Как в 1С:ЗУП начислить аванс фиксированной суммой с учетом изменений 2023 года?

С 1 января 2023 года правила учета НДФЛ существенно изменились: теперь дата получения дохода в виде оплаты труда определяется как день выплаты денежных средств. Это привело к тому, что привычная многим схема «просто выплатить фиксированную сумму аванса без лишних документов» стала технически невозможной в типовых конфигурациях. Тем не менее, потребность выплачивать сотрудникам одинаковые суммы дважды в месяц сохраняется у многих организаций.

В данной статье мы подробно разберем, как реализовать механизм фиксированного аванса в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1», проанализируем риски и рассмотрим различные способы реализации — от типовых настроек до программных доработок.

Почему возникла сложность с фиксированными суммами?

Разберем ситуацию: до 2023 года НДФЛ исчислялся один раз в месяц (последним числом). Теперь же программа обязана исчислить и удержать налог при каждой выплате. Чтобы ведомость на выплату аванса заполнилась корректно, в системе должен существовать документ-основание, который рассчитает не только сумму «на руки», но и соответствующий ей НДФЛ.

Многие пользователи ошибочно полагают, что если в кадровом документе указан способ «Фиксированной суммой», то расчет за первую половину месяца делать не нужно. Это не так. Рассмотрим правильный алгоритм работы в современных реалиях.

Способ 1. Использование типового функционала с документом начисления

Прежде всего, проанализируем возможности стандартных настроек. В программе по-прежнему можно назначить сотруднику аванс фиксированной суммой, но методика работы с ним изменилась.

1. Перейдем в документ Прием на работу, Кадровый перевод или Изменение оплаты труда.
2. В разделе «Аванс» выберем вариант Фиксированной суммой и укажем желаемое значение (например, 15 000 рублей).
3. Важный момент: для того чтобы эта сумма попала в ведомость, необходимо создать документ Начисление за первую половину месяца.

Проанализируем, что происходит в этом случае: программа при заполнении документа «подтянет» указанную в карточке фиксированную сумму и автоматически рассчитает с нее НДФЛ «сверху» или «внутри» (в зависимости от настроек). Без этого документа Ведомость просто не увидит задолженность перед сотрудником и сумму налога к удержанию.

Способ 2. Создание пользовательского начисления и показателя

Если типовой способ не подходит (например, вы хотите, чтобы фиксированная сумма аванса всегда уменьшала итоговую сумму оклада или вводилась разово для всех), рассмотрим более сложный, но гибкий вариант через настройки формул.

Выполним следующие шаги по настройке:

1. Создадим новый показатель: Перейдем в меню «Настройка» — «Показатели расчета зарплаты». Создадим показатель ФиксированныйАванс. Назначим его «Для сотрудника», тип — «Денежный», и укажем, что он вводится только в месяце, в котором используется.
2. Настроим шаблон ввода данных: В меню «Настройка» — «Шаблоны ввода исходных данных» создадим новый шаблон, в котором выберем наш показатель ФиксированныйАванс. Это позволит нам вводить суммы списком через документ Данные для расчета зарплаты.
3. Создадим новое начисление: В списке начислений создадим элемент «Аванс фиксированной суммой». В формуле укажем просто наш показатель: ФиксированныйАванс. На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» укажем, что это доход, облагаемый НДФЛ, и он выплачивается в межрасчетный период (или с авансом).
4. Скорректируем основное начисление: Чтобы избежать двойной оплаты, проанализируем формулу основного начисления (например, «Оплата по окладу»). Изменим ее так, чтобы сумма аванса вычиталась: Оклад * ДоляОтработанногоВремени - ФиксированныйАванс.

Рассмотрим, как это работает на практике: вы вводите документ Данные для расчета зарплаты, указываете суммы. Затем создаете документ Разовое начисление (или используете Начисление за первую половину месяца, если настроили соответствующим образом), и программа корректно считает налоги.

Способ 3. Программная доработка (для разработчиков)

Если типовых средств недостаточно и требуется автоматизация процесса для большого количества сотрудников, можно прибегнуть к расширению конфигурации. Проанализируем пример кода, который позволяет перехватить расчет аванса.

В обработке МенеджерРасчетаЗарплаты в процедуру РассчитатьЗарплатуСлужебный можно внести изменения перед вызовом расчета НДФЛ. Посмотрим на примерную структуру такого вмешательства:

// Вставка в процедуру РассчитатьЗарплатуСлужебный
Если НастройкиРасчета.ПерваяПоловинаМесяца Тогда
    ПараметрыЗапроса = Новый Структура;
    ПараметрыЗапроса.Вставить("МесяцНачисления", МесяцНачисления);
    
    // Вызов функции из вашего общего модуля, которая принудительно устанавливает суммы
    Начисления = ВашОбщийМодуль.РассчитатьДокументАванса(ПараметрыЗапроса, Начисления);
    
    // Копируем результат обратно в таблицу начислений
    Зарплата.Начисления = Начисления.Скопировать();
КонецЕсли;

В функции РассчитатьДокументАванса вы можете реализовать любую логику: чтение сумм из регистра сведений, фиксированные значения по подразделениям или расчет «от обратного» (когда известна сумма «на руки», и нужно вычислить «грязную» сумму для начисления НДФЛ).

Анализ рисков и рекомендации Роструда

Выясним причину, по которой 1С и контролирующие органы настороженно относятся к фиксированным авансам. Согласно статье 129 ТК РФ, заработная плата должна выплачиваться за фактически выполненную работу.

Рассмотрим ситуацию: сотрудник проболел всю первую половину месяца. Если у него установлен фиксированный аванс в 20 000 рублей, и вы его выплатили, возникает переплата. По закону удержать эту сумму из будущей зарплаты без добровольного согласия работника крайне сложно. Кроме того, при окончательном расчете может возникнуть «отрицательное сальдо», что приведет к ошибкам в отчетности 6-НДФЛ.

Поэтому мы рекомендуем использовать альтернативный способ — «Процентом от тарифа». Например, установив 40% или 50%, вы получите предсказуемую сумму, которая при этом будет автоматически уменьшаться, если сотрудник отсутствовал. Это наиболее безопасный вариант с точки зрения трудового законодательства.

Подведем итоги

Мы проанализировали ситуацию и выяснили, что платить фиксированный аванс в 1С:ЗУП 3.1 по-прежнему можно, но только через обязательное создание документа Начисление за первую половину месяца.

Основные выводы нашей работы:

1. Типовой способ «Фиксированной суммой» в кадровых документах работает, но требует цепочки документов: Кадры -> Начисление аванса -> Ведомость.
2. Для нестандартных ситуаций эффективно работает связка «Показатель + Шаблон ввода данных + Формула в начислении».
3. Программные доработки позволяют полностью автоматизировать процесс, но требуют внимательного отношения к расчету НДФЛ, чтобы не «поплыла» отчетность.
4. Всегда учитывайте риск переплаты: при фиксированном авансе программа не всегда может корректно учесть невыходы, если не включена специальная опция в настройках расчета зарплаты («Проверять соответствие начисленного аванса фактически отработанному времени»).

Выбирайте наиболее подходящий для вашей организации метод, исходя из количества сотрудников и готовности к юридическим рискам переплат.