← На главную

При ведении кадрового и зарплатного учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом пользователи часто сталкиваются с ситуацией: сотрудник принят на работу во второй половине месяца (например, 20-го числа), при приеме ему назначен аванс, однако при формировании документа Ведомость в банк или Ведомость перечисление на счета с характером выплаты Аванс данный работник не попадает в документ. При ручном добавлении программа также не позволяет выбрать сотрудника за текущий расчетный месяц.

Разберем детально, почему программа ведет себя именно так, не нарушает ли это нормы трудового законодательства и какие варианты существуют для оформления выплат.

Причина поведения типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1

Проанализируем алгоритмы программы. В современных версиях 1С:ЗУП понятие «аванс» строго привязано к расчетному периоду первой половины месяца — с 1 по 15 число включительно.

Рассмотрим, что происходит внутри системы при попытке сформировать ведомость:

1. Программа проверяет дату приема сотрудника на работу. Если дата приема приходится на 16-е число месяца или позже, у сотрудника отсутствует факт работы в период с 1 по 15 число.
2. Так как за период с 1 по 15 число отработанное время равно нулю, расчетный механизм формирует нулевой результат к выплате.
3. Сотрудники с нулевой суммой к выплате за первую половину месяца автоматически отсекаются при автозаполнении ведомости и блокируются при попытке ручного добавления.
4. В связи с современными требованиями налогового законодательства НДФЛ должен рассчитываться и удерживаться при каждой выплате дохода. Выплата аванса «вслепую» без фактических начислений нарушает налоговый и зарплатный регистры учета.

Правовая позиция: нарушается ли статья 136 ТК РФ?

Среди бухгалтеров и специалистов по кадрам распространено опасение, что невыплата аванса принятому после 15 числа сотруднику нарушает требования части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ, согласно которой заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца.

Выясним, какова официальная позиция контролирующих органов:

1. Оплата за фактически отработанное время: Выплата в конце месяца (или в середине месяца, в зависимости от установленного графика) является расчетом за первую половину месяца. Поскольку до 15-го числа гражданин еще не состоял в трудовых отношениях с организацией, у работодателя отсутствуют законные основания для начисления и выплаты зарплаты за этот период.
2. График регулярных выплат: Норма ст. 136 ТК РФ устанавливает периодичность выплаты за отработанные интервалы времени в рамках нормального течения трудового договора. Для вновь принятого сотрудника первой датой выплаты будет ближайший установленный локальными актами день выплаты окончательного расчета за вторую половину месяца (например, 14-го числа следующего месяца). Контролирующие органы и суды не признают это нарушением.

Варианты действий и оформление выплат в программе

Рассмотрим возможные сценарии решения задачи в зависимости от принятой на предприятии учетной политики.

Вариант 1. Выплата в плановую дату окончательного расчета (рекомендуемый штатный порядок)

В этом случае никаких специальных действий в программе предпринимать не нужно:

1. В конце текущего месяца на сотрудника не формируется документ Начисление за первую половину месяца и не создается ведомость на аванс.
2. По итогам месяца проводится стандартный документ Начисление зарплаты и взносов, в котором программа рассчитает заработок за фактически отработанные дни со дня приема по конец месяца.
3. В установленный день окончательного расчета (например, 14 числа следующего месяца) сотрудник попадает в документ Ведомость в банк с видом выплаты Зарплата за месяц и получает полную сумму заработка за отработанный период.

Вариант 2. Выплата межрасчетной суммы за отработанные дни

Если руководство предприятия или внутренний регламент требует произвести выплату сотруднику до даты общей выдачи зарплаты, разберем по шагам, как это отразить в программе корректно:

1. Не пытаемся использовать вид выплаты Аванс, так как он зарезервирован под период 1–15 числа.
2. Для начисления промежуточной суммы создаем документ Разовое начисление или проводим расчет через специализированное межрасчетное начисление с исчислением НДФЛ.
3. Создаем документ Ведомость в банк (или Ведомость на счета), где в поле Выплачивать указываем соответствующее межрасчетное начисление или выбираем характер выплаты Зарплата.
4. При итоговом расчете зарплаты за месяц в документе Начисление зарплаты и взносов выплаченная ранее сумма будет автоматически учтена и уменьшит остаток к выплате на дату окончательного расчета.

Рекомендации по локальным нормативным актам

Чтобы избежать споров с проверяющими органами и вопросов со стороны сотрудников, закрепим порядок расчетов документально. Рекомендуется включить в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в трудовой договор формулировку о том, что сотрудникам, принятым на работу после 15-го числа расчетного месяца, первая выплата заработной платы производится в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца.