Рассмотрим ситуацию, в которой организация 15 августа сменила налоговую инспекцию, а после перехода выполнила перерасчет отпускных, выплаченных еще по прежнему месту учета. Из-за уменьшения отпуска на один день сумма дохода и исчисленного НДФЛ снизилась. В результате по прежней регистрации в налоговом органе образовался излишне удержанный налог, а при выплате сентябрьской зарплаты программа уменьшила удержание НДФЛ уже по новой регистрации.
На первый взгляд кажется, что разницу можно просто перенести между двумя комплектами расчета 6-НДФЛ: уменьшить удержанный налог по старому ОКТМО и увеличить его по новому ОКТМО. Однако такой подход не отражает фактические операции и может привести к искажению налогового учета.
Разберем главное правило: НДФЛ учитывается в 1С не только по физическому лицу, но и по регистрации организации в налоговом органе, КПП, ОКТМО, налоговой ставке и сроку перечисления. Поэтому переплату, возникшую по старой регистрации, нельзя автоматически считать налогом, удержанным по новой регистрации.
Рассмотрим подробнее, почему в одном комплекте 6-НДФЛ появляются строка 180 и излишне удержанный налог, а в другом — строка 170 и неудержанный налог. Затем разберем, как исправить ситуацию в 1С и какие показатели должны попасть в отчетность.
Сначала восстановим последовательность операций.
10 августа работнику выплатили отпускные в размере 51 896,32 рубля.
При выплате отпускных исчислили и удержали НДФЛ в размере 6 746 рублей.
14 августа начался отпуск.
15 августа организация перешла на учет в новую налоговую инспекцию.
23 августа отпуск уменьшили на один день и выполнили сторнирование части начисления.
После перерасчета сумма отпускных составила 48 189,44 рубля.
НДФЛ с пересчитанной суммы отпускных составил 6 264 рубля.
Рассчитаем уменьшение дохода:
51 896,32 − 48 189,44 = 3 706,88 рубля.
Рассчитаем уменьшение исчисленного НДФЛ:
6 746 − 6 264 = 482 рубля.
До перерасчета с работника фактически удержали 6 746 рублей. После перерасчета правильная сумма налога с отпускных составила 6 264 рубля. Следовательно, 482 рубля были удержаны сверх окончательно исчисленного налога.
По своей экономической и налоговой природе эти 482 рубля являются излишне удержанным НДФЛ.
Затем при выплате сентябрьской зарплаты программа уменьшила текущую сумму удержания на 482 рубля. Но сентябрьский доход уже относится к новой регистрации организации в налоговом органе. Из-за этого в налоговом учете образовалась ситуация, при которой переплата числится по старому ОКТМО, а недостаточное удержание — по новому ОКТМО.
При изменении места нахождения организации в течение года расчет 6-НДФЛ формируется раздельно по прежнему и новому ОКТМО.
За отчетный период, в котором произошел переезд, подготовим два комплекта расчета:
по прежнему ОКТМО — с доходами и НДФЛ, относящимися к периоду до смены места нахождения;
по новому ОКТМО — с доходами и НДФЛ, относящимися к периоду после смены места нахождения.
Оба расчета после переезда представляются в налоговый орган по новому месту учета. При этом в расчетах используется новый КПП организации, а ОКТМО указывается в зависимости от того, к какому месту учета относятся доходы и налог.
В 1С такое разделение выполняется с помощью реквизита Регистрация в налоговом органе. Регистрация содержит сведения о налоговом органе, КПП и ОКТМО и действует с указанной даты.
Разберем, какие данные должны относиться к каждой регистрации:
отпускные, выплаченные 10 августа, относятся к прежней регистрации;
первоначальное удержание НДФЛ 10 августа относится к прежней регистрации;
перерасчет этих отпускных должен уменьшать доход и исчисленный налог по прежней регистрации;
сентябрьская заработная плата относится к новой регистрации;
НДФЛ, исчисленный и удержанный с сентябрьской заработной платы, относится к новой регистрации.
Не объединяйте показатели только на том основании, что налог перечисляется через единый налоговый счет. Для 6-НДФЛ сохраняется раздельная аналитика по ОКТМО и регистрациям в налоговом органе.
Проанализируем распространенное заблуждение: если все обязательства и платежи отражаются на едином налоговом счете, то показатели двух расчетов 6-НДФЛ можно вручную уравнять.
ЕНС и расчет 6-НДФЛ выполняют разные функции.
Единый налоговый счет отражает совокупное состояние расчетов организации с бюджетом:
совокупную налоговую обязанность;
перечисленный единый налоговый платеж;
положительное или отрицательное сальдо;
распределение денежных средств по наступившим обязанностям.
