← На главную

В программе ЗУП 2.5 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отпускные, выплаченные в декабре, не попадают в отчет 6-НДФЛ за текущий год, а «уходят» в первый квартал следующего года. Разберем подробно, почему так происходит, как работает алгоритм программы и какие существуют способы решения этой задачи, если бухгалтер настаивает на включении данных в декабрьский отчет.

Почему данные попадают в январь: техническая причина

Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства и кода программы. Согласно НК РФ, срок перечисления НДФЛ с отпускных — не позднее последнего числа месяца, в котором произведена выплата. Если это число выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день (ст. 6.1 НК РФ). Рассмотрим наш пример:

1. Дата выплаты дохода: 09.12.2016.
2. Последний день месяца: 31.12.2016 (суббота, выходной).
3. Срок перечисления (строка 120): 09.01.2017 (первый рабочий день года).

Алгоритм заполнения 6-НДФЛ в типовой конфигурации ориентируется именно на дату в строке 120. Поскольку эта дата относится к 2017 году, программа автоматически переносит операцию во второй раздел отчета за первый квартал 2017 года. Это соответствует официальным рекомендациям ФНС, однако на практике (особенно в бюджетных организациях) налог перечисляется фактически в декабре, и бухгалтерия хочет видеть эти суммы в годовом отчете.

Способ 1: Ручная корректировка отчета

Самый простой, но трудозатратный метод — это ручная правка Раздела 2 непосредственно в форме 6-НДФЛ. Рассмотрим этот вариант, если отпускников немного:

1. Сформируйте отчет 6-НДФЛ за 4 квартал.
2. В Разделе 2 вручную добавьте блоки строк 100–140.
3. В строке 120 укажите дату 31.12.2016 (несмотря на то, что это выходной). Это позволит программе «удержать» запись в текущем периоде.
4. Помните, что при перезаполнении отчета ручные правки могут быть утеряны.

Способ 2: Корректировка движений в регистрах

Чтобы автоматизировать процесс и не править отчет вручную каждый раз, мы можем изменить данные в регистрах накопления. Данные для Раздела 2 формы 6-НДФЛ в ЗУП 2.5 собираются из регистра НДФЛ расчеты с бюджетом. Проанализируем, как можно повлиять на эти записи.

Одним из вариантов является использование документа «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН». Рассмотрим пошагово:

1. Создайте новый документ «Корректировка учета по НДФЛ...» датой 31.12.2016.
2. Перейдите на закладку «НДФЛ: расчеты с бюджетом».
3. Добавьте запись с видом движения «Расход» (так как это удержание/перечисление).
4. Укажите сотрудника, дату получения дохода (09.12.2016) и, самое главное, в поле периода или даты платежа зафиксируйте рабочую дату декабря (например, 30.12.2016).
5. Проведите документ и перезаполните 6-НДФЛ.

Способ 3: Изменение в документе «Зарплата к выплате организаций»

Выясним причину, где именно фиксируется дата для строки 120. В ЗУП 2.5 она формируется в момент проведения выплаты. Если в настройках параметров учета установлена галочка Принимать исчисленный налог как удержанный, программа жестко привязывает даты. Если же налог удерживается в момент выплаты, то в документе «Зарплата к выплате организаций» на вкладке «НДФЛ» фиксируются данные, которые ложатся в основу отчета.

Для массового изменения дат можно воспользоваться обработкой «Групповое изменение реквизитов»:

1. Выберем объект «Документ.ЗарплатаКВыплатеОрганизаций».
2. Установим фильтр по дате (декабрь) и, если возможно, по виду выплаты (отпуска).
3. Нам необходимо скорректировать дату удержания налога в табличной части, чтобы срок перечисления не «улетал» на январь.
4. После изменения реквизитов документы необходимо перепровести. Внимание: всегда делайте резервную копию базы перед массовыми изменениями!

Рекомендации по учетной политике

Проанализируем ситуацию с точки зрения настроек программы. В ЗУП 2.5 часто используется упрощенный учет НДФЛ (исчисленный = удержанный). Это официальная рекомендация для многих версий, которая упрощает жизнь, но лишает гибкости в подобных ситуациях. Если вы столкнулись с жестким требованием ГБ видеть отпуска в декабре, рассмотрите возможность временного изменения даты выплаты в документе начисления отпуска на более раннюю, чтобы срок перечисления (конец месяца) не выпадал на праздничные дни, хотя это и будет некоторым искажением фактов.

Важный момент: Если вы все же решите оставить автоматическое заполнение (с переносом в январь), это не будет ошибкой. С точки зрения налоговой проверки, срок перечисления 09.01.2017 является законным. Расхождение между фактическим платежом в декабре и отражением в отчете в январе объясняется правилами заполнения декларации.