Переход на электронные трудовые книжки в свое время вызвал массу вопросов у пользователей и технических специалистов. В этой статье мы подробно проанализируем накопленный опыт работы с отчетностью по трудовой деятельности (ранее СЗВ-ТД, теперь подраздел 1.1 формы ЕФС-1) в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Мы разберем, как правильно подготовить данные, почему не заполняются автоматические отчеты и как исправлять ошибки, связанные с уникальными идентификаторами мероприятий.
Первое, с чем мы сталкиваемся при создании отчета — отсутствие данных в табличной части. Проанализируем механику работы программы: записи попадают в отчет не просто по факту проведения кадрового документа, а только при наличии специального признака. Рассмотрим основные моменты настройки:
Прием на работу, Кадровый перевод и Увольнение необходимо установить флажок Отразить в трудовой книжке. Только после этого запись попадает в специализированный регистр сведений Мероприятия трудовой деятельности.Прием на работу или Кадровый перевод, где изменялась должность или подразделение.Согласно законодательству, при первой подаче сведений на сотрудника мы обязаны передать информацию о его последнем кадровом мероприятии у текущего работодателя до 01.01.2020. Выясним причину, по которой автоматическое заполнение может не сработать. Если база велась с момента основания компании, достаточно найти последний документ и поставить в нем флаг отражения. Однако, если вы переходили с версии 2.5 или другой программы через «перенос данных», физических документов Прием на работу в базе может не быть — вместо них созданы документы Перенос данных или Начальная штатная расстановка.
Для решения этой задачи в современных релизах 1С:ЗУП предусмотрен документ Регистрация трудовой деятельности. Рассмотрим алгоритм работы с ним:
Регистрация трудовой деятельности.Одной из самых коварных технических особенностей является использование UUID (уникальных идентификаторов) для каждой строки отчета. Разберем ситуацию: программа присваивает мероприятию идентификатор в момент проведения приказа. Этот UUID передается в фонд. Если в дальнейшем вы снимете приказ с проведения и проведете его заново, 1С может сгенерировать новый UUID.
Проанализируем последствия: при попытке подать корректировку или отмену фонд не сможет сопоставить записи, так как будет искать старый идентификатор, а в новом отчете придет новый. Чтобы избежать каши в регистрах, запомним правило: если отчет за прошлый период уже принят фондом, в документе 1С:ЗУП должна стоять галочка «Пачка принята в ПФР (не редактируется)». Это блокирует изменение идентификаторов в связанных кадровых документах.
Посмотрим на заполнение графы «Трудовая функция». С 2021 года обязательным стал код по ОКЗ. Рассмотрим, как это реализовано в программе:
Должности (или в позициях штатного расписания) появилось поле Код по ОКЗ. Его необходимо заполнить, выбрав соответствующее значение из классификатора.Трудовые функции и подвязывать к должностям.Иногда типовое представление причины увольнения не устраивает кадровиков (например, из-за сокращений типа «ст.» вместо «статья»). Проанализируем функцию, отвечающую за это представление в менеджере документов:
Функция ПредставлениеПричиныУвольнения(ВыборкаДанных) Экспорт
НормативныйДокумент = КадровыйУчет.НормативныйДокументОснованияУвольнения(ВыборкаДанных.ОснованиеУвольнения);
Результат = ?(ЗначениеЗаполнено(ВыборкаДанных.ОснованиеПричиныУвольнения), ВыборкаДанных.ОснованиеПричиныУвольнения, "")
+ ?(ЗначениеЗаполнено(НормативныйДокумент), ", ", "") + НормативныйДокумент
+ ?(ЗначениеЗаполнено(ВыборкаДанных.ОснованиеУвольненияСтатья), " статья " + ВыборкаДанных.ОснованиеУвольненияСтатья, "")
+ ?(ЗначениеЗаполнено(ВыборкаДанных.ОснованиеУвольненияЧасть), " часть " + ВыборкаДанных.ОснованиеУвольненияЧасть, "")
+ ?(ЗначениеЗаполнено(ВыборкаДанных.ОснованиеУвольненияПункт), " пункт " + ВыборкаДанных.ОснованиеУвольненияПункт, "");
Возврат Результат;
КонецФункции
Если вам требуется изменить падежи или убрать сокращения в выгрузке XML, корректировать нужно именно этот блок через расширение конфигурации. Обратите внимание, что в последних релизах 1С исправила многие ошибки с падежами в названиях кодексов (например, замена «Трудового кодекса» на «Трудовой кодекс Российской Федерации»).
Разберем алгоритм действий, если отчет был принят фондом частично или вы обнаружили ошибку в уже сданных сведениях. Просто исправить документ и отправить новый нельзя — фонд увидит дубль.
Регистрация трудовой деятельности.UUID, но с признаком отмены.СЗВ-ТД (ЕФС-1). В него попадут две записи: одна «минусовая» (отменяющая старую) и одна «плюсовая» (новая корректная).Важный нюанс: при частичном принятии отчета (когда по части сотрудников протокол положительный, а по части — отрицательный), в 1С следует создать новый документ отчета, в который подобрать только тех сотрудников, по которым пришел отказ. В исходном документе обязательно установите флаг Пачка принята, чтобы программа «понимала», какие UUID уже считаются переданными в фонд.
Проанализируем ситуацию с внутренними совместителями. В программе 1С:ЗУП физическое лицо одно, но сотрудников (объектов справочника) два. Отчет формируется в разрезе застрахованных лиц (по СНИЛС), поэтому в одну форму СЗВ-ТД по одному человеку могут попасть мероприятия как по основной должности, так и по совместительству. В каждой строке мероприятия обязательно должен стоять признак Является совместителем, иначе фонд выдаст ошибку несоответствия кадровых данных.
Рассмотрим, как это выглядит в XML-файле:
<Мероприятие>
<UUID>807159f2-30d1-495d-bff3-c82c52849fce</UUID>
<Дата>2023-10-15</Дата>
<Вид>1</Вид>
<Сведения>Принят в отдел продаж на должность менеджера</Сведения>
<ЯвляетсяСовместителем>1</ЯвляетсяСовместителем>
...
</Мероприятие>
Если вы обнаружили, что в файле тег ЯвляетсяСовместителем содержит 0 вместо 1, проверьте карточку сотрудника и настройки вида занятости в приказе. В некоторых старых релизах 3.1.12 наблюдалась ошибка, когда этот флаг не проставлялся автоматически — в таких случаях помогала только ручная корректировка в форме мероприятий документа СЗВ-ТД.