Каждый бухгалтер-расчетчик рано или поздно сталкивается со стандартной, но весьма неприятной ситуацией: сотрудник уходит в отпуск в конце года (например, в декабре), отпускные ему успешно выплачивают, а в начале следующего года (в январе или феврале) он приносит больничный лист, пересекающийся с периодом этого отпуска.
Программа 1С:ЗУП 3.1 при регистрации такого больничного листа автоматически сторнирует начисление отпуска. При этом сумма сторно относится к месяцу первоначального начисления (декабрю прошлого года). В результате база по НДФЛ за прошлый год уменьшается, возникает излишне удержанный налог за прошлый период, который не попадает в текущую отчетность и требует подачи уточненных расчетов. Разберем по шагам, почему возникает эта проблема, как устроена логика программы и какими способами можно выйти из этой ситуации без ошибок в учете.
Для того чтобы понять логику программы, обратимся к законодательству. Согласно статье 223 Налогового кодекса РФ, датой фактического получения дохода в виде отпускных выплат считается день их непосредственной выплаты (в нашем случае — декабрь).
Когда мы проводим сторнирование отпуска в январе или феврале за декабрь, программа уменьшает доход именно по той дате получения, по которой он изначально был отражен (в декабре). Посмотрим на движения документа исправления по регистру накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ. В нем мы обязательно увидим отрицательную запись с декабрьской датой получения дохода.
С точки зрения налогового законодательства и контролирующих органов эта схема верна. Корректировка доходов прошлого налогового периода обязывает налогового агента подать корректирующую (уточненную) отчетность по форме 6-НДФЛ за прошлый год. Однако на практике расчетчики крайне неохотно идут на корректировку прошлого года, особенно если отчетность уже сдана и закрыта. Бухгалтеры хотят видеть это сторно текущим налоговым периодом (январем или февралем нового года).
Часто технические специалисты или опытные пользователи пытаются решить проблему напрямую — через документ Корректировка записей регистров, вручную меняя даты получения дохода в регистрах Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Проанализируем последствия такого шага. Ручное вмешательство в регистры нарушает внутреннюю ссылочную целостность программы. При последующих начислениях, выплатах зарплаты или при увольнении сотрудника программа попытается «выровнять» расхождения между регистрами начислений и регистрами НДФЛ. Это неизбежно приведет к хаотичному двоению сумм, неконтролируемому перерасчету налога в будущих месяцах и головной боли при формировании отчетности за текущий год. Поэтому использовать ручные корректировки регистров крайне не рекомендуется.
Рассмотрим безопасные и методологически верные способы решения этой проблемы в 1С:ЗУП 3.1.
Если следовать букве закона, то при уменьшении дохода прошлого периода у сотрудника образуется излишне удержанный налог. Нам необходимо выполнить следующие действия в программе:
Больничный лист, который автоматически сторнирует часть отпуска и исчислит отрицательный НДФЛ в прошлом периоде.Возврат НДФЛ (находится в разделе Налоги и взносы). Документ создается текущей датой и фиксирует сумму возврата.Этот способ является единственно верным с точки зрения методологии ФНС, однако он требует оформления дополнительных документов и подачи уточненной отчетности.
Чтобы избавить бухгалтеров от необходимости корректировать прошлые периоды при пересечении отпусков и больничных, разработчики реализовали специальный механизм. Рассмотрим, как его настроить и запустить.
Перейдем в раздел Настройка, выберем пункт Расчет зарплаты. Обратим внимание на флажок «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов».
По умолчанию и согласно рекомендациям методистов фирмы 1С этот флажок рекомендуется держать выключенным (снятым). Разберем, как работает программа в этом случае:
Если сторнирование отпуска прошлого периода уже произошло, а расчетчику категорически необходимо перенести отрицательные суммы дохода и налога в текущий налоговый период без изменения прошлых данных, мы можем воспользоваться штатным документом Операция учета НДФЛ.
Этот инструмент позволяет скорректировать данные налогового учета по НДФЛ без прямого редактирования регистров накопления. Рассмотрим по шагам, как правильно ввести компенсирующие записи:
Строка 1 (Убираем минус из прошлого периода):
- Дата получения дохода: [Дата выплаты отпуска в декабре прошлого года]
- Вид дохода: 2012 (или код вашего отпуска)
- Сумма дохода: [Сумма сторно с положительным знаком, например, 10 000.00]
Строка 2 (Переносим минус в текущий период):
- Дата получения дохода: [Текущая дата получения дохода в январе/феврале]
- Вид дохода: 2012
- Сумма дохода: [Сумма сторно с отрицательным знаком, например, -10 000.00]
Строка 1 (Корректируем налог прошлого периода):
- Дата получения дохода: [Дата выплаты отпуска в декабре прошлого года]
- Сумма: [Сумма исчисленного налога со сторно с положительным знаком, например, 1 300]
Строка 2 (Переносим сторно налога в текущий период):
- Дата получения дохода: [Текущая дата получения дохода в январе/феврале]
- Сумма: [Сумма сторно налога с отрицательным знаком, например, -1 300]
После проведения документа Операция учета НДФЛ взаимосвязи в учете налога будут выстроены корректно. Программа зафиксирует уменьшение налоговой базы и суммы налога в текущем периоде. При формировании отчета 6-НДФЛ за текущий период эти данные успешно попадут в отчетность, а прошлый год останется неизменным.
Таким образом, мы детально разобрали все возможные варианты работы со сторнированием прошлых периодов. Выбор конкретного метода зависит от учетной политики вашей организации и готовности бухгалтерии к подаче корректировочных отчетов в налоговую инспекцию.