Расчет 6-НДФЛ отражает исполнение обязанностей налогового агента:
сумму доходов физических лиц;
налоговую базу;
исчисленный НДФЛ;
фактически удержанный НДФЛ;
налог, который не был удержан;
налог, удержанный излишне;
налог, возвращенный физическим лицам;
распределение показателей по соответствующим ОКТМО.
Следовательно, положительное сальдо ЕНС не означает, что с работника правильно удержан налог. Также наличие денежных средств на ЕНС не позволяет признать НДФЛ удержанным по новому ОКТМО, если при выплате дохода организация фактически удержала меньшую сумму.
Не корректируйте строки 160, 170 и 180 только ради совпадения с общей суммой на ЕНС. Сначала приведите в порядок расчеты с работником и движения налогового учета, а затем автоматически заполните отчет.
В строке 140 раздела 2 отражается общая сумма НДФЛ, исчисленная налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей совокупности налоговых баз и ставке.
При перерасчете отпускных сумма исчисленного НДФЛ должна уменьшиться. Поэтому по прежней регистрации итоговый налог с отпускных составляет 6 264 рубля.
Для рассматриваемой операции показатель строки 140 старого комплекта определяется следующим образом:
первоначально исчислено 6 746 рублей;
при сторнировании уменьшено на 482 рубля;
после перерасчета исчислено 6 264 рубля.
Отражение 6 264 рублей по строке 140 старого комплекта является логичным, если перерасчет правильно отнесен к прежней регистрации.
По новой регистрации строка 140 включает НДФЛ, исчисленный с доходов, относящихся к периоду после перехода. В рассматриваемом примере эта сумма составляет 17 378 рублей.
В строке 160 раздела 2 показывается общая сумма НДФЛ, фактически удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Не рассчитывайте строку 160 как разницу между другими строками. Заполняйте ее по зарегистрированным операциям удержания.
При выплате отпускных 10 августа организация фактически удержала 6 746 рублей. Последующее уменьшение исчисленного налога не отменяет первоначальный факт удержания.
Поэтому до оформления возврата или иной корректной операции по погашению переплаты в старом комплекте могут одновременно отражаться:
исчисленный НДФЛ — 6 264 рубля;
удержанный НДФЛ — 6 746 рублей;
излишне удержанный НДФЛ — 482 рубля.
Такое сочетание не является арифметической ошибкой. Оно показывает реальное положение:
после перерасчета налог должен составлять 6 264 рубля;
с работника ранее удержали 6 746 рублей;
разница 482 рубля подлежит возврату или корректному зачету.
По новой регистрации НДФЛ был исчислен в размере 17 378 рублей, но при сентябрьской выплате удержание уменьшили на 482 рубля. Поэтому фактически удержанная сумма составила:
17 378 − 482 = 16 896 рублей.
Если дополнительных операций не выполнялось, строка 160 нового комплекта в размере 16 896 рублей отражает фактическое удержание.
Нельзя вручную поставить в строке 160 нового расчета 17 378 рублей, если при выплате фактически удержали только 16 896 рублей. Для указания 17 378 рублей необходимо сначала доудержать недостающие 482 рубля из последующей денежной выплаты и зарегистрировать это удержание в программе.
Строка 180 предназначена для общей суммы НДФЛ, излишне удержанной налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.
В рассматриваемой ситуации по старой регистрации имеются все признаки излишне удержанного налога:
первоначально удержано 6 746 рублей;
после перерасчета исчислено 6 264 рубля;
разница составляет 482 рубля;
переплата возникла у конкретного физического лица;
переплата относится к отпускным, выплаченным по старому ОКТМО.
Поэтому, если на дату формирования расчета 482 рубля не были корректно возвращены работнику или погашены в рамках той же налоговой аналитики, строка 180 старого комплекта заполняется на сумму 482 рубля.
Строка 180 по старому ОКТМО в данном случае является обоснованной.
Не исключайте ее только потому, что работник получил на 482 рубля больше при следующей выплате. Сначала выясним, каким образом эта операция зарегистрирована в налоговом учете и может ли она считаться погашением переплаты по прежней регистрации.
Строка 170 предназначена для суммы НДФЛ, не удержанной налоговым агентом.
Не путайте неудержанный и излишне удержанный налог:
излишне удержанный налог возникает, когда с физического лица удержали больше, чем было правильно исчислено;
неудержанный налог возникает, когда налог исчислен, но полностью или частично не удержан из выплаченного физическому лицу денежного дохода.
