В процессе торговой деятельности компаний часто возникают ситуации, когда переход права собственности на товар и его фактическое поступление на склад происходят в разные моменты времени. В системе 1С:Управление торговлей 11 (а также в родственных конфигурациях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация) для отражения таких операций используются два ключевых механизма: «Товары в пути» и «Неотфактурованные поставки».
В данной статье мы подробно разберем, каким стандартным отчетом можно контролировать эти процессы, как устроен данный механизм на уровне регистров накопления, почему могут возникать расхождения (например, отрицательные остатки) и как их оперативно исправлять.
Для комплексного анализа операций, связанных с раздельным ведением финансового и складского учета поступающих ценностей, в конфигурации предусмотрен специализированный отчет. Давайте выясним, где он находится и как его запустить.
Чтобы открыть этот отчет, нам необходимо перейти по следующему пути в интерфейсе программы:
Этот отчет позволяет оперативно увидеть:
Давайте разберем по шагам, какие настройки должны быть выполнены в системе, чтобы данные механизмы вообще стали доступны и начали корректно отображаться в отчете.
Прежде всего, проанализируем настройки функциональных опций программы. Перейдем по пути: НСИ и администрирование -> Закупки -> Документы закупок. Здесь обязательно должны быть установлены соответствующие флаги для ведения учета товаров в пути и неотфактурованных поставок.
Помимо общих настроек системы, важнейшую роль играет настройка договоров с нашими контрагентами. Чтобы сделка пошла по раздельной схеме учета, в карточке договора с поставщиком на вкладке Расчеты и оформление (в разделе «Оформление закупок») необходимо явно указать, что закупка оформляется двумя документами (отдельно финансовыми, отдельно складскими). Для импортных поставок в качестве типа взаимоотношений в договоре обязательно выбирается значение Импорт.
Рассмотрим, как выглядят цепочки документов для каждого из вариантов:
Сначала мы оформляем финансовый документ Приобретение товаров и услуг с хозяйственной операцией "Закупка у поставщика (товары в пути)". На этом этапе возникает долг перед поставщиком и у нас регистрируется право собственности на товар. Позже, когда груз фактически прибывает на наш склад, мы создаем складской документ Поступление товаров на склад.
Сначала склад принимает груз и оформляет документ Поступление товаров на склад (физическое поступление без финансовых обязательств). Затем, когда поставщик присылает оригиналы документов, мы вводим финансовый документ Приобретение товаров и услуг с хозяйственной операцией "Закупка у поставщика (фактуровка поставки)".
Чтобы понять внутреннюю логику работы программы, давайте заглянем «под капот» системы. Отчет "Контроль оформления товаров в пути..." строится не на пустом месте — он аккумулирует данные из двух ключевых регистров накопления:
Товары организаций — фиксирует переход права собственности на юридическое лицо.Товары к оформлению... (в зависимости от схемы — например, Товары к оформлению документов импорта или Товары к оформлению поступления) — выступает в роли связующего звена между складом и финансами.Очень часто пользователи сталкиваются с технической проблемой: в отчете по контролю оформления зависают остатки с отрицательным знаком («минусы») по позициям, которые фактически уже давно приехали и оформлены. Давайте выясним причину этого явления.
Основной источник ошибок — это рассинхронизация аналитики между финансовым документом (Приобретение товаров и услуг) и складским (Поступление товаров на склад). Если в этих двух документах случайно не совпали:
В такой ситуации система «раздваивает» остатки. По одной аналитике в регистре возникает плюс, а по другой — минус. В итоге в отчете мы видим незакрытые остатки.
Как решать эту проблему: Для детального анализа расхождений мы рекомендуем использовать стандартный «Универсальный отчет» по регистру накопления Товары организаций с детализацией до регистратора. Это позволит быстро увидеть, в каком именно документе «разъехалась» аналитика и оперативно исправить её, приведя к единому значению.
В старых версиях программы (включая линейку 11.4) пользователям приходилось вручную корректировать исходные цепочки документов или долго ждать корректировочных документов от поставщика, чтобы закрыть зависшие расхождения.
Начиная с современных релизов (УТ 11.5.14 / ERP 2.5.13 и выше), разработчики добавили отличный инструмент — документ «Списание расхождений между поступлением и приобретением». Этот документ позволяет оперативно закрыть «зависшие» хвосты в схемах раздельной закупки:
Этот документ автоматически закрывает распоряжения в рабочем месте «Накладные к оформлению» и убирает все некорректные остатки из нашего отчета по контролю товаров в пути.
Если на вашем предприятии активно используется серийный учет номенклатуры, важно знать особенности отражения серий в схемах товаров в пути и неотфактурованных поставок. В системе реализованы специальные программные статусы указания серий (статусы 17, 18 и 28).
Серии в данном случае учитываются по направлению «товары у партнеров», так как физически товар на складе организации еще не числится (при схеме «в пути») либо еще юридически ей не принадлежит (при неотфактурованной поставке). При сопоставлении документов крайне важно следить, чтобы серийные номера в складском поступлении в точности соответствовали сериям, указанным в финансовом приобретении, чтобы избежать расхождения аналитики в регистрах.