При работе в 1С:Управление торговлей 11.5 (УТ 11.5) часто возникает необходимость вести учет для нескольких юридических лиц, а также решать задачи, связанные с расхождениями между фактическим движением товаров и оформлением финансовых документов. Особое внимание уделяется так называемому "черному учету" или операциям, которые не должны попадать в регламентированный бухгалтерский учет по разным причинам, например, для бюджетных организаций или при необходимости отгрузить товар раньше, чем придут документы. Разберем, как УТ 11.5 помогает решить эти задачи.
Рассмотрим, как 1С:УТ 11.5 позволяет работать с несколькими организациями и что подразумевается под "управленческой организацией".
Возможность ведения учета для нескольких юридических лиц
В 1С:УТ 11.5 предусмотрена полноценная поддержка работы с несколькими юридическими лицами (организациями) в одной информационной базе. Для активации этой функциональности нам необходимо включить соответствующую опцию. Перейдем в раздел «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов» – «Предприятие» и установим флажок «Несколько организаций». После этого в справочнике Организации мы сможем создать столько записей, сколько юридических лиц или индивидуальных предпринимателей входят в структуру нашего предприятия. Все торговые операции будут вестись в разрезе этих организаций, и при оформлении любого документа необходимо будет указать, от имени какой организации он создается.
Понятие "управленческой организации"
В 1С:УТ 11.5 существует предопределенная "управленческая организация". Она предназначена для отражения операций, которые должны учитываться только в управленческом учете, без прямого влияния на регламентированный (бухгалтерский) учет. Например, это может быть полезно, когда фактическая дата отгрузки или приемки товара отличается от даты оформления официальных документов, или когда меняется сумма/перечень поставляемых товаров. Однако, следует отметить, что возможности создания нескольких предопределенных "управленческих организаций" напрямую в типовом решении нет. Если нам нужно вести полноценный управленческий учет для разных юридических лиц, не связанных с бухгалтерским учетом, мы можем использовать следующую стратегию.
Стратегия разделения учета для нескольких организаций
Мы можем создать в базе 1С:УТ 11.5 все необходимые юридические лица (например, 6 организаций, как в исходной ситуации). При этом только одна или несколько из них будут настроены на обмен данными с 1С:Бухгалтерией Предприятия (БП). Остальные организации будут "жить" исключительно в УТ, их документы не будут выгружаться в БП. Таким образом, мы получаем возможность вести полноценный оперативный и управленческий учет по всем организациям, но только часть из них будет отражаться в регламентированном учете. Для постоянной синхронизации по расписанию с отбором конкретных юридических лиц применяется автоматическая регулярная синхронизация баз 1С.
Механизм "Интеркампани"
Для предприятий, состоящих из нескольких организаций, которые продают товары друг друга, в УТ 11.5 предусмотрен механизм "Интеркампани". Этот механизм позволяет автоматически оформлять документы перепродажи между организациями внутри одной группы компаний. Например, если одна организация продает товар, который числится на балансе другой организации из нашей группы, система автоматически создаст необходимые документы для внутренней перепродажи, чтобы корректно отразить движение товаров и взаиморасчеты между собственными юридическими лицами. Это позволяет осуществлять контроль остатков как по каждой организации в отдельности, так и по их совокупности. Для исправления отрицательных остатков и оформления передач между организациями без использования типового механизма Интеркампани подойдёт обработка для передачи товаров и контроля остатков организаций.
Важное предупреждение о "черном учете"
Несмотря на гибкость настроек, стоит помнить, что 1С не поддерживает и не одобряет ведение прямого "черного" или неучтенного учета в типовых решениях. Попытки оформления документов таким образом, чтобы они не попадали в бухгалтерский учет, но при этом были выставлены контрагенту, могут привести к серьезным проблемам при налоговых и встречных проверках. У контрагента эти документы будут отражены, а у нас – нет, что является прямым нарушением законодательства. Поэтому крайне важно использовать легитимные механизмы программы, такие как ордерная система, для решения оперативных задач, не нарушая принципов регламентированного учета.
Один из наиболее эффективных способов решить проблемы расхождений между фактическим движением товара и оформлением финансовых документов, а также избежать прямого "черного учета", является использование ордерной системы документооборота. Разберем этот механизм подробнее.
Принцип работы ордерной системы
Ордерная система разделяет складские и финансовые операции. Это означает, что:
Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) регистрируют изменение взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, а также переход права собственности на товары.Приходный ордер на товары, Расходный ордер на товары) фиксируют исключительно факт физического движения товара на складе.Эти два процесса могут быть разнесены по времени и по ответственным сотрудникам. Например, кладовщик фиксирует фактическую приемку или отгрузку товара, а менеджер в это время оформляет финансовые документы, не завися от скорости складских операций. Для поиска и анализа расхождений между складскими и финансовыми остатками можно использовать отчет для сверки товаров на складах и товаров организаций.
Когда целесообразно использовать ордерную схему?
