← На главную

В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто возникает ситуация, когда после отправки отчетности ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) в кадровом документе обнаруживается ошибка, не влияющая на трудовой стаж или трудовую функцию, но важная для расчета заработной платы. Одной из таких ошибок является неверно указанный график работы. Поскольку документ «Прием на работу» блокируется программой после фиксации передачи сведений в СФР, простое редактирование становится невозможным. Рассмотрим детально, как решить эту задачу, сохранив чистоту учета и не создавая лишних проблем с контролирующими органами.

Анализируем влияние графика на отчетность ЕФС-1

Перед тем как вносить изменения, проанализируем, передаются ли данные о графике работы в Социальный фонд России. В стандартном отчете ЕФС-1 (подраздел 1.1) информация о конкретном графике (например, «Пятидневка» или «Сменный») напрямую не указывается. СФР интересуют только ключевые кадровые события: прием, перевод, увольнение, а также должность, подразделение и код выполняемой функции.

Однако существует важное исключение: в отчет попадают сведения о режиме неполного рабочего времени. Если вы меняете одну полную ставку на другую (например, ошибочную шестидневку на правильную пятидневку), это не отразится на составе передаваемых данных. Если же изменение графика подразумевает переход на неполный рабочий день (код «НЕПД») или неполную рабочую неделю (код «НЕПН»), программа сформирует корректирующее мероприятие. В нашем случае, когда речь идет об исправлении ошибочного графика на аналогичный по типу занятости, риск искажения отчетности минимален.

Способ 1: Использование механизма «Изменить документ»

Самый простой и эффективный способ исправить ошибку в заблокированном документе — воспользоваться встроенной командой разблокировки. Разберем этот процесс по шагам:

1. Откроем документ Прием на работу, в котором выбран неверный график.
2. Обратим внимание, что поля документа заблокированы (отображаются серым цветом), так как внизу документа стоит отметка о том, что сведения переданы в СФР.
3. Нажмем на кнопку «Еще» в правом верхнем углу формы документа и выберем пункт «Изменить документ».
4. Программа выдаст предупреждение о том, что документ уже был передан. Подтвердим действие. После этого поля станут доступными для редактирования.
5. Выберем в поле «График работы» корректное значение.
6. Нажмем «Провести и закрыть».

Важный технический нюанс: при использовании команды «Изменить документ» программа сохраняет исходный UUID (уникальный идентификатор) мероприятия трудовой деятельности. Поскольку поле графика не является ключевым для формирования записи в регистре Мероприятия трудовой деятельности, программа «увидит», что существенные условия договора (дата, должность, код ОКЗ) не изменились. При следующем формировании ЕФС-1 этот документ не должен попасть в отчет как корректирующий, так как состав передаваемых данных остался прежним.

Способ 2: Создание документа «Исправление»

Если по каким-то причинам политика компании запрещает прямое редактирование уже проведенных и отчитанных документов, воспользуемся стандартным механизмом исправлений. Рассмотрим, как это работает:

В нижней части документа Прием на работу нажмем гиперссылку «Исправить». Программа создаст новый экземпляр документа «Прием на работу» в текущем периоде, который «перекроет» движения старого документа. В новом документе мы установим правильный график.

Плюсы метода:

• Сохраняется история изменений (старый документ остается в базе в неизменном виде).
• Метод является методически верным с точки зрения разработчиков 1С.

Минусы метода:

• Поскольку это новый документ, 1С может посчитать это изменением условий приема и попытаться отправить в СФР отмену старого мероприятия и регистрацию нового. Это потребует ручного вмешательства в документ ЕФС-1 (удаление лишних строк), чтобы не дублировать сведения в СФР.

Как окончательно удалить «кривой» график из базы

Часто пользователи хотят не просто заменить график в документе, но и полностью удалить ошибочный элемент из справочника Графики работы. Посмотрим, как это сделать правильно:

Проанализируем ссылки на объект. Даже если мы заменили график в Приеме на работу, он может «застрять» в регистрах сведений (например, в плановых начислениях или кадровой истории). Для чистого удаления выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Поиск и удаление дублей (или воспользуемся обработкой «Удаление помеченных объектов»).
2. Пометим ошибочный график на удаление.
3. Запустим процедуру «Удаление помеченных объектов» в режиме «Выборочное удаление».
4. Если программа сообщит, что объект используется, нажмем на него, чтобы увидеть список документов-ссылок.
5. Заменим ссылки в найденных документах (это могут быть не только приемы, но и документы Изменение графика работы списком или Кадровый перевод).
6. После того как ссылок не останется, график будет окончательно удален из справочника.

Последствия для расчета заработной платы

Выясним причину, по которой изменение графика может повлиять на расчеты. Если за период с момента приема уже была начислена заработная плата, то после перепроведения документа Прием на работу с новым графиком программа зафиксирует необходимость пересчета. Рассмотрим алгоритм действий:

Проверим раздел Зарплата — Сервис — Пересчеты зарплаты. Если там появился наш сотрудник, это означает, что норма часов по новому графику отличается от нормы по старому за прошлые месяцы. Если фактически выплаты менять не нужно (например, если ошибка была обнаружена до начисления или норма часов в конкретном месяце совпала), запись о пересчете можно просто удалить из списка («Отменить пересчет»), чтобы не возникло нежелательных доначислений или удержаний в следующем расчетном листке.

Таким образом, наиболее оптимальным вариантом является разблокировка документа через меню «Еще», так как это минимизирует риск возникновения «фантомных» записей в отчетности ЕФС-1 и позволяет аккуратно исправить данные для корректного учета рабочего времени внутри программы.