← На главную

При оформлении выдачи подарков сотрудникам бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией: в программе 1С:Зарплата и управление персоналом оформлен документ Приз, подарок, однако при попытке сформировать документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу сумма подарка в список к выплате не попадает. Рассмотрим подробно, почему возникает такое поведение программы и как правильно зарегистрировать денежный подарок, чтобы он корректно выплачивался и выгружался в бухгалтерскую программу при синхронизации.

Выясним причину: почему документ «Приз, подарок» не попадает в ведомость

Проанализируем механику работы типового документа Приз, подарок (в журнале документов он может отображаться как Призы и подарки в натуральной форме). Этот документ предназначен исключительно для фиксации факта выдачи неденежного подарка (вещи, сувенира, сертификата и т. п.) с целью исчисления НДФЛ и страховых взносов с его расчетной стоимости.

Ключевые особенности работы этого документа состоят в следующем:

1. Отсутствие движений по взаиморасчетам: Документ регистрирует доход исключительно в натуральной форме. Он делает записи в регистрах налогового учета, но не формирует движений в регистре накопления Взаиморасчеты с сотрудниками (или Зарплата к выплате). Соответственно, у программы не возникает задолженности организации перед сотрудником, которую можно было бы включить в платежную ведомость.
2. Особенности удержания НДФЛ: Если стоимость неденежного подарка превышает необлагаемый предел в 4 000 рублей в год, программа исчисляет налог, однако физически удержать его сразу из натурального дохода невозможно. Удержание произойдет только при ближайшей фактической денежной выплате (например, с аванса или зарплаты).

Таким образом, если цель состоит именно в выплате денежной суммы (вручении денежного приза или премии в виде подарка), использовать типовой документ натурального дохода нельзя.

Пошаговая инструкция: настройка денежного подарка через разовые начисления

Разберем по шагам, как настроить выплату денежного подарка с возможностью выбора в ведомости, сохранением вычета по НДФЛ и корректной выгрузкой в 1С:Бухгалтерию.

Шаг 1. Создание нового вида начисления

Перейдем в раздел Настройка → Начисления и создадим новый элемент:

1. В поле Назначение начисления укажем значение Прочие начисления и выплаты.
2. В поле Начисление выполняется выберем вариант По отдельному документу (документом Разовое начисление).
3. На вкладке Расчет базы или Основное зададим расчет фиксированной суммой (переключатель «Результат вводится фиксированной суммой»).
4. Перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет:

   — В блоке НДФЛ установим переключатель в положение облагается и выберем код дохода 2720 («Стоимость подарков»). К данному коду система автоматически привяжет стандартный годовой налоговый вычет с кодом 501 (вычет из стоимости подарков, полученных от организаций, в пределах 4 000 руб. за налоговый период).

   — Категорию дохода укажем как Прочие доходы (или Прочие доходы, облагаемые по ставке п. 1.1 ст. 224 НК РФ).

   — В поле Страховые взносы выбор зависит от юридического оформления: если подарок оформлен письменным договором дарения, он не относится к оплате труда и не облагается взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ) — укажем Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Если выплата носит стимулирующий характер и договора дарения нет — выбираем Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

5. На вкладке Средний заработок снимем флажки учета выплаты при расчете среднего заработка для отпускных и командировок, поскольку подарок не является элементом системы оплаты труда.

Шаг 2. Начисление денежного подарка

Перейдем в раздел Зарплата → Разовые начисления и создадим новый документ:

1. В реквизите Начисление выберем созданный вид расчета.
2. Заполним список сотрудников и укажем начисленные суммы. Программа автоматически применит вычет (если он еще не был исчерпан в текущем налоговом периоде) и рассчитает НДФЛ с суммы превышения.
3. В поле Выплата укажем вариант В межрасчетный период (либо С зарплатой / С авансом, в зависимости от регламента компании).

Шаг 3. Оформление ведомости на выплату

Теперь документ образует полноценную задолженность к выплате:

1. Прямо из документа Разовое начисление нажмем кнопку Выплатить, либо перейдем в журнал Ведомости в банк (или Ведомости в кассу) и создадим документ вручную.
2. Если ведомость создается вручную, в поле Выплачивать выберем значение Разовые начисления и укажем соответствующий документ-основание.
3. Обратим внимание на реквизит Вид дохода исполнительного производства: для подарков по договору дарения законодательно применяется код дохода 4 (доходы, на которые не может быть обращено взыскание).

Отражение в бухгалтерском учете и синхронизация

Рассмотрим подробнее, как настроить бухгалтерские проводки, чтобы сумма корректно встала на баланс после передачи данных в 1С:Бухгалтерию предприятия:

1. Выбор счета расчетов с персоналом (70 или 73.03): В карточке созданного начисления (или непосредственно в документе Разовое начисление) найдем реквизит Учитывать как. Если требуется отнести расчеты на счет 73.03 («Расчеты по прочим операциям»), выберем значение Прочие расчеты с персоналом. Если требуется отражение по кредиту счета 70 («Расчеты с персоналом по оплате труда»), оставим значение Расчеты по оплате труда.
2. Счет затрат (Дебет): В реквизите Счет, субконто укажем способ отражения в бухучете. В бухгалтерской базе для этого способа настраивается дебет счета 91.02 («Прочие расходы, не принимаемые к НУ») либо счета затрат (26, 44, 20), если выплата предусмотрена трудовым договором.

После проведения синхронизации документ Отражение зарплаты в бухучете перенесет проводки в бухгалтерскую программу в соответствии с заданными параметрами.

Оформление выплат сторонним лицам и бывшим сотрудникам

Если подарок вручается лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией (бывшему работнику, пенсионеру или стороннему гражданину), в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен отдельный механизм:

1. В разделе Выплаты перейдем в документ Начисление прочих доходов (предварительно включив опцию учета прочих доходов в настройках расчета зарплаты).
2. Укажем вид дохода с кодом НДФЛ 2720.
3. Важно учитывать: в типовой версии 1С:ЗУП документ начисления прочих доходов не создает ведомостей на выплату через банк. В этом случае выплата денежных средств физлицу оформляется непосредственно в 1С:Бухгалтерии документом Списание с расчетного счета (вид операции «Прочее списание» или «Перечисление физическому лицу») с проводкой в дебет счета 76.10.