При ведении учета в программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗиКГУ 3.1) или 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП 3.1) бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с проблемой: студенты, получающие стипендии, автоматически попадают в ежемесячные персонифицированные отчеты (ранее — СЗВ-М, сегодня — Персонифицированные сведения о физических лицах и подраздел 1.1 формы ЕФС-1). В результате специалистам приходится вручную корректировать отчетность перед отправкой в контролирующие органы.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, рассмотрим штатный методически верный способ ее решения, а также проанализируем альтернативные обходные пути, которые предлагают пользователи на практике.
Программа 1С формирует регламентированную отчетность по застрахованным лицам автоматически на основании действующих трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера (ГПХ). Если вы регистрируете студентов через справочник Сотрудники и оформляете на них документ Прием на работу, программа расценивает их как штатных сотрудников учреждения. Следовательно, они признаются застрахованными лицами и автоматически включаются в отчетность, даже если у них настроены начисления, не облагаемые страховыми взносами.
Студенты не состоят с учреждением в трудовых отношениях, и с ними не заключаются договоры ГПХ. Выплачиваемые им стипендии относятся к категории прочих доходов физических лиц, не связанных с оплатой труда. Поэтому правильное решение задачи — исключить кадровый учет таких лиц.
---
Рассмотрим самый надежный способ, который заложен разработчиками 1С. Он позволяет начислять и выплачивать стипендии без оформления кадровых документов (приемов на работу). В результате получатели стипендий гарантированно не попадут ни в СЗВ-М, ни в пришедшие ему на смену современные отчеты.
Разберем реализацию этого способа по шагам:
Шаг 1. Включение функционала в настройках программы
Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда.Шаг 2. Настройка вида прочего дохода
Вид дохода (страх. взносы) обязательно выберем значение: Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Это критически важно, чтобы программа не начисляла взносы на данные суммы.4800).Шаг 3. Внесение данных получателей
Студентов не нужно заносить в справочник Сотрудники и принимать на работу. Вместо этого зафиксируем их персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт) напрямую в справочнике Физические лица (раздел Кадры — См. также — Физические лица).
Шаг 4. Начисление стипендии
Начисление прочих доходов (раздел Выплаты — Незарплатные доходы или раздел Зарплата — Начисления прочих доходов).Физические лица и укажем суммы выплат.Результат: Поскольку на физических лиц не оформлены кадровые приказы, программа «понимает», что они не являются застрахованными лицами в рамках трудовых отношений. Студенты полностью исчезнут из автоматического заполнения отчетов СЗВ-М, ПСФЛ и ЕФС-1. В бухгалтерском учете данные начисления отразятся по кредиту счета 76.10 («Расчеты по прочим операциям с физическими лицами»), что методологически верно для расчетов со студентами.
---
Если в вашем учреждении уже заведено множество студентов как сотрудников, и вы не хотите переносить их в категорию физических лиц, можно воспользоваться «хитростью», которую предложили практикующие бухгалтеры на форуме.
Проанализируем этот вариант подробнее:
Прием на работу далеким прошлым периодом (например, 01.01.2008).Увольнение (например, 02.01.2008).Сотрудники, но в текущем отчетном периоде они будут числиться уволенными.Регистрация разовых начислений (при заполнении документа придется указать прошлый рабочий период, например, январь 2008 года).Плюсы метода: Студенты перестают попадать в текущие отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, так как период их «работы» закрыт много лет назад. Справочник сотрудников остается единым.
Минусы метода: Этот способ является искусственным обходом логики программы. При проверках баз данных или обновлении конфигурации могут возникнуть ошибки. Также усложняется процесс ежемесячного начисления, поскольку приходится контролировать периоды в документах.
---
Еще один рабочий вариант, обсуждаемый на форумах, подходит для крупных учреждений, где требуется вести детальный учет студентов в разрезе различных источников финансирования, но при этом необходимо отделить их от основного штата сотрудников.
Рассмотрим алгоритм действий:
Перевод к другому работодателю.При формировании отчетности СЗВ-М или ЕФС-1 по основной организации студенты больше не будут попадать в списки, так как они числятся за другим юридическим лицом. Отчетность по организации «Студенты» формировать и отправлять в контролирующие органы просто не нужно.
Резюме: Несмотря на жизнеспособность обходных путей с кадровыми манипуляциями, мы настоятельно рекомендуем использовать Способ 1 (Учет прочих доходов). Он полностью соответствует методологии учета 1С, избавляет базу данных от «мусорных» кадровых документов и исключает любые риски искажения отчетности при обновлении программы.