← На главную

При переходе на программу 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) многие бухгалтеры сталкиваются с методологическими трудностями при оформлении межрасчетных выплат и окончательного расчета. Типичный сценарий: 15-го числа выплачивается остаток зарплаты за предыдущий месяц, а в конце этого же месяца (например, 30-го или 31-го числа) — аванс за текущий месяц.

Пытаясь добиться «красивого» и привычного отображения данных в расчетных листках, пользователи часто начинают вручную менять реквизиты документов. Это приводит к техническим сбоям, когда ведомости на аванс перестают заполняться автоматически, а в учете НДФЛ возникает хаос. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как устроены механизмы программы и как правильно настроить систему.

Выясняем причину: почему блокируется автозаполнение ведомости на аванс?

Рассмотрим ситуацию, с которой часто сталкиваются пользователи на практике. Бухгалтер оформляет выплату остатка зарплаты за март, которая физически происходит 15 апреля. Чтобы эта сумма «покрасивела» и попала в расчетный листок за апрель, бухгалтер указывает в поле Месяц выплаты ведомости значение «Апрель» (вместо «Март»).

Затем, в конце апреля (например, 29-го числа), создается ведомость на выплату аванса за апрель. Но при нажатии на кнопку «Заполнить» табличная часть документа остается абсолютно пустой. Почему так происходит?

Дело в том, что в программе 1С:ЗУП 3.1 работает строгий алгоритм контроля взаиморасчетов. Когда мы создаем ведомость с характером выплаты Зарплата за месяц (окончательный расчет) и принудительно ставим в шапке месяц Апрель, программа воспринимает это буквально: окончательный расчет по зарплате за апрель уже произведен и закрыт. Следовательно, при попытке начислить и выплатить аванс за тот же самый апрель система блокирует автозаполнение, считая, что выплачивать сотрудникам больше нечего, так как финальное сальдо по этому периоду уже закрыто предыдущим документом.

Разбираем два режима отображения взаиморасчетов в 1С:ЗУП 3.1

Чтобы решить эту проблему и не путать программу, нам нужно понять разницу между двумя режимами учета сальдо. Настроить их можно по следующему пути: в главном меню переходим в раздел Настройка, далее выбираем Дополнительные настройки и находим блок Показывать взаиморасчеты.

Здесь доступны два варианта:

1. Режим «По месяцам расчета зарплаты» (Зарплатное сальдо):

   Этот режим установлен в программе по умолчанию. В нем система ориентируется строго на то, за какой именно месяц начислены денежные средства, полностью игнорируя физическую дату проведения платежа. Если зарплата за март начислена в марте, а выплачена только 15 апреля, то в расчетном листке за март эта сумма уже будет показана как выплаченная. Сальдо на конец марта будет нулевым. С точки зрения программы, долгов за март перед сотрудником нет, так как начисление перекрыто соответствующей ведомостью, пусть даже и выплаченной позже.

2. Режим «По данным бухучета» (Бухгалтерское сальдо):

   Этот режим отражает реальное движение денежных средств на расчетных счетах и в кассе, аналогично оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 в бухгалтерской программе. Если зарплата за март выплачивается 15 апреля, то:

   • В расчетном листке за март будет висеть задолженность организации перед сотрудниками на конец месяца (так как на 31 марта деньги еще фактически не были выплачены).
   • В расчетном листке за апрель эта выплата за март корректно отобразится в блоке выплат, закрывая входящее сальдо (долг на начало месяца).

Для бухгалтеров, которым важно, чтобы отчеты по зарплате в 1С:ЗУП сходились «копейка в копейку» с бухгалтерским балансом и сальдо 70 счета в 1С:Бухгалтерии после синхронизации, режим «По данным бухучета» является наиболее удобным и правильным решением.

Золотое правило заполнения реквизитов ведомости

Для корректной работы программы и предотвращения ошибок автозаполнения необходимо четко разграничивать два ключевых реквизита в любых ведомостях:

• Поле «Месяц выплаты» в шапке документа — здесь всегда указывается период, ЗА который производится начисление и последующая выплата. Если мы выплачиваем остаток мартовской зарплаты, там обязан стоять Март, независимо от того, какого числа в апреле мы переводим деньги. Если мы выплачиваем аванс за апрель — там должен стоять Апрель.
• Поле «Дата» документа и реквизит «Дата выплаты» (расположенный в нижней части ведомости в разделе выплаты зарплаты и перечисления НДФЛ) — именно эти поля определяют, КОГДА физически деньги переводятся сотрудникам. Для выплаты мартовской зарплаты в этих полях мы указываем фактическую дату, например, 15.04.2019.

Влияние на налоговый учет и расчет НДФЛ (критически важно!)

Начиная с масштабных изменений в налоговом законодательстве по НДФЛ, правильное заполнение периодов в ведомостях приобрело критическое значение. Нарушение этих правил теперь приводит не просто к визуальным искажениям в отчетах, а к прямым штрафам со стороны налоговых органов.

Современные правила диктуют следующее: НДФЛ исчисляется и удерживается строго по фактической дате выплаты дохода (деньги поступили на карту или выданы из кассы). Если вы попытаетесь искусственно изменить Месяц выплаты в шапке ведомости на «Апрель» для мартовской зарплаты с целью скорректировать расчетный листок, программа автоматически перенесет доход и исчисленный налог на другие налоговые периоды.

Это повлечет за собой цепочку критических ошибок:

• Неверно сформируются уведомления об исчисленных налогах для ЕНС.
• Исказятся данные в регламентированном отчете 6-НДФЛ.
• Программа начнет путать удержанный и перечисленный налог, из-за чего в регистрах учета образуются технические «хвосты», которые крайне сложно вычистить в конце года.

Программа определяет дату получения дохода для налога именно по фактической дате в ведомости, а не по месяцу в шапке. Поэтому единственный законный, безопасный и технически верный способ настроить расчетные листки без поломки налогового учета — использовать системный переключатель взаиморасчетов «По данным бухучета».

Резюмируем план действий

Давайте пошагово зафиксируем правильный алгоритм действий для настройки системы:

1. Переходим в меню Настройка — Дополнительные настройки и устанавливаем переключатель Показывать взаиморасчеты в положение По данным бухучета.
2. При выплате окончательного расчета за март (даже если она происходит в апреле) в поле Месяц выплаты ведомости всегда выбираем Март, а в поле Дата указываем фактический день выплаты (например, 15.04).
3. При выплате аванса за апрель в поле Месяц выплаты выбираем Апрель, а дату ставим в конце апреля (например, 29.04 или 30.04). Нажимаем кнопку «Заполнить» — теперь табличная часть заполнится корректно и автоматически.

Благодаря этому несложному алгоритму ведомости в вашей базе данных всегда будут заполняться без сбоев, расчетные листки покажут реальное движение денег, а регламентированная отчетность по НДФЛ сформируется идеально.