Многие организации отказываются от выплаты аванса фиксированной суммой и переходят на так называемую «безавансовую» систему, когда заработная плата выплачивается дважды в месяц за фактически отработанное время. Рассмотрим подробнее, как реализовать этот механизм в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, чтобы расчеты были точными, а отчетность 6-НДФЛ заполнялась корректно.
Прежде чем перейти к настройкам программы, проанализируем ситуацию с точки зрения закона. В Трудовом кодексе РФ (ст. 136) термин «аванс» отсутствует — там используется понятие «заработная плата не реже чем каждые полмесяца». С 2023 года изменения в Налоговом кодексе окончательно стерли границы между авансом и зарплатой для целей налогообложения: теперь датой получения дохода считается день фактической выплаты денег сотруднику.
Это означает, что при каждой выплате (и 20-го числа, и 5-го числа следующего месяца) мы обязаны исчислить и удержать НДФЛ. Проанализируем, как настроить 1С, чтобы она понимала эту логику и не начисляла лишнего.
Выясним причину, по которой документ Начисление зарплаты и взносов может начислять полный оклад в середине месяца. Чаще всего это происходит из-за того, что в программе не разделены процессы предварительного и окончательного расчета. Для корректной работы системы «полмесяца за полмесяца» выполним следующие настройки:
Изменение оплаты труда (также можно использовать Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком или массовое изменение через Изменение плановых начислений).Важно: Если выбрать «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа», программа не будет использовать данные табеля за первую половину месяца, а просто выдаст указанную сумму, что не подходит для безавансовой системы.
Разберем по шагам, как заставить программу включать в промежуточный расчет не только оклад, но и надбавки, премии или районный коэффициент. Посмотрим на настройки конкретного начисления:
Настройка — Начисления.Оклад или Ежемесячную премию.Основное проверим наличие флажка Начисляется при расчете первой половины месяца.Если этот флаг не установлен, данное начисление появится только в итоговом документе в конце месяца. Если вы хотите, чтобы сотрудники получали «чистую» оплату за отработанные 15 дней со всеми надбавками, этот флаг должен быть включен для всех соответствующих видов расчета.
Рассмотрим порядок работы с основным документом промежуточного расчета. Несмотря на то что в обиходе его называют расчетом аванса, технически это полноценное начисление за период.
Начисление за первую половину месяца.Заполнить.В табличную часть попадут суммы, рассчитанные пропорционально отработанному времени с 1-го по 15-е число. Здесь же будет исчислен НДФЛ. Это критически важно для корректного заполнения 6-НДФЛ в будущем.
В конце месяца (или в начале следующего) мы создаем привычный документ Начисление зарплаты и взносов. Разберем, как программа избегает двойного начисления:
Документ Начисление зарплаты и взносов всегда рассчитывает суммы нарастающим итогом за весь месяц. Однако при формировании движений и в расчетном листке программа учитывает, что часть сумм уже была зафиксирована документом Начисление за первую половину месяца.
Рассмотрим пример:
Сотруднику начислен оклад 50 000 руб.
За первую половину (10 рабочих дней из 20) начислено 25 000 руб. документом за 1-ю половину.
В итоговом документе за месяц вы снова увидите строку с окладом 50 000 руб., но в колонке «К выплате» и в бухгалтерских проводках (если используется синхронизация) отразится только остаток. В Расчетном листке это будет выглядеть как общая сумма начисления за месяц за вычетом уже выплаченного аванса.
Проанализируем ситуацию с налогами, которая часто вызывает споры. Согласно НК РФ Статья 223, доход в виде оплаты труда признается полученным в день выплаты.
Начисление за первую половину месяца. Эта сумма должна попасть в ближайшее уведомление по НДФЛ и в первый/второй раздел 6-НДФЛ по дате выплаты.Чтобы в программе не возникало перекосов, всегда соблюдайте последовательность документов:
Начисление за первую половину месяцаВедомость на выплату аванса (именно здесь фиксируется удержание НДФЛ)Начисление зарплаты и взносов (итоговое)Ведомость на выплату зарплаты (окончательный расчет)Посмотрим на частую проблему: «Программа в документе за 1-ю половину месяца все равно считает полный оклад».
Причина 1: Не заполнен Табель. Если вы используете документ Табель, он должен быть введен и проведен за период с 1 по 15 число до создания начисления. Если табеля нет, программа ориентируется на график работы и документы отклонений (Больничный лист, Отпуск).
Причина 2: В документе Начисление за первую половину месяца в поле «Расчет до» по ошибке указан конец месяца.
Причина 3: У сотрудника в плановых начислениях стоит формула, которая не зависит от времени (например, фиксированная премия без учета отработанных дней), и для нее включен флаг начисления в первую половину.
Для успешной реализации безавансовой системы в 1С:ЗУП 3.1 мы должны:
Начисление за первую половину месяца + Начисление зарплаты и взносов.Такой подход позволит вам полностью соответствовать требованиям законодательства и корректно формировать отчетность без ручных корректировок.