С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). У многих работодателей и сотрудников возник закономерный вопрос: каким образом Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России — СФР) узнает о стаже и должностях сотрудника за предыдущие 10, 20 или 30 лет работы, если форма СЗВ-ТД подается только с 2020 года? Рассмотрим детально этот процесс, разберем законодательные нормы и техническую реализацию в программах 1С.
Важно понимать, что при внедрении системы ЭТК законодатели не требовали от работодателей одномоментной передачи всей истории трудовой деятельности каждого сотрудника. Вместо этого была принята концепция «точки входа».
Согласно правилам, работодатель обязан передать сведения только о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя. Проанализируем ситуацию: если сотрудник был принят на работу в 1995 году и с тех пор его должность не менялась, то в ПФР передается запись о приеме от 1995 года. Если же в 2015 году он был переведен на другую должность, то передаются данные только об этом переводе.
Промежуточные события (все перемещения, переименования должностей и отделов, происходившие между 1995 и 2015 годами) в электронную базу через форму СЗВ-ТД автоматически не попадают. Они остаются зафиксированными только в бумажной трудовой книжке.
Рассмотрим по шагам, как подготовить данные для отчетности в программе 1С (на примере 1С:ЗУП 3.1). Для того чтобы сведения о последнем событии до 2020 года попали в отчет СЗВ-ТД, необходимо выполнить следующие действия:
Прием на работу или Кадровый перевод.Зарплата — Сервис — Перерасчеты и удалим появившиеся записи.Начальная штатная расстановка (при переносе данных из других программ), автоматический флаг может быть недоступен. В таком случае данные в отчет СЗВ-ТД придется добавить вручную.Разберем, как добавить запись вручную непосредственно в отчете СЗВ-ТД. Откроем документ СЗВ-ТД, выберем сотрудника и дважды щелкнем по строке. В открывшейся форме мероприятий нажмем кнопку «Добавить» и введем данные о событии (вид мероприятия, дата, должность, основание — приказ, его номер и дата).
Многие участники обсуждений опасаются, что история работы до 2020 года «пропадет» или будет недоступна в электронном виде. Выясним, как решается этот вопрос на государственном уровне. На текущий момент реализован механизм ретроспективного наполнения лицевого счета.
Гражданин имеет право дополнить свой индивидуальный лицевой счет (ИЛС) сведениями о периодах работы до 1 января 2020 года, которые содержатся в его бумажной трудовой книжке. Для этого нужно обратиться в СФР (через клиентскую службу или МФЦ) с заявлением. Сотрудники фонда сверят записи в книжке и внесут их в систему. После этого в выписке СТД-СФР (которую можно заказать на Госуслугах) будет отображаться вся трудовая биография, а не только события после 2020 года.
Проанализируем ситуацию, когда сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде. В этом случае работодатель выдает бумажную книжку на руки. С этого момента:
Если при поступлении на новое место работы в электронной выписке недостаточно данных (например, не указаны должности за 2000-е годы), новый работодатель вправе потребовать оригинал бумажной книжки для расчета стажа по больничным листам. Рассмотрим пример: бухгалтер при расчете пособия берет данные о стаже из бумажной книжки, снимает копию для личного дела и вносит общий стаж в учетную систему 1С.
Посмотрим на ситуацию с теми, кто только начинает трудовую деятельность. Для граждан, впервые устраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Их трудовой путь фиксируется исключительно в электронном виде в системе СФР. В этом случае никаких проблем с «данными до 2020 года» не возникает, так как их просто не существует.
Подводя итог, можно выделить основные правила работы с ретроспективными данными:
СЗВ-ТД за январь 2020 года (или позже, при первом кадровом событии) включаем только одну последнюю запись из истории сотрудника у текущего работодателя.Отразить в трудовой книжке в старых приказах, контролируя отсутствие лишних перерасчетов.Таким образом, хотя ПФР и не получает «автоматически» всю историю перемещений сотрудника за прошлые десятилетия, существующий механизм позволяет обеспечить преемственность данных и корректный расчет страхового стажа.