделение. Откроем справочник Подразделения и создадим элемент, соответствующий торговой точке на новом режиме или в новой налоговой (например, добавив к названию признак даты или режима).
2. Задаем регистрацию в ИФНС. В карточке созданного подразделения установим признак того, что оно обособленное (или имеет отдельную регистрацию), и выберем новую налоговую инспекцию с актуальным кодом ОКТМО.
3. Оформляем кадровое перемещение. Создадим документ Кадровый перевод. В качестве даты перевода укажем именно тот день месяца, с которого точка встала на учет в новой налоговой. Переведем работников в новое подразделение без изменения должностей и систем оплаты труда.
4. Выполняем начисление зарплаты. При проведении документа Начисление зарплаты и взносов программа автоматически разобьет строку оклада сотрудника на две части пропорционально отработанным дням:
   • первая строка будет рассчитана по старому подразделению с привязкой к старому ОКТМО и старой ИФНС;
   • вторая строка будет начислена по новому подразделению с отнесением налога к новой ИФНС.
5. Выплачиваем зарплату. При формировании документов Ведомость в банк или Ведомость в кассу налог удерживается строго в разрезе подразделений и соответствующих регистраций в налоговом органе.

Способ 2. Использование механизма «Учет по территориям» (в 1С:ЗУП 3.1)

Посмотрим на альтернативный вариант, который удобен в случаях, когда изменение структуры подразделений нежелательно по управленческим причинам. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 предусмотрен специальный функционал учета по территориям:

1. В настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты») включим флажок Использовать учет по территориям.
2. В справочнике Территории создадим элемент с адресом магазина и укажем для него регистрационные данные новой налоговой инспекции и ОКТМО.
3. Зарегистрируем перемещение сотрудников с конкретной даты месяца документом Кадровый перевод (с установленным флагом смены территории) либо документом Перемещение между территориями.
4. При начислении заработной платы доходы и исчисленный НДФЛ будут автоматически разделены по территориям выполнения работ без необходимости дублирования подразделений в кадровой структуре.

Способ 3. Ручное разделение строк и корректировка регистров

Если кадровые документы задним числом вводить нельзя либо расчетный период уже частично закрыт, проанализируем ручные способы корректировки:

1. Разделение строк в начислении: В документе начисления заработной платы вручную продублируем строку начисления по сотруднику. В первой строке укажем дни и сумму до даты смены налоговой, во второй — остаток месяца с выбором подразделения, привязанного к новой ИФНС.
2. Корректировка через документ «Операция учета НДФЛ»: Если зарплата уже рассчитана общей суммой, исправление можно выполнить специализированным документом Операция учета НДФЛ. В нем вручную сторнируются суммы дохода и налога по старой ИФНС/ОКТМО и начисляются по новой. Этот метод требует повышенного внимания, так как любые расхождения в регистрах учета НДФЛ могут привести к ошибкам при последующих выплатах авансов и межрасчетных выплат.

Формирование и сдача расчета 6-НДФЛ

Выясним правила составления отчетности по форме 6-НДФЛ в описанной ситуации:

1. Количество отчетов: По итогам отчетного периода на сотрудников формируются два отдельных расчета 6-НДФЛ: один с указанием старого ОКТМО за период до смены статуса, второй — с новым ОКТМО за период после постановки на учет.
2. Автоматическое заполнение в 1С: При создании отчета 6-НДФЛ в едином рабочем месте 1С-Отчетность выберем команду создания отчета и укажем признак Создавать для нескольких налоговых органов. Программа автоматически сформирует отдельные формы по каждому ОКТМО и ИФНС, опираясь на движения регистров налогового учета.
3. Учет даты фактической выплаты дохода: Напомним, что налог удерживается в момент фактической выплаты денежных средств (кассовый метод). Если аванс был выплачен до даты перехода, он попадет в расчет по старой налоговой, а окончательный расчет за месяц распределится по отчетам в зависимости от того, к какому подразделению и периоду начисления относится выплаченный доход.
4. Куда отправлять отчеты: Если деятельность по старому месту полностью прекращена, а плательщик снят с учета, оба расчета сдаются в новую налоговую инспекцию (с указанием кода новой ИФНС на титульном листе, но с сохранением старого ОКТМО для первого отчета). Если же предприниматель продолжает состоять на учете по месту жительства и отдельно встал на учет по месту ведения деятельности, отчеты направляются каждый в свою соответствующую инспекцию.