В практике кадрового учета нередко возникают ситуации, когда сотрудник пропадает на длительный срок, и процедура его увольнения за прогул затягивается на месяцы. Согласно статье 84.1 ТК РФ и разъяснениям Роструда, днем прекращения трудового договора в случае прогула является последний день работы сотрудника, предшествующий первому дню прогула. Рассмотрим ситуацию: сотрудник перестал выходить на работу в декабре 2019 года, а приказ об увольнении удалось издать только в августе 2020 года. Перед нами встает техническая проблема: система 1С:ЗУП 3.1 может игнорировать мероприятия, дата которых предшествует дате начала ведения электронных трудовых книжек (01.01.2020), даже если приказ издан текущим периодом.
Проанализируем шаги, которые необходимо предпринять для корректного отражения этого события в отчетности СЗВ-ТД (в современных реалиях — подразделе 1.1 формы ЕФС-1), и выясним причины, по которым программа может «не видеть» документ увольнения.
Прежде чем переходить к настройкам в программе, разберем юридический аспект. Постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 460 было установлено, что сведения об увольнении должны подаваться в ПФР (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Несмотря на то, что дата самого события (увольнения) — 12.12.2019, отчетность СЗВ-ТД должна быть представлена, так как приказ издан в 2020 году. При этом, поскольку это первая подача сведений по сотруднику, мы также обязаны передать сведения о его последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 (обычно это прием на работу или последний перевод).
В типовых конфигурациях 1С (особенно в релизах 3.1.10 и смежных) заложен алгоритм фильтрации кадровых событий. Программа анализирует дату мероприятия, и если она меньше 01.01.2020, то документ Увольнение может не попасть в автоматическое заполнение формы СЗВ-ТД. Система считает, что данные до 2020 года относятся к периоду «бумажного» учета и не подлежат выгрузке в электронный реестр, за исключением «исторической» записи о приеме.
Если типовой документ Увольнение не отражается в отчете, мы воспользуемся механизмом ручной регистрации. Разберем по шагам:
Регистрация трудовой деятельности.После проведения документа Регистрация трудовой деятельности, при создании формы СЗВ-ТД и нажатии кнопки Заполнить, мероприятие должно подтянуться в таблицу автоматически.
Если программные фильтры всё еще блокируют запись, проанализируем альтернативный метод, предложенный участниками профессиональных сообществ:
Увольнение временно установим дату увольнения 01.01.2020 (или любую другую дату 2020 года).Увольнение и исправим дату обратно на 12.12.2019. Проведем его.Внимание: Этот метод требует осторожности, так как при последующем переформировании или обновлении отчета данные могут сброситься.
Рассмотрим вариант для опытных пользователей, когда 1С категорически отказывается выгружать дату 2019 года. Мы можем сформировать отчет с фиктивной датой, выгрузить его на диск и отредактировать XML-структуру:
Найдем в файле узел, отвечающий за дату мероприятия:
<Мероприятие>
<ДатаМероприятия>2019-12-12</ДатаМероприятия>
<ВидМероприятия>УВОЛЬНЕНИЕ</ВидМероприятия>
...
</Мероприятие>
После ручной правки такой файл необходимо загрузить в программу отправки (Сбис, Контур) напрямую, минуя повторную проверку в 1С.
Проанализируем техническую сторону хранения данных. Каждое мероприятие в 1С имеет свой Уникальный Идентификатор (UUID). При перепроведении документов или удалении/создании новых записей в Регистрации трудовой деятельности, этот идентификатор может измениться. Если вы уже отправили отчет в ПФР и он был принят, крайне не рекомендуется «играть» с перепроведением кадровых приказов. Если ИД изменится, при следующей подаче (например, при необходимости отмены) система ПФР не найдет исходную запись по ее старому идентификатору и выдаст ошибку.
Выясним еще одну важную деталь. Если мы увольняем сотрудника 12.12.2019 года, а ранее за 2019 год на него уже была подана форма СЗВ-СТАЖ (где он, скорее всего, числился работающим по 31.12.2019), возникает расхождение данных. ПФР при приеме СЗВ-ТД может выявить нестыковку стажа. В этом случае нам потребуется:
Это необходимо для того, чтобы сведения о трудовой деятельности (ЭТК) не противоречили сведениям о страховом стаже для назначения пенсии.
Таким образом, для отражения увольнения за прогул в 2019 году при наличии приказа 2020 года, мы рекомендуем использовать документ Регистрация трудовой деятельности как наиболее «чистый» с точки зрения логики программы метод. Помните о необходимости фиксации записи о приеме на 01.01.2020 и следите за неизменностью UUID мероприятий после их успешной отправки в фонд.