Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2020 году стал серьезным вызовом для многих пользователей и разработчиков систем на базе 1С. В данной статье мы подробно разберем, как реализовать этот переход, на какие релизы программ стоит ориентироваться и как правильно заполнять формы отчетности. Мы вместе пройдем путь от сбора заявлений до выгрузки отчетности в контролирующие органы.
Первым делом проанализируем сроки. Согласно законодательству, обязанность представлять сведения в информационную систему Пенсионного фонда (ныне Социальный фонд России) появилась с 1 января 2020 года. Основной формой отчетности на тот момент стала СЗВ-ТД.
Важно помнить о критических сроках. В обсуждениях на форумах часто упоминалось 15-е число месяца, следующего за отчетным. Однако здесь есть важный нюанс, который мы должны рассмотреть: если 15-е число выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день. Например, в феврале 2020 года крайним сроком стало 17 февраля.
Внимание: С апреля 2020 года правила ужесточились. Для таких кадровых мероприятий, как прием и увольнение, отчетность должна быть подана не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Для переводов и переименований организации сохранился ежемесячный срок (до 25-го числа в современной редакции ЕФС-1).
Посмотрим, в каких версиях программ реализован необходимый функционал. Разберем ситуацию на примере наиболее популярных конфигураций:
3.1.10.276 и 3.1.12.110 был добавлен документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.СЗВ-ТД с возможностью выгрузки в XML появилась в релизе 3.1.12.113.1.3.130.1. В программе появился журнал «Электронные трудовые книжки», содержащий необходимые документы для работы со сведениями.Если вы работаете в УПП 1.3 на обычных формах, функционал может казаться более ограниченным по сравнению с ЗУП 3.1, однако основные задачи по выгрузке отчетности он решает. Проанализируем процесс настройки по шагам.
Первым этапом работы с ЭТК является получение от сотрудников заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки. Сотрудник может выбрать либо сохранение бумажной версии, либо переход на электронную. Рассмотрим, как это отразить в программе:
Найдем в интерфейсе журнал Электронные трудовые книжки (в ЗУП 3.1 он находится в разделах «Кадры» или «Отчетность, справки»). Создадим документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В этом документе мы укажем список сотрудников и выбранный ими вариант:
После проведения документа мы можем распечатать готовые формы заявлений непосредственно из 1С, что существенно экономит время кадровой службы.
Чтобы сведения попали в отчет СЗВ-ТД, они должны быть зарегистрированы в системе. Проанализируем ситуацию: в новых релизах 1С в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) появился специальный флаг «Отразить в трудовой книжке».
Если этот флаг установлен, программа автоматически подтягивает данные в отчет. Выясним причину, если мероприятие не попадает в список: скорее всего, в документе не заполнено поле Наименование документа (например, «Приказ») или не указан номер и дата приказа. Эти поля являются обязательными для формирования корректного XML-файла.
Рассмотрим процесс создания самого отчета. Создаем документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Нажимаем кнопку «Заполнить». Программа проанализирует все проведенные кадровые документы с установленным флагом отражения в ЭТК, а также все зарегистрированные заявления.
Важный момент: каждое мероприятие в отчете имеет уникальный идентификатор UUID. Это позволяет контролирующим органам однозначно идентифицировать запись. Если вы обнаружили ошибку в уже сданном отчете, не нужно просто удалять строку. Выясним, как сделать правильно: необходимо создать новый отчет, где будет указана «отменяющая» строка (с тем же UUID и признаком отмены), а следом — строка с верными данными.
Пример структуры данных (в упрощенном виде для понимания логики):
// Логика отмены мероприятия в 1С
Мероприятие = Документы.СведенияОТрудовойДеятельности.Создать();
Строка = Мероприятие.Мероприятия.Добавить();
Строка.ВидМероприятия = Перечисления.ВидыМероприятийТрудовойДеятельности.Прием;
Строка.ДатаМероприятия = ДатаОшибочногоПриказа;
Строка.UUID_ОтменяемогоМероприятия = ИдентификаторСтаройЗаписи;
Строка.ПризнакОтмены = Истина;
Разберем еще один важный документ — СТД-Р. Это справка, которую работодатель обязан выдать сотруднику, перешедшему на ЭТК, при его увольнении. В 1С она формируется на основании данных, накопленных в информационной базе.
Проанализируем ситуацию: справка СТД-Р должна содержать сведения только о работе у текущего работодателя. Если сотруднику нужны сведения за весь стаж, ему следует обратиться к порталу Госуслуг или в МФЦ за формой СТД-СФР (ранее СЗИ-ТД).
Посмотрим на развитие системы. С 2023 года ПФР и ФСС объединились, и форма СЗВ-ТД прекратила свое существование как самостоятельный отчет. Теперь мы работаем с формой ЕФС-1.
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 полностью заменяет собой СЗВ-ТД. В 1С логика заполнения осталась прежней: мы всё так же используем документы кадрового учета и журнал «Электронные трудовые книжки». Основное отличие заключается в расширении состава данных — например, теперь необходимо указывать код причины увольнения в соответствии со справочником и код выполняемой функции (ОКЗ) для всех мероприятий, а не только для тех, где есть должностная инструкция.
Практический совет: если вы до сих пор используете УПП 1.3, внимательно следите за обновлениями, так как поддержка законодательных изменений в этой конфигурации требует регулярной установки патчей и обновлений релизов. Для более комфортной работы рекомендуется рассмотреть переход на ЗУП 3.1, где механизмы автоматизации кадрового учета и проверки отчетности перед отправкой реализованы гораздо шире.
Таким образом, мы проанализировали основные этапы работы с электронными трудовыми книжками в среде 1С. Главное — следить за актуальностью релизов, правильно устанавливать флаги в кадровых документах и своевременно реагировать на изменения в сроках подачи отчетности.