В новом комплекте по сентябрьскому доходу сложилась следующая ситуация:
НДФЛ исчислен в размере 17 378 рублей;
фактически удержано 16 896 рублей;
разница составляет 482 рубля.
Для новой регистрации эта разница действительно выглядит как налог, который был исчислен, но не удержан. Программа не может автоматически признать старую переплату удержанием по новому ОКТМО, поскольку это разные регистрации в налоговом органе.
Поэтому одновременное заполнение:
строки 180 на 482 рубля по старой регистрации;
строки 170 на 482 рубля по новой регистрации
может быть следствием фактического состояния налогового учета на дату формирования отчета.
Это не означает, что один и тот же налог дважды предъявляется к уплате. Строка 180 показывает долг налогового агента перед работником по старой регистрации, а строка 170 показывает недостающий факт удержания по новой регистрации.
Однако необходимо учитывать дату подписи расчета и дальнейшие выплаты. Если до формирования или подписания отчета организация доудержала 482 рубля по новой регистрации, строка 170 после перерасчета отчета должна исчезнуть.
Рассмотрим ответ с учетом двух возможных состояний учета.
Первый вариант: никаких исправительных операций не выполнено.
Если 482 рубля по старой регистрации не были оформлены как возврат, а по новой регистрации недостающие 482 рубля не были дополнительно удержаны, то показатели программы отражают текущее состояние учета:
по старому ОКТМО существует излишне удержанный НДФЛ 482 рубля;
по новому ОКТМО существует недоудержание 482 рубля.
При таком состоянии строка 180 в старом комплекте и строка 170 в новом комплекте могут заполниться одновременно.
Второй вариант: расчеты с работником и налоговый учет исправлены до формирования отчета.
Если организация вернула работнику 482 рубля по старой регистрации и отдельно удержала 482 рубля по новой регистрации, результат будет иным:
по старой регистрации отразится возврат излишне удержанного НДФЛ;
по новой регистрации удержанный налог станет равен 17 378 рублям;
строка 170 по новой регистрации не заполнится;
остаток по строке 180 будет определяться с учетом оформленного возврата и правил формы за соответствующий год.
Таким образом, ответ зависит не от желания вручную уравнять строки, а от фактически оформленных операций на дату составления расчета.
При обычном перерасчете внутри одной регистрации 1С может учесть излишне удержанный НДФЛ при последующей выплате. Например, если в августе возникла переплата, а в сентябре организация продолжает состоять на учете в той же инспекции с тем же ОКТМО, последующее уменьшение удержания может корректно закрыть переплату в пределах одной аналитики.
В рассматриваемом случае между перерасчетом и следующей выплатой изменилась регистрация в налоговом органе.
Получается следующая цепочка:
переплата возникла по старому ОКТМО;
последующий доход относится к новому ОКТМО;
программа уменьшила удержание по новой регистрации;
переплата по старой регистрации при этом может продолжить числиться отдельно;
по новой регистрации появляется разница между исчисленным и удержанным налогом.
С точки зрения взаиморасчетов с работником общий результат может выглядеть правильным: работник получил обратно свои 482 рубля через уменьшение текущего удержания. Но для раздельной отчетности по двум ОКТМО этого недостаточно.
Проверяйте погашение переплаты в том же аналитическом разрезе, в котором она возникла. Если регистрация изменилась, безопаснее оформить отдельный возврат по старой регистрации и отдельное удержание по новой.
Рассмотрим наиболее прозрачный и контролируемый вариант решения.
Выполним две самостоятельные операции:
вернем работнику 482 рубля излишне удержанного НДФЛ по старой регистрации;
удержим недостающие 482 рубля с денежного дохода по новой регистрации.
Так мы не будем переносить налог между разными ОКТМО условной внутренней операцией. Каждая регистрация получит правильные показатели.
Разберем по шагам.
Проверьте исправление документа отпуска.
Убедитесь, что уменьшение дохода на 3 706,88 рубля относится к прежней регистрации.
Убедитесь, что уменьшение исчисленного НДФЛ на 482 рубля относится к прежней регистрации.
Проверьте первоначальное удержание 6 746 рублей по ведомости от 10 августа.
Оформите возврат 482 рублей работнику по старой регистрации.
Проверьте фактическую выплату возвращаемой суммы работнику.
Пересчитайте НДФЛ по новой регистрации.
Удержите недостающие 482 рубля при ближайшей денежной выплате.
Переформируйте оба комплекта 6-НДФЛ.
Проверьте строки удержанного, неудержанного, излишне удержанного и возвращенного налога.
Такой вариант позволяет однозначно подтвердить каждую сумму первичными и расчетными документами.
