Переход с детального учета расчетов с персоналом (по каждому сотруднику) на сводный учет — это ответственный процесс, который часто требуется для повышения производительности базы 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) или в целях соблюдения конфиденциальности данных о доходах сотрудников. В данной статье мы подробно разберем, как осуществить этот переход в связке 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:БП, сохранив корректность учета и автоматизацию выплат.
Прежде всего, проанализируем, как настройки в каждой из баз влияют на конечный результат. Ошибка многих пользователей заключается в том, что они меняют настройку только в одном месте, не понимая механики обмена данными.
1. Настройка на стороне ЗУП:
В настройках синхронизации данных (со стороны ЗУП) переключатель "Детализация по сотрудникам" или "Сводно по всем сотрудникам" определяет состав передаваемого пакета данных. Если мы выбираем "Сводно", программа физически перестает включать в файл обмена документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу и Ведомость через раздатчика. В БП будет передаваться только Отражение зарплаты в бухучете, где все суммы уже сгруппированы по способам отражения.
2. Настройка на стороне БП:
В Бухгалтерии настройка находится в меню "Администрирование — Параметры учета — Настройки зарплаты". Здесь определяется аналитика счета 70. Если здесь указано "По каждому работнику", то программа будет требовать заполнения субконто "Работники организаций" во всех документах, связанных с оплатой труда. Если же данные из ЗУП приходят сводно, то в проводках возникнет пустое субконто, что приведет к некорректному формированию оборотно-сальдовой ведомости.
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтеру жизненно важно видеть ведомости в БП (например, для формирования платежных поручений по зарплатному проекту), но при этом есть желание видеть в ОСВ по счету 70 одну общую строку без разбивки по людям. Выясним, как добиться этого эффекта.
Проанализируем технический нюанс: если мы установим "Сводно" в настройках синхронизации в ЗУП, ведомости не придут. Чтобы они продолжали выгружаться, но проводки по счету 70 стали сводными, рекомендуется использовать "Гибридный метод":
При такой комбинации ведомости будут прилетать из ЗУП, но при проведении документов Отражение зарплаты в бухучете и Списание с расчетного счета программа будет игнорировать персональную аналитику и формировать проводки общей суммой на пустое субконто "Работники".
Предположим, мы решили перейти на сводный учет с сентября. Посмотрим на состояние счета 70: до августа включительно у нас накоплены остатки (сальдо) в разрезе каждого конкретного сотрудника. Если мы просто начнем вести сводный учет с сентября, то старые долги так и останутся висеть на конкретных людях, а новые начисления и выплаты будут падать на "пустое" субконто. В итоге ОСВ превратится в бесконечный список "красно-черных" остатков.
Разберем по шагам процедуру сворачивания (схлопывания) остатков:
Операция, введенная вручную.Рассмотрим пример проводок в документе Операция:
// Если у сотрудника Иванова Кредитовое сальдо (задолженность организации)
Дт 70 (Сотрудник: Иванов И.И.) — Кт 70 (Сотрудник: <пусто>) Сумма: 50 000 руб.
// Если у сотрудника Петрова Дебетовое сальдо (переплата)
Дт 70 (Сотрудник: <пусто>) — Кт 70 (Сотрудник: Петров П.П.) Сумма: 5 000 руб.
Таким образом, после проведения этой операции сальдо по каждому конкретному человеку обнулится, а общая сумма задолженности по счету 70 перейдет на общую аналитику.
Важно помнить, что при переходе на сводный учет Бухгалтерия предприятия перестает быть источником достоверной информации по налогам в разрезе лиц. Проанализируем последствия:
Отражение зарплаты суммы налога будут сгруппированы. Вы не сможете сформировать отчет "Анализ НДФЛ" в БП с корректными данными по людям.Посмотрим на вопрос автора о смене даты начала использования в настройках. Мы настоятельно не рекомендуем менять эту дату в середине года в существующей настройке.
Если вы измените дату начала на "01.09.2022", программа может посчитать, что данные до этой даты больше не актуальны для синхронизации, или, наоборот, при определенных условиях попытается перевыгрузить старые документы, что приведет к дублям. Правильнее всего просто изменить флаг детализации, дождаться очередной синхронизации и убедиться, что документы за прошлые периоды (январь–август) остались нетронутыми и проведенными.
Проанализируем и закрепим последовательность действий для успешного перехода:
Операция, введенная вручную в БП на последнее число месяца перед переходом, чтобы перенести остатки с сотрудников на общее субконто.Отражение зарплаты в бухучете.Следуя этой методике, вы обеспечите плавный переход без потери данных и сохраните возможность удобной выплаты заработной платы через ведомости, если это необходимо вашему отделу бухгалтерии.