Мы рекомендуем использовать ордерную систему в следующих случаях:
Настройка ордерных складов
Для начала работы с ордерными складами нам необходимо активировать соответствующий функционал. Перейдем в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» → «Склад» → «Ордерные склады». Здесь мы можем выбрать, на какие процессы будет распространяться ордерная схема:
Мы также можем связать ордерную схему со структурой склада, например, с помещениями или ячейками, для более детального контроля.
Преимущества ордерной системы: решение проблем автора
Ордерная система прямо отвечает на многие вопросы, связанные с необходимостью оформления документов, не попадающих в бухгалтерский учет, или с расхождениями между фактическим и документальным движением товаров.
Рассмотрим детально, как ордерная схема помогает в различных сценариях:
Часто возникает ситуация, когда товар фактически отгружен со склада, но финансовые документы (например, Реализация товаров и услуг) еще не готовы или должны быть оформлены задним числом, или, наоборот, позже. В таких случаях ордерная система позволяет нам:
Расходный ордер на товары. Этот документ зафиксирует факт физической отгрузки со склада, уменьшит складские остатки, но не повлияет на взаиморасчеты с клиентом и не создаст проводок в бухгалтерском учете.Реализацию товаров и услуг на основании заказа клиента. Этот документ уже изменит взаиморасчеты и при выгрузке попадет в бухгалтерский учет. Дата реализации может отличаться от даты расходного ордера.Таким образом, мы удовлетворяем оперативную потребность в отгрузке, сохраняя при этом контроль над финансовыми и бухгалтерскими документами.
Этот сценарий является одним из самых сложных, но ордерная система в связке с механизмами управления расхождениями в УТ 11.5 позволяет его решить:
Заказ клиента с планируемым ассортиментом.Расходный ордер на товары, указывая в нем фактически отгруженный товар и его количество.Заказа клиента и/или Расходного ордера на товары, мы оформляем Реализацию товаров и услуг. Здесь важно указать тот товар и количество, которые должны быть в накладной (согласно договоренности с покупателем или измененной заявке).Реализации указан один товар, а фактически отгружен другой (или другое количество), УТ 11.5 позволяет зафиксировать эти расхождения. Для этого после отгрузки или приемки можно использовать документ Акт о расхождениях после отгрузки. Этот документ помогает зафиксировать фактически принятое количество товара клиентом и автоматически отразить излишки или недостачи. На его основании мы можем оформить корректировку реализации с операцией "Исправление ошибок" или "Допоставить без оформления". Это позволит привести складской учет в соответствие с фактической отгрузкой и при необходимости сформировать дополнительную поставку или урегулировать финансовые претензии.Также для оформления продаж со склада, если нет предварительного заказа, мы можем использовать функционал журнала Документы продажи, закладка К оформлению, где можно обрабатывать фактически отгруженные товары и создавать документы реализации.
Важно понимать, что складские ордера сами по себе не влияют на взаиморасчеты с контрагентами. Изменение взаиморасчетов происходит только после проведения финансовых документов: Приобретение товаров и услуг (для поступлений) и Реализация товаров и услуг (для продаж). Ордерная система лишь подтверждает факт физического движения товара и помогает контролировать наличие товара на складе для последующего корректного оформления финансовых документов.
Аналогично с отгрузкой, ордерная система полезна и при поступлении товаров. Если товар фактически пришел, но документы от поставщика еще не получены, или если есть расхождения (пришел не тот товар, другое количество, брак), мы можем действовать следующим образом:
Приходный ордер на товары, фиксируя фактическое поступление на склад. Это позволяет своевременно оприходовать товар и начать его использование.Приобретение товаров и услуг.Акт о расхождениях после поступления. Он позволяет зафиксировать излишки, недостачи или пересортицу (например, вместо одного товара пришел другой). На основании этого акта можно принимать решения о допоставке, возврате или корректировке взаиморасчетов.Для организаций, которым нужно временно учитывать товары, не являющиеся их собственностью (например, товары, принятые на реализацию или для переработки), в УТ 11.5 существует функционал приема товаров на ответственное хранение. Этот механизм позволяет:
Это может быть полезно в ситуациях, когда нам необходимо физически принять товар, но пока не отражать его на своем балансе или в бухгалтерском учете, что является своего рода контролируемым "отложенным учетом", не нарушающим законодательство.
Как мы видим, 1С:УТ 11.5 предоставляет мощные инструменты для управления несколькими организациями и гибкого учета. Хотя прямое ведение "черного учета" не поддерживается и сопряжено с рисками, такие механизмы, как разделение обмена с 1С:Бухгалтерией Предприятия для разных организаций, ордерная система документооборота и учет расхождений, позволяют эффективно решать задачи по оперативному управлению товарами и расчетами, минимизируя расхождения между физическими и документальными операциями. Использование этих инструментов помогает поддерживать актуальный управленческий учет и при этом оставаться в рамках правового поля.