В программах зарплатного учета 1С для оформления возврата используется документ Возврат НДФЛ.
Перед созданием документа проверьте, что перерасчет отпуска уже выполнен и программа видит сумму излишне удержанного налога.
Разберем последовательность:
Откройте раздел, содержащий документы по налогам и взносам.
Создайте документ Возврат НДФЛ.
Укажите организацию.
Укажите дату возврата.
Выберите работника.
Заполните документ по данным налогового учета.
Проверьте сумму 482 рубля.
Проверьте налоговую ставку.
Проверьте налоговый период.
Проверьте регистрацию в налоговом органе.
Убедитесь, что выбрана прежняя регистрация и прежний ОКТМО.
Проведите документ.
Оформите фактическую выплату работнику.
Не выбирайте новую регистрацию только потому, что возврат выполняется после переезда. Возвращаемая сумма возникла из НДФЛ, удержанного с отпускных по старой регистрации, поэтому проверьте сохранение соответствующей аналитики.
В зависимости от применяемой версии конфигурации документ может заполняться автоматически или потребовать проверки расшифровки по ставкам и регистрациям.
Не используйте документ Возврат НДФЛ как формальную операцию без фактической передачи денег работнику. В отчетности возвращенный налог должен соответствовать реальному возврату.
После оформления возврата по старой регистрации восстановим правильное удержание с дохода, относящегося к новой регистрации.
Если сентябрьская зарплата еще не выплачена, перезаполним ведомость после перерасчета налогового учета. НДФЛ к удержанию должен составить полные 17 378 рублей.
Если зарплата уже выплачена и удержано только 16 896 рублей, удержим недостающие 482 рубля при ближайшей последующей денежной выплате работнику.
Разберем порядок проверки:
Сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Установите отбор по новой регистрации.
Найдите исчисленный налог 17 378 рублей.
Найдите зарегистрированное удержание 16 896 рублей.
Подтвердите остаток к удержанию 482 рубля.
Создайте или перезаполните следующую ведомость на выплату.
Проверьте включение 482 рублей в сумму НДФЛ к удержанию.
Проверьте новую регистрацию в налоговом органе.
Проведите ведомость.
Сформируйте отчет повторно.
После регистрации дополнительного удержания общая сумма удержанного НДФЛ по новой регистрации должна увеличиться до 17 378 рублей.
Если доудержание выполнено до даты подписи расчета и учтено при его заполнении, строка 170 по новой регистрации должна уменьшиться или обнулиться.
Да, если у работника имеется последующая денежная выплата, налоговый агент может удержать ранее не удержанную сумму с учетом установленных Налоговым кодексом ограничений.
При этом проверим:
достаточность денежного дохода для удержания;
предельный размер удержания из выплаты;
правильную налоговую ставку;
налоговый период;
регистрацию в налоговом органе;
дату фактического удержания;
соответствующий срок перечисления налога.
Не признавайте сумму окончательно неудержанной, если ее еще можно удержать в течение года из следующей денежной выплаты. Вместе с тем строка 170 в промежуточном расчете зависит от состояния учета и даты подписи отчета, поэтому после доудержания обязательно перезаполните расчет.
В 1С заполнение строки 170 может зависеть от даты подписи, указанной на титульном листе регламентированного отчета.
Программа анализирует состояние расчетов по НДФЛ с учетом документов, проведенных на эту дату. Если после окончания отчетного периода, но до даты подписи выполнено дополнительное удержание, оно может повлиять на заполнение строки 170.
Разберем проверку:
Откройте титульный лист расчета 6-НДФЛ.
Проверьте дату подписи.
Сопоставьте ее с датой дополнительного удержания 482 рублей.
Убедитесь, что ведомость на выплату проведена.
Перезаполните отчет после проведения ведомости.
Расшифруйте строку 170.
Не меняйте дату подписи искусственно для получения нужного результата. Указывайте фактическую дату подписания расчета и приводите учет в соответствие с реально выполненными операциями.
Ошибки распределения НДФЛ часто возникают из-за неправильно указанной даты новой регистрации.
В рассматриваемой ситуации новая регистрация должна применяться с даты, указанной в документах налогового органа. Если постановка на учет произошла 15 августа, проверьте, что история регистраций отражена следующим образом:
до 14 августа действует прежняя регистрация;
с 15 августа действует новая регистрация;
в прежней регистрации указан старый ОКТМО;
в новой регистрации указан новый ОКТМО;
КПП и код налогового органа соответствуют документам ФНС.
Если дата регистрации была исправлена после начисления или выплаты зарплаты, перепроведите зависимые документы. Старые движения не всегда перераспределяются автоматически только после изменения справочных данных.
