Продажа товаров, материалов или готовой продукции собственным сотрудникам с последующим удержанием стоимости из их заработной платы — распространенная практика во многих организациях. Однако с введением и развитием Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» у бухгалтеров возникло множество вопросов. Как правильно квалифицировать эту операцию? В какой момент и с какими признаками нужно пробивать кассовые чеки? Как настроить совместную работу конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия, чтобы не нарушить закон и не получить штрафы от налоговой инспекции?
В данной статье мы подробно проанализируем требования контролирующих органов (Минфина и ФНС), разберем методологию расчетов по шагам и рассмотрим, как эта схема реализуется в современных версиях программных продуктов 1С.
Законодательный контекст: когда чек ККТ обязателен, а когда нет
Для начала выясним позицию контролирующих органов. Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, контрольно-кассовая техника применяется всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении расчетов. Под расчетами понимаются, в частности, прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за реализуемые товары, работы, услуги.
В случае удержания денежных средств из заработной платы сотрудника в счет оплаты товаров ФНС и Минфин России занимают четкую позицию, которую необходимо учитывать при выстраивании бизнес-процессов:
Чек ККТ обязателен, если работодатель продает сотруднику собственные товары, работы или услуги, а оплата за них производится путем добровольного удержания из его заработной платы по письменному заявлению. В данном случае удержание признается формой безналичного расчета (встречным предоставлением) за переданное имущество. Работодатель выступает в роли продавца, а сотрудник — в роли покупателя.
Чек ККТ не требуется, если происходят следующие виды удержаний:
Удержание за услуги или товары сторонних организаций (например, оплата мобильной связи, добровольного медицинского страхования или питания, если работодатель лишь перечисляет деньги провайдерам услуг). В этом случае работодатель не является продавцом.
Компенсация расходов работодателя, напрямую связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (например, удержание стоимости бланка трудовой книжки или спецодежды, которая остается у сотрудника).
Возмещение материального ущерба или порчи имущества организации. Такие выплаты не являются расчетами за реализованные товары в рамках 54-ФЗ.
Выдача части заработной платы в неденежной (натуральной) форме, если это прямо предусмотрено коллективным или трудовым договором (в пределах 20% от начисленной месячной платы в соответствии со ст. 131 ТК РФ).
Двухэтапная схема чеков: правила оформления
Поскольку продажа товара сотруднику с удержанием из будущей зарплаты представляет собой продажу в рассрочку (кредит), по правилам 54-ФЗ организация обязана сформировать два кассовых чека:
Первый чек (на отгрузку): пробивается в момент физической передачи товара сотруднику. Поскольку оплаты в этот момент не происходит, в чеке должны быть отражены следующие реквизиты:
Признак способа расчета — «Передача в кредит».
Признак предмета расчета — «Товар».
Способ оплаты — «Постоплата (кредит)» на сумму стоимости товара.
Второй чек (на оплату): формируется непосредственно в день удержания денежных средств из начисленной заработной платы (как правило, в день окончательного расчета за месяц и выплаты зарплаты). В этом чеке указываются следующие параметры:
Признак способа расчета — «Оплата кредита».
Признак предмета расчета — «Платеж».
Способ оплаты — сумма удержания отражается как безналичный расчет.
Рассмотрим, как технически реализовать эти требования в программных продуктах 1С.
Бухгалтерские проводки при продаже товара сотруднику
Прежде чем перейти к настройкам программ, проанализируем схему бухгалтерских проводок, которая должна быть сформирована в учете. В зависимости от методологии, принятой в организации, для расчетов с сотрудником по приобретенным товарам может