При переходе с устаревших программ, таких как «Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0» (ЗИКБУ), на современные решения вроде «Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» (ЗГУ), бухгалтеры часто сталкиваются с неприятным сюрпризом. При попытке сформировать справку 2-НДФЛ за прошлые периоды программа выдает сообщение о том, что доходы не зарегистрированы, хотя при расчете больничных или отпусков база за прошлые годы подтягивается корректно. Рассмотрим подробнее, почему это происходит и как решить данную проблему.
Для начала разберем внутреннюю логику хранения данных в системе 1С. Важно понимать, что данные для расчета среднего заработка и данные для налоговой отчетности по НДФЛ — это разные массивы информации, которые записываются в разные «хранилища» (регистры).
Когда мы выполняем типовой («краткий») перенос данных, программа преследует цель обеспечить корректный расчет текущих начислений. Для этого она переносит сведения о заработке за предыдущие 2–3 года в специальные регистры сведений:
Данные о времени для расчета среднего заработка (общий)Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)Этих данных достаточно, чтобы программа «видела» базу для больничного листа или отпуска. Однако эти регистры не используются для формирования справок 2-НДФЛ или отчетов 6-НДФЛ.
Налоговая отчетность строится исключительно на базе регистров накопления, таких как:
Учет доходов для исчисления НДФЛ — здесь фиксируется дата получения дохода и категория дохода.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь отражается исчисленный и удержанный налог.Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ — здесь хранятся данные о перечисленном налоге.В большинстве случаев при типовом переносе из редакции 1.0 эти регистры за прошлые годы остаются пустыми. Программа «ЗГУ 3.1» просто не знает, какой доход был выплачен в 2020 году с точки зрения налогового кодекса, даже если она знает сумму для расчета среднего заработка.
Если ваша основная задача — оперативно сдать отчетность, а не хранить всю историю налогового учета в новой базе, воспользуемся проверенным методом выгрузки. Поскольку в старой базе (ЗИКБУ 1.0) форма справки может быть неактуальной, мы будем использовать ее только как источник данных.
.xml..xml в «Налогоплательщик ЮЛ». Программа автоматически подставит данные в актуальные бланки.Если при переносе вы выбирали опцию «Полный перенос данных», то информация по НДФЛ теоретически могла попасть в базу, но оказаться «невидимой» для отчетов из-за ошибок заполнения. Выясним, есть ли эти данные в системе.
Разберем, как найти технические документы, созданные при переносе:
НДФЛ, ЗП_НДФЛ).Учет доходов для исчисления НДФЛ).Если документов с кодом НДФЛ нет в списке, значит, при переносе данные по налогам за прошлые периоды были проигнорированы намеренно (в целях уменьшения объема базы) или из-за настроек помощника перехода.
Для многих конфигураций 1С, поддержка которых прекращена, сообщество разработчиков выпускает внешние печатные формы. Проанализируем этот путь:
Вместо того чтобы пытаться заставить «ЗГУ 3.1» видеть старые данные, мы можем подключить к «ЗИКБУ 1.0» внешнюю обработку, которая формирует справку 2-НДФЛ на актуальном бланке. Это позволит печатать справки сотрудникам прямо из старой базы, не прибегая к сложным манипуляциям с регистрами в новой программе.
Если сотрудников немного, мы можем рассмотреть вариант ручного наполнения базы данными для справок. Однако делать это нужно правильно:
Не путайте это с вводом справок с предыдущего места работы (которые нужны только для вычетов). Для формирования полноценной 2-НДФЛ необходимо создать документ «Операция учета НДФЛ» (находится в разделе Налоги и взносы).
В этом документе пошагово заполним вкладки:
После проведения этого документа данные попадут в нужные регистры накопления, и справка 2-НДФЛ заполнится автоматически.
Иногда возникает соблазн сделать перенос заново, выбрав «Полный перенос». Мы настоятельно не рекомендуем этого делать, если в новой базе «ЗГУ 3.1» уже велся учет (начислялась зарплата, создавались кадровые приказы за текущие месяцы). Повторный перенос создаст дубликаты документов или затрет уже внесенные изменения.
Если же вы только начали работу и данных в новой базе немного, можно рассмотреть вариант «Полного переноса». Но помните, что из редакции 1.0 данные по НДФЛ переносятся крайне «тяжело» из-за принципиальных различий в архитектуре программ (в 1.0 учет НДФЛ был тесно завязан на выплату зарплаты через специфические механизмы, которые не всегда корректно интерпретируются в 3.1).
Подведем итог нашему разбору. Если вы расчетчик и вам нужно срочно сдать отчетность по НДФЛ за год, в котором вы еще работали в старой программе:
В будущем, все доходы, начисленные уже непосредственно в «ЗГУ 3.1», будут попадать в справки 2-НДФЛ без каких-либо дополнительных настроек, так как система сразу записывает их во все необходимые налоговые регистры.