В процессе сдачи отчетности в органы статистики пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда стандартная форма №1 в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1 не заполняется данными или выдает нулевые значения по подразделениям, где сотрудники фактически работали полный месяц. Рассмотрим причины данного поведения и разберемся, как действовать в такой ситуации.
При изучении поведения отчета выясняется, что проблема носит не пользовательский, а программный характер. Разработчики конфигурации, следуя требованиям Росстата по периодичности сдачи отчетности (обычно один раз в два года), жестко ограничивают периоды обработки данных непосредственно в коде модуля. Если мы проанализируем логику формирования отчета, мы обнаружим фрагмент, похожий на следующий:
ДатаНачалаПериодаОтчета = '20190401000000';
ДатаКонцаПериодаОтчета = '20190430235959';
Данные даты жестко прописаны в коде, который отвечает за сбор данных для формы. Это означает, что программа «ожидает» формирование отчета строго за апрель 2019 года. Если пользователь пытается сформировать отчет за сентябрь 2020 года или любой другой период, программа не найдет данных, соответствующих жестко заданному фильтру дат. Именно поэтому отчеты по подразделениям остаются пустыми — система попросту не видит «правильного» периода для выборки.
Форма №1 по ОКУД 0606038 утверждается соответствующими приказами Росстата. В подобных приказах четко прописывается отчетный период, например, «сведения предоставляются за апрель 2019 года». Соответственно, типовой механизм 1С настроен под актуальный на момент релиза приказ.
Поскольку статистика может запрашивать данные вне общегосударственных сроков (например, в рамках выборочного наблюдения), типовой отчет, зашитый в конфигурацию, становится неактуальным для таких задач. Важно понимать, что:
П-4) цифры подтягиваются верно, это означает, что кадровые данные и перемещения сотрудников и сведения о начислениях в системе корректны, а проблема локализована исключительно в методе заполнения формы №1.Поскольку типовой отчет не рассчитан на работу за периоды, отличные от утвержденных, попытки «заставить» его работать путем настройки параметров в пользовательском режиме не принесут результата. Можно использовать готовую обработку для получения данных для отчётной формы №1, либо рассмотреть другие варианты действий:
1. Получение данных через универсальные отчеты (в том числе используя сравнение фактического ФОТ за 2 периода)
Вместо использования проблемной формы, рекомендуем выгрузить необходимые сведения самостоятельно. Для этого воспользуйтесь инструментом Универсальный отчет, примените настройки отчета «Анализ начислений и удержаний» или используйте Анализ зарплаты по сотрудникам. Настройте группировки по подразделениям и отборы по сотрудникам, которые отработали полный месяц. Полученные данные в формате таблицы легко экспортируются в Excel, где их можно сгруппировать согласно требованиям статистики.
2. Связь с представителями Росстата
Практика показывает, что сотрудники органов статистики зачастую готовы предоставить разъяснения о том, в каком виде им удобнее принять данные, если типовая форма не подходит. Не стесняйтесь связываться с куратором, закрепленным за вашей организацией — это сэкономит время на попытках модифицировать программный код.
3. Модификация (не рекомендуется)
Технически можно внести изменения в конфигурацию, изменив переменные с датами, однако это крайне не рекомендуется. Во-первых, при следующем обновлении 1С все правки будут затерты. Во-вторых, логика расчета численности может быть сложнее, чем просто отбор по датам, и принудительная смена периода может привести к искажению данных, за которые несет ответственность бухгалтер.
Подводя итог, можно сделать вывод: не стоит пытаться адаптировать типовой отчет для внеплановых периодов. Используйте инструменты анализа данных в ЗУП для сбора первичной информации и формируйте отчет согласно актуальным требованиям вашего территориального органа статистики внешними средствами.