Проверяйте:
документ Отпуск;
исправление документа Отпуск;
Начисление зарплаты и взносов;
ведомость на выплату отпускных;
ведомость на выплату сентябрьской зарплаты;
Возврат НДФЛ;
документы последующего удержания налога.
Перепроведение выполняйте сначала на копии информационной базы. Изменение регистрации может затронуть отчетность, уведомления и распределение НДФЛ по ОКТМО.
В зависимости от конфигурации и состояния расчетного периода перерасчет может оформляться исправлением исходного документа или отдельным сторнирующим документом.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3 обычно используются:
Отпуск;
команда исправления документа;
Сторнирование начислений в отдельных ситуациях;
Начисление зарплаты и взносов;
Перерасчет НДФЛ при необходимости отдельного перерасчета.
После исправления проверьте не только итоговую сумму начисления, но и налоговые движения.
Убедитесь, что программа зарегистрировала:
первоначальный доход 51 896,32 рубля;
сторнирование дохода на 3 706,88 рубля;
итоговый доход 48 189,44 рубля;
первоначально исчисленный НДФЛ 6 746 рублей;
уменьшение исчисленного НДФЛ на 482 рубля;
итоговый исчисленный НДФЛ 6 264 рубля;
прежнюю регистрацию в налоговом органе;
правильный налоговый период.
Если уменьшение НДФЛ ошибочно отнеслось к новой регистрации, исправьте историю регистрации или движения документа. Не корректируйте итоговый отчет без исправления источника данных.
Для диагностики не ограничивайтесь расчетным листком. Используйте специализированные налоговые отчеты.
Сформируйте:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;
Анализ НДФЛ по месяцам;
Сводная справка 2-НДФЛ, если она доступна в используемой версии;
Регистр налогового учета по НДФЛ;
Проверка раздела 2 6-НДФЛ;
расшифровки строк регламентированного отчета 6-НДФЛ.
В настройках отчета добавьте группировки:
по сотруднику;
по организации;
по регистрации в налоговом органе;
по ставке НДФЛ;
по документу-регистратору;
по дате получения дохода;
по дате удержания налога.
Отдельно проанализируем старую регистрацию. Найдем:
доход по отпускным;
уменьшение дохода;
исчисленный налог;
уменьшение исчисленного налога;
первоначальное удержание;
излишне удержанный налог;
возвращенный налог.
Затем проанализируем новую регистрацию. Найдем:
сентябрьский доход;
исчисленный НДФЛ;
фактическое удержание;
остаток НДФЛ к удержанию;
последующее удержание 482 рублей.
В регламентированном отчете откройте расшифровку каждой спорной строки.
Для строки 160 старого расчета проверьте:
какая ведомость зарегистрировала удержание;
дату удержания;
сумму 6 746 рублей;
прежнюю регистрацию;
старый ОКТМО.
Для строки 180 старого расчета проверьте:
сотрудника;
документ перерасчета отпуска;
сумму 482 рубля;
налоговую ставку;
прежнюю регистрацию;
наличие или отсутствие возврата.
Для строки 160 нового расчета проверьте:
ведомость на выплату сентябрьской зарплаты;
фактически удержанную сумму 16 896 рублей;
новую регистрацию;
новый ОКТМО.
Для строки 170 нового расчета проверьте:
какой документ сформировал сумму 482 рубля;
с каким доходом связана разница;
имеется ли последующая ведомость, в которой налог доудержан;
учтена ли эта ведомость на дату подписи расчета;
не относится ли сумма к ошибочному межрегистрационному зачету.
Расшифровка позволит выяснить причину автоматического заполнения, не изменяя отчет вручную.
Рассмотрим предложенный вариант:
строка 110 — 48 189,44 рубля;
строка 140 — 6 264 рубля;
строка 160 — 6 264 рубля;
строка 180 не заполняется.
Такие показатели могли бы быть правильными только в том случае, если налоговый учет действительно содержит удержание в размере 6 264 рублей и отсутствует непогашенный излишне удержанный налог.
Но фактически при выплате отпускных было удержано 6 746 рублей. Поэтому простое ручное уменьшение строки 160 до 6 264 рублей скроет факт излишнего удержания.
Чтобы получить корректный результат, необходимо сначала оформить операцию, которая объясняет разницу:
возврат 482 рублей работнику;
либо корректный зачет переплаты в рамках допустимой налоговой аналитики;
либо исправление ошибочно зарегистрированного удержания, если первоначальные данные были введены неверно.
Без такой операции вручную уменьшать строку 160 старого расчета нельзя.
Рассмотрим второй предложенный вариант:
доход — 133 675,69 рубля;
исчисленный НДФЛ — 17 378 рублей;
удержанный НДФЛ — 17 378 рублей;
строка 170 не заполняется.
Такое заполнение будет правильным, если по новой регистрации фактически удержаны все 17 378 рублей.
Но по исходным данным при сентябрьской выплате было удержано только 16 896 рублей. Поэтому для отражения 17 378 рублей необходимо зарегистрировать дополнительное удержание 482 рублей.
Выполним это при ближайшей денежной выплате. После проведения ведомости и перезаполнения расчета строка 160 увеличится автоматически.
Не увеличивайте строку 160 вручную до фактического удержания недостающей суммы.
Не используйте равенство строк 140 и 160 как универсальное условие правильности расчета.
Исчисление и удержание НДФЛ происходят в разные моменты:
налог исчисляется при определении налоговой базы;
налог удерживается при фактической выплате денежного дохода;
перерасчет может изменить исчисленную сумму после первоначального удержания;
неудержанный налог может быть удержан при следующей выплате;
излишне удержанный налог может быть возвращен позднее.
Поэтому строки 140 и 160 могут различаться, например:
при выплате дохода в натуральной форме;
при перерасчете налога;
при возврате НДФЛ;
при выплате дохода в следующем отчетном периоде;
при невозможности удержания;
при смене регистрации в налоговом органе.
Оценивайте причину разницы, а не исправляйте ее автоматически.
Если излишне удержанный НДФЛ фактически возвращен работнику, отразите возврат в строках формы, предусмотренных для возвращенного налога.
В формах последних периодов общая сумма возвращенного НДФЛ отражается по строке 190, а детализация — по соответствующим строкам формы. Нумерация детализирующих строк зависит от редакции расчета, действовавшей в конкретном году.
Учитывайте два состояния:
если переплата еще не возвращена, остаток отражается по строке 180;
если переплата возвращена, возврат отражается по строке 190 и предусмотренной детализации.
Не переносите номера строк из текущей формы в старый отчет без проверки. Форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения неоднократно менялись.
В исходном вопросе сумма дохода называется строкой 110. Для отчетности соответствующего периода применяйте именно ту форму, которая действовала за этот год. В более новых формах общая сумма дохода может находиться в другой строке.
Сохраняйте экономический смысл показателей, даже если номер строки в новой форме изменился.
После исправления раздела 2 обязательно проверим раздел 1. Дополнительное удержание или возврат налога может изменить показатели по срокам перечисления.
Сопоставьте:
дату фактического удержания;
сумму удержанного НДФЛ;
срок перечисления;
ОКТМО;
суммы ранее представленных уведомлений;
операции возврата налога.
Если 482 рубля были доудержаны при последующей выплате, они относятся к периоду фактического удержания. Не переносите сумму в прежний срок только потому, что исходный налог был исчислен с сентябрьской зарплаты.
Если 482 рубля возвращены работнику, проверьте отражение возврата в разделе 1 по правилам формы соответствующего года.
Проверим уведомления после исправления налогового учета.
Необходимость корректировки зависит от:
года совершения операций;
даты удержания НДФЛ;
срока представления расчета;
ранее указанных сумм в уведомлении;
данных раздела 1 расчета 6-НДФЛ;
состояния совокупной обязанности на ЕНС.
Сначала приведите в порядок начисление, удержание и возврат НДФЛ. Затем сформируйте раздел 1 и сравните его с ранее представленными уведомлениями.
Не подавайте корректирующее уведомление только из-за строки 180. Излишне удержанный налог характеризует расчеты с работником, а уведомление связано с суммой налоговой обязанности по установленному сроку.
Если ошибка обнаружена до фактической выплаты сентябрьской зарплаты, исправление будет проще.
Выполним следующие действия:
Удалите или отмените проведение ошибочно заполненной ведомости.
Проверьте перерасчет отпуска.
Оформите возврат 482 рублей по старой регистрации.
Перезаполните ведомость на сентябрьскую зарплату.
Проверьте НДФЛ к удержанию 17 378 рублей по новой регистрации.
Проведите ведомость.
Выплатите зарплату и отдельно возвратите работнику 482 рубля.
Перезаполните оба комплекта 6-НДФЛ.
В результате не потребуется последующее доудержание, поскольку налог по новой регистрации будет удержан полностью сразу.
Если работнику уже выплачена зарплата с удержанием 16 896 рублей, не изменяйте проведенную выплату без анализа банковских документов.
Выполним исправление следующим образом:
Оставьте фактическую сумму сентябрьской выплаты без искусственного изменения.
