В практической работе бухгалтера нередко возникает неприятная ситуация: при анализе расчетов по НДФЛ за прошлые налоговые периоды обнаруживается недоудержанный налог. Это может произойти по разным причинам — из-за технических сбоев, некорректной последовательности проведения документов, перерасчетов задним числом или неверного распределения сумм по статьям финансирования. Программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом (релиз 3.1) в силу особенностей работы своих внутренних механизмов часто «забывает» о недоудержанном налоге прошлых лет и не пытается автоматически удержать его при очередных выплатах текущего года.
Рассмотрим подробнее, почему возникает эта проблема, какие законодательные ограничения необходимо учитывать и как технически решить эту задачу в программе различными способами.
Прежде чем приступать к техническим корректировкам в информационной базе, проанализируем ситуацию с точки зрения Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты обязаны удерживать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Однако у этой обязанности есть жесткие временные рамки:
Таким образом, если вы обнаружили недоудержанный налог за прошлый год уже весной или летом текущего года, принудительно удерживать его из текущей зарплаты сотрудника через программу нельзя — это будет нарушением законодательства. Но если сроки позволяют, или если требуется восстановить учетную картину задним числом, разберем технические варианты реализации этой задачи в 1С:ЗУП 3.1.
Выясним причину, почему программа автоматически не подтягивает старый долг по налогу в текущие платежные документы. Дело в том, что автозаполнение ведомостей опирается на жесткое соответствие разрезов учета: «Месяц взаиморасчетов», «Статья расходов», «Статья финансирования» и «Категория дохода». Если в прошлом периоде образовалось расхождение хотя бы по одному из этих реквизитов, автоматического подтягивания суммы не произойдет.
Для того чтобы принудительно удержать НДФЛ прямо в текущей ведомости (например, при выплате мартовской зарплаты), выполним следующие действия по шагам:
Этот способ позволяет корректно закрыть регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ текущей датой ведомости, зафиксировав факт удержания.
Если ручные манипуляции в ведомостях не помогают или объем корректировок слишком велик, профессиональные бухгалтеры и разработчики рекомендуют использовать документ Перенос данных. Этот инструмент позволяет напрямую вносить записи в регистры накопления программы, минуя стандартные интерфейсы документов начисления и выплаты.
Проанализируем структуру регистров, отвечающих за НДФЛ:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — контролирует баланс между исчисленным и удержанным налогом в разрезе физических лиц, дат получения дохода и ставок.Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ — управляет суммами удержанного и перечисленного налога.Рассмотрим, как выполнить корректировку:
ЗП-1). Нам важно правильно выбрать дату документа — это должна быть дата фактического совершения исправления.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ:
Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ для отражения факта удержания и готовности налога к перечислению в бюджет.Пример структуры записей регистра при корректировке в кодовой интерпретации платформы выглядит следующим образом:
// Пример формирования записи в регистр "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ"
Движение = Движения.РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ.ДобавитьПриход();
Движение.Период = ДатаРегистрации; // Текущая дата исправления
Движение.ФизическоеЛицо = ВыбранныйСотрудник;
Движение.Ставка = Перечисления.СтавкиНДФЛ.Ставка13;
Движение.МесяцНалоговогоПериода = Дата(2019, 12, 1); // Декабрь прошлого года
Движение.ДатаПолученияДохода = Дата(2019, 12, 31);
Движение.Сумма = НедоудержаннаяСуммаНДФЛ;
После проведения документа Перенос данных программа перестанет видеть расхождения по регистрам, и отчетность сформируется корректно.
В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 реализован удобный механизм для случаев, когда удержать налог законными методами уже невозможно (наступило 1 февраля следующего года, или сотрудник уволился). В этом случае мы должны официально передать сведения о недоимке в налоговый орган.
Для этого используется документ Операция учета НДФЛ:
Что это дает на практике? Данная запись делает движение по регистрам со знаком «минус» для ожидаемого к удержанию налога. Программа понимает, что этот налог больше удерживать с сотрудника не нужно, и он автоматически пропадает из списков «недоудержанного» при заполнении последующих ведомостей.
Посмотрим на ситуацию со стороны регламентированной отчетности. Если мы доудержали налог текущим периодом (в рамках разрешенных законодательством сроков):
Важное предупреждение: Во избежание штрафных санкций со стороны налоговых органов по статье 123 НК РФ за несвоевременное перечисление налога, крайне рекомендуется перечислить доудержанный НДФЛ в бюджет как минимум на один день раньше, чем вы отправите уточненные расчеты 6-НДФЛ в инспекцию. В таком случае на дату подачи деклараций у вас не будет числиться задолженности перед бюджетом по лицевому счету налогоплательщика.