Заполнение Раздела 5 формы ОДВ-1 (который в современных реалиях подается в составе ЕФС-1 при подаче сведений о страховом стаже) часто вызывает вопросы у пользователей 1С:ЗУП 3.1. Основная сложность заключается в том, что данные в графе «Количество работающих» не всегда совпадают с ожиданиями бухгалтера или кадровика. Рассмотрим подробно, как программа собирает эти сведения, какие регистры задействованы и почему возникают расхождения.
Для начала проанализируем, откуда программа черпает информацию. Раздел 5 предназначен для отражения данных о рабочих местах, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии. В 1С:ЗУП 3.1 этот раздел заполняется на основании двух ключевых источников:
Важно понимать, что в типовом решении 1С алгоритм заполнения графы 4 «Количество работающих» завязан на функцию, которая выполняет запрос к регистрам накопления. Основным регистром здесь выступает ЗанятыеПозицииШтатногоРасписания. Однако результат, который мы видим в форме, получается не простым суммированием, а через расчет по определенной формуле внутри программного кода.
Одной из главных особенностей реализации в 1С:ЗУП является то, что программа зачастую ориентируется на состояние штатного расписания на дату окончания отчетного периода (например, на 31 декабря). Проанализируем, к каким последствиям это приводит:
Если в течение года в организации произошли изменения (например, закрытие филиала, переименование подразделения или исключение вредной позиции из штатного расписания), то такая позиция может попросту не попасть в Раздел 5. Логика программы такова: если на конец периода (31.12) позиция в штатном расписании отсутствует как действующая, то и в отчет она не включается автоматически.
Однако, согласно правилам СФР (ранее ПФР), если сотрудник работал в особых условиях труда хотя бы один день в отчетном периоде, эта позиция обязана присутствовать в Разделе 5, а стаж сотрудника должен быть отражен в соответствующих индивидуальных сведениях. В этом случае возникает методический разрыв между требованиями законодательства и автоматическим заполнением в 1С.
Рассмотрим ситуацию, описанную пользователями: позиция со вредными условиями труда существовала с января по сентябрь. В этот период на ней трудились сотрудники. В сентябре позиция была закрыта. При формировании отчета за год программа может выдать пустую графу «Количество работающих» или вовсе не включить позицию в отчет.
Почему так происходит? Выясним причину: при заполнении отчета 1С:ЗУП проверяет наличие позиции в регистре сведений ПараметрыПериодовСтажаПФР. Если позиция закрыта, она не попадает в срез последних на 31 декабря. Следовательно, программа считает, что на отчетную дату действующих рабочих мест нет.
Если вы обнаружили, что Раздел 5 заполнен некорректно (например, количество работающих равно нулю, хотя сотрудники были), выполним следующие шаги для проверки:
ПараметрыПериодовСтажаПФР. Именно в нем фиксируется привязка периодов работы к конкретным условиям досрочного выхода на пенсию. Если в этом регистре нет записей по сотруднику, то и в ОДВ-1 данные не подтянутся.Если автоматическое заполнение не подхватило нужные данные из-за закрытия позиций в середине года, мы рекомендуем следующий алгоритм действий:
Шаг 1. Сверьте общее количество людей, у которых в индивидуальных сведениях (СЗВ-СТАЖ или подраздел 1.2 ЕФС-1) указаны коды особых условий труда. Это количество «физиков» должно коррелировать с суммой в графе 4 Раздела 5 (с учетом того, что один человек мог работать на разных позициях).
Шаг 2. Если позиция отсутствует в отчете, добавьте ее вручную. Укажите количество работавших на ней лиц в течение года (фактическое количество человек, имевших стаж по этой позиции).
Шаг 3. Обратите внимание на графу 5 «Количество рабочих мест по штатному расписанию». В отличие от количества работающих, здесь значение может быть дробным (например, 0.5 ставки), тогда как количество работающих — это всегда целое число людей.
Выясним, нормально ли, если количество работающих меньше количества штатных единиц? Да, это нормально, если часть ставок вакантна. А если количество работающих больше количества штатных единиц? Это тоже возможно, если в течение года на одной ставке успели поработать несколько человек (например, один уволился, другой принят).
Подводя итог, можно сказать, что заполнение Раздела 5 в 1С:ЗУП 3.1 — это процесс, требующий контроля со стороны пользователя. Программа пытается автоматизировать расчет на основании текущего состояния штатного расписания, но при сложных кадровых изменениях в течение года (закрытия, переводы) автоматика может ошибаться. Всегда ориентируйтесь на фактический стаж сотрудников, поданный в индивидуальных сведениях: Раздел 5 должен служить подтверждением этих данных.