Оформите возврат 482 рублей по старой регистрации, если он еще не оформлен как отдельный возврат.
Определите ближайшую денежную выплату работнику.
Удержите дополнительные 482 рубля по новой регистрации.
Проверьте ограничение на размер удержания.
Проведите ведомость.
Перезаполните налоговые отчеты.
Если ближайшая выплата произошла до подписания расчета за 9 месяцев, строка 170 может исчезнуть после перезаполнения.
Если доудержание произошло позднее, показатели промежуточного расчета и следующего расчета будут различаться. Это допустимо при условии, что каждый расчет отражает состояние налогового учета на соответствующую дату.
Если работник уволен или до конца года больше не будет получать денежных доходов, из которых можно удержать 482 рубля по новой регистрации, ситуация требует отдельной оценки.
Проверьте:
действительно ли налог по новой регистрации остался неудержанным;
существуют ли другие денежные выплаты этому работнику;
можно ли выполнить удержание до окончания налогового периода;
необходимо ли сообщить о невозможности удержания налога в составе годовой отчетности.
Если налог удержать невозможно, строка 170 будет отражать реальный неудержанный НДФЛ. В годовом расчете потребуются соответствующие сведения о доходе и неудержанном налоге.
Но даже в таком случае излишне удержанные 482 рубля по старой регистрации следует вернуть работнику. Нельзя удерживать старую переплату только ради компенсации невозможности удержания по новой регистрации без корректного оформления налоговых операций.
В отдельных случаях для исправления налоговых регистров используется документ Операция учета НДФЛ. Однако не применяйте его как первый способ решения.
Сначала попробуйте исправить стандартные документы:
Отпуск;
исправление отпуска;
Начисление зарплаты и взносов;
ведомости на выплату;
Возврат НДФЛ;
Перерасчет НДФЛ.
Используйте Операция учета НДФЛ только тогда, когда:
стандартными документами невозможно сформировать необходимые движения;
точно определен регистр, который требуется скорректировать;
понятна регистрация в налоговом органе;
проверено влияние на разделы 1 и 2;
проверено влияние на годовые справки о доходах;
исправление протестировано на копии базы.
Не создавайте две встречные ручные операции только для обнуления строк 170 и 180. Такое исправление может визуально изменить квартальный отчет, но оставить неправильные данные в годовом расчете.
Перед изменением проведенных документов создайте резервную копию информационной базы.
В тестовой копии выполните:
проверку истории регистраций;
перепроведение исправления отпуска;
оформление возврата 482 рублей;
перезаполнение сентябрьской ведомости или создание последующей ведомости для доудержания;
формирование отчетов по НДФЛ;
формирование двух комплектов 6-НДФЛ;
сравнение разделов 1 и 2 до и после исправления;
проверку годового расчета на тестовых данных.
Зафиксируйте изменения в таблице:
доход по старому ОКТМО;
исчисленный налог по старому ОКТМО;
удержанный налог по старому ОКТМО;
излишне удержанный налог;
возвращенный налог;
доход по новому ОКТМО;
исчисленный налог по новому ОКТМО;
удержанный налог по новому ОКТМО;
неудержанный налог.
Переносите исправления в рабочую базу только после получения логичного и воспроизводимого результата.
Если оставить операции в исходном состоянии, показатели могут выглядеть следующим образом.
По прежнему ОКТМО:
доход после перерасчета — 48 189,44 рубля;
исчисленный НДФЛ — 6 264 рубля;
удержанный НДФЛ — 6 746 рублей;
излишне удержанный НДФЛ — 482 рубля.
По новому ОКТМО:
доход — 133 675,69 рубля;
исчисленный НДФЛ — 17 378 рублей;
удержанный НДФЛ — 16 896 рублей;
разница, не удержанная по новой регистрации, — 482 рубля.
Такие показатели описывают проблему, возникшую из-за зачета между разными регистрациями. Их нельзя механически заменить другими значениями без оформления исправительных операций.
После отдельного возврата старой переплаты и полного удержания нового налога получим более прозрачную картину.
По прежнему ОКТМО:
доход после перерасчета — 48 189,44 рубля;
исчисленный НДФЛ — 6 264 рубля;
первоначально удержанный НДФЛ — 6 746 рублей;
возвращенный работнику НДФЛ — 482 рубля;
остаток излишне удержанного налога определяется с учетом возврата.
По новому ОКТМО:
доход — 133 675,69 рубля;
исчисленный НДФЛ — 17 378 рублей;
удержанный НДФЛ после доудержания — 17 378 рублей;
неудержанный НДФЛ — отсутствует.
