Каждый практикующий специалист по внедрению или сопровождению программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) рано или поздно сталкивается с классическим противостоянием расчетчиков и программистов. Камнем преткновения часто становится отражение сохраняемого среднего заработка на период трудоустройства (при сокращении штата или ликвидации предприятия). Бухгалтеры по привычке требуют, чтобы эти суммы попадали в общий «Свод начислений, удержаний и выплат» и закрывались по дебету и кредиту привычного счета 70. Однако логика современных программных продуктов «1С» диктует совершенно иные правила.
Давайте вместе подробно разберем эту ситуацию со всех сторон — от нормативно-правового обоснования до технических нюансов настройки программы и отчетов. Мы выясним, почему разработчики «1С» приняли именно такое решение, как правильно настроить учет и какими инструментами закрыть этот участок без нарушения методологии.
Проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства и методологии бухгалтерского учета. Основной аргумент расчетчиков в пользу использования счета 70 звучит так: «Это наши бывшие работники, выплаты связаны с их трудовым прошлым, а счет 76 — это вообще помойка для прочих контрагентов, с которой неудобно работать вручную».
Однако нормативные документы Минфина РФ говорят об обратном. Обратимся к Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена Приказом Минфина РФ № 94н):
Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам).
Ключевое слово здесь — «работники». Согласно Трудовому кодексу РФ, работник — это физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем на основании действующего трудового договора. Как только трудовой договор расторгнут, гражданин перестает быть работником организации. Выплаты, производимые в его пользу после даты увольнения (такие как сохраняемый средний заработок за второй и третий месяцы трудоустройства), производятся уже бывшему сотруднику.
Именно поэтому использование счета 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» (а точнее, субсчета 76.10 «Расчеты по прочим операциям с физическими лицами») является единственно верным решением с точки зрения методологии бухучета. Сводный баланс организации не должен искусственно завышать расчеты по оплате труда действующего персонала за счет сумм, выплачиваемых лицам, с которыми трудовые отношения прекращены.
Разработчики фирмы «1С» реализовали строгую концепцию разделения зарплатных и незарплатных доходов. Давайте разберем по шагам, как правильно зарегистрировать сохраняемый средний заработок на период трудоустройства в программе «1С:ЗУП 3.1».
Для этих целей в системе предусмотрен специализированный документ «Выплата бывшим сотрудникам». Настроим программу для работы с ним:
Теперь создадим сам документ «Выплата бывшим сотрудникам». При заполнении документа выберем созданный вид выплаты, укажем уволенного сотрудника и сумму начисления. Программа автоматически рассчитает налоги и взносы, если это предусмотрено настройками вида дохода.
Это самый частый вопрос, вызывающий панику у расчетчиков. Документ проведен, проводки в бухгалтерской программе сформированы, но при формировании отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» эти суммы отсутствуют.
Выясним причину этого поведения системы. В программе 1С:ЗУП 3.1 «Свод начислений» строится строго по регистру накопления ВзаиморасчетыССотрудниками (или НачисленияУдержанияПоСотрудникам). Документ «Выплата бывшим сотрудникам» не делает движений по этим регистрам, так как он не формирует классическую задолженность по оплате труда и не влияет на выплаты по тарифным ставкам и окладам. Движения этого документа регистрируются в специальном регистре накопления ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками.
Соответственно, задолженность перед уволенным гражданином в зарплатной базе не фиксируется. Подразумевается, что само перечисление денег будет выполнено непосредственно в финансовом блоке (например, в «1С:Бухгалтерии предприятия») на основании данных, пришедших по синхронизации через документ «Отражение зарплаты в бухучете».
Если бухгалтеры утверждают, что сальдо по счету 70 (или общее сальдо расчетов) не сходится со сводом, предложим им простой и изящный алгоритм проверки без изменения конфигурации и написания обработок. Нам понадобятся два типовых отчета из раздела «Выплаты» — «Отчеты по выплатам»:
70).76).Сумма данных двух отчетов в точности совпадет с общими оборотами по расчетам с физическими лицами. Объясним расчетчикам и внешним аудиторам, что такое разделение экономически обосновано. Аудиторы высоко оценят тот факт, что предприятие не смешивает фонд оплаты труда (ФОТ) действующих сотрудников с социальными обязательствами перед уволенным персоналом.
Если на предприятии развернута сложная аналитическая система или руководство требует видеть консолидированный отчет в одном месте, мы можем помочь аналитикам и написать небольшой запрос для извлечения данных из незарплатного регистра. Посмотрим на пример кода, который выбирает данные по начислениям бывшим сотрудникам за определенный период:
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками.Период КАК ПериодРегистрации,
| ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками.ФизическоеЛицо КАК БывшийСотрудник,
| ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками.ДокументОснование КАК ДокументНачисления,
| ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками.Сумма КАК СуммаНачисления
|ИЗ
| РегистрНакопления.ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками КАК ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками
|ГДЕ
| ВзаиморасчетыСБывшимиСотрудниками.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода";
Запрос.УстановитьПараметр("НачалоПериода", НачалоПериода);
Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецПериода);
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
Используя этот запрос, программист может легко кастомизировать типовой свод через механизм схемы компоновки данных (СКД), объединив таблицы начислений сотрудникам и выплат бывшим коллегам в один отчет для внутреннего управленческого анализа.
Рассмотрим ситуацию, когда руководство или главбух категорически требуют, чтобы выплаты шли через 70 счет и отражались в общем своде начислений, несмотря на методологические возражения. В этом случае мы можем использовать обходной путь:
Важное предупреждение: такой способ существенно упрощает жизнь расчетчикам в краткосрочной перспективе, но создает серьезные риски при прохождении налоговых проверок. Отражение незарплатной выплаты на счете 70 искажает показатели бухгалтерской отчетности и может привести к штрафам за грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов.
Для того чтобы поставить точку в спорах между ИТ-отделом и бухгалтерией, рекомендуется предпринять следующие шаги:
Действуя системно и опираясь на заложенную разработчиками логику программы, вы сможете выстроить прозрачный, безошибочный и методологически верный учет любых незарплатных доходов предприятия.