При работе с договорами гражданско-правового характера (ГПХ) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда после отправки сведений о начале договора в Социальный фонд России (СФР) выясняется, что срок окончания работ изменился. Это может быть связано с досрочным выполнением обязательств или, наоборот, продлением сроков через дополнительное соглашение. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) документ Договор (работы, услуги) блокируется для редактирования сразу после его включения в принятый отчет ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД). Рассмотрим подробно, как корректно отразить изменения, не нарушив уникальные идентификаторы (GUID) мероприятий и не спровоцировав штрафные санкции со стороны контролирующих органов.
Проанализируем механику работы программы. Когда мы проводим документ Договор (работы, услуги) с установленной галочкой Отразить трудовую деятельность, 1С автоматически регистрирует два мероприятия в регистре Мероприятия трудовой деятельности: "Начало договора ГПХ" и "Окончание договора ГПХ". Каждому из них присваивается свой UUID (уникальный идентификатор). Если отчет по началу договора уже отправлен и помечен как "Принят в ПФР", программа защищает данные от случайного изменения, чтобы избежать рассинхронизации с базой данных фонда. Попытка просто перепровести документ или удалить его и создать новый приведет к генерации нового UUID, что в базе СФР будет выглядеть как дублирование сведений или появление "зависших" открытых договоров.
Если нам необходимо просто изменить дату окончания в самом первичном документе, когда сведения об окончании еще не подавались, мы можем воспользоваться штатной возможностью разблокировки. Разберем этот алгоритм по шагам:
Договор (работы, услуги).Важный момент: этот способ хорош, когда данные по мероприятию "Окончание договора" еще не попадали в отправленные отчеты. Программа обновит дату в регистре, и при создании следующего отчета ЕФС-1 на дату прекращения договора в него попадут уже актуальные сведения.
Выясним, что делать, если сведения об окончании договора уже были отправлены, но их нужно скорректировать. В этом случае правильным регламентным способом является использование специализированного документа. Рассмотрим подробнее этот процесс:
Для исправления переданного мероприятия необходимо создать документ Регистрация трудовой деятельности (находится в разделе Кадры — Электронные трудовые книжки). В документе нажмем кнопку Изменить и выберем сотрудника и мероприятие "Окончание договора ГПХ". Программа автоматически сформирует две строки:
При заполнении очередного отчета ЕФС-1 программа увидит эти записи и передаст в фонд сведения об аннулировании старой даты и регистрации новой с сохранением связи по UUID. Это наиболее безопасный метод с точки зрения учета в СФР.
Проанализируем современную законодательную базу. Согласно Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 4 апреля 2023 г. № 14-1/10/В-4784, если в договоре ГПХ не указан точный период работы, страхователю следует ориентироваться на дату фактического прекращения обязательств. Рассмотрим ключевые тезисы:
Дата прекращения договора ГПХ в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 должна указываться в соответствии с Актом о выполненных работах. Это означает, что даже если в самом тексте договора была указана плановая дата окончания (например, ноябрь), а работы были завершены досрочно в сентябре по подписанному акту, в отчетности должна стоять дата сентября.
В текущей реализации 1С:ЗУП 3.1 рекомендуется следующий порядок действий при использовании этой методики:
Посмотрим на ситуацию со стороны рисков. Специалисты по кадровому учету отмечают, что с 2023 года точность дат ГПХ стала критичной из-за права исполнителей на пособия по временной нетрудоспособности. Если "забыть" закрыть договор в базе фонда, это может привести к наложению периодов при трудоустройстве человека в другое место, что потребует от бухгалтерии написания пояснений в ФНС и СФР.
Также не стоит забывать о статусе Самозанятых. Если исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), подавать по нему сведения ЕФС-1 не нужно. Однако, если в процессе действия договора он утратит этот статус, вам придется зарегистрировать его в программе как обычное физическое лицо и подать сведения о "Начале договора" с даты утраты статуса самозанятого.
Резюмируя, при изменении срока договора ГПХ в 1С:ЗУП 3.1 мы рекомендуем следующий алгоритм: если отчет еще не ушел — используем Разблокировать форму в договоре. Если сведения уже приняты фондом — используем документ Регистрация трудовой деятельности для корректной отмены и подачи новых данных.