Обратите внимание: в старом комплекте первоначальное удержание 6 746 рублей не обязательно исчезает из строки 160 только из-за последующего возврата. Возврат отражается отдельным показателем формы. Конкретное заполнение проверяйте по форме, действовавшей в соответствующем отчетном году.
Предлагается указать:
по старому ОКТМО строку 160 в размере 6 264 рублей;
по новому ОКТМО строку 160 в размере 17 378 рублей;
не заполнять строки 170 и 180.
Такой вариант математически выглядит аккуратно, но не соответствует первоначальным фактам:
10 августа реально удержано 6 746 рублей, а не 6 264 рубля;
при сентябрьской выплате реально удержано 16 896 рублей, а не 17 378 рублей;
возврат старой переплаты отдельным документом не оформлен;
дополнительное удержание по новой регистрации не выполнено.
Ручное изменение отчета приведет к расхождению с:
ведомостями на выплату;
налоговыми регистрами;
подробным анализом НДФЛ;
разделом 1 расчета;
уведомлениями об исчисленных суммах;
годовым расчетом 6-НДФЛ;
Приложением 1 со сведениями о доходах физических лиц.
Не исправляйте итоговую форму отдельно от учетных документов.
Соберем все действия в одну последовательность.
Определите год отчетности. Проверьте применяемую форму 6-НДФЛ и актуальную нумерацию строк.
Проверьте дату смены налогового органа. Сопоставьте ее с документами ФНС.
Проверьте историю регистраций. Убедитесь в правильности КПП и ОКТМО.
Проверьте исходный отпуск. Подтвердите доход 51 896,32 рубля и НДФЛ 6 746 рублей.
Проверьте первоначальную ведомость. Убедитесь, что удержание относится к старой регистрации.
Проверьте сторнирование. Подтвердите итоговый доход 48 189,44 рубля и налог 6 264 рубля.
Проверьте излишне удержанный налог. Найдите 482 рубля по старой регистрации.
Проверьте сентябрьский расчет. Подтвердите исчисленный НДФЛ 17 378 рублей.
Проверьте сентябрьскую ведомость. Подтвердите удержание 16 896 рублей.
Расшифруйте межрегистрационный зачет. Выясните, почему программа уменьшила удержание на 482 рубля.
Оформите возврат по старой регистрации. Используйте Возврат НДФЛ.
Доудержите налог по новой регистрации. Используйте ближайшую денежную выплату.
Перезаполните 6-НДФЛ. Сформируйте два комплекта по разным ОКТМО.
Расшифруйте строки 160, 170, 180 и показатели возврата.
Проверьте раздел 1. Сопоставьте суммы со сроками перечисления.
Проверьте уведомления и ЕНС. Убедитесь в правильном отражении налоговой обязанности.
Проверьте годовой расчет. Исключите остатки фиктивного неудержанного или излишне удержанного налога.
В рассматриваемой ситуации 482 рубля возникли как излишне удержанный НДФЛ по отпускным, выплаченным до смены налоговой инспекции. Поэтому по старой регистрации сумма относится к излишне удержанному налогу и может отражаться в строке 180, пока не будет корректно возвращена или погашена.
При выплате сентябрьской зарплаты по новой регистрации программа уменьшила удержание на те же 482 рубля. Для новой регистрации это привело к разнице между исчисленным налогом 17 378 рублей и фактически удержанным налогом 16 896 рублей.
Одновременное появление 482 рублей в строке 180 старого расчета и строке 170 нового расчета показывает, что программа разделила налог по двум регистрациям и не признала старую переплату удержанием по новому ОКТМО.
Не убирайте строки 170 и 180 и не изменяйте строки 160 вручную только потому, что на ЕНС учитывается общая сумма НДФЛ.
Исправьте исходные операции:
оформите возврат 482 рублей работнику по старой регистрации с помощью документа Возврат НДФЛ;
удержите недостающие 482 рубля при ближайшей денежной выплате по новой регистрации;
перезаполните оба комплекта 6-НДФЛ;
проверьте дату подписи отчета и расшифровки строк.
После фактического доудержания по новой регистрации строка 160 может составить 17 378 рублей, а строка 170 должна исчезнуть. После фактического возврата по старой регистрации отразите возвращенный НДФЛ в предназначенных для этого строках формы, а остаток строки 180 определите с учетом возврата.
Главный вывод: излишне удержанный налог по старому ОКТМО и налог к удержанию по новому ОКТМО являются разными аналитическими показателями. Не переносите сумму между ними ручным изменением 6-НДФЛ. Оформите возврат и дополнительное удержание документами 1С, после чего сформируйте отчетность заново.
Информация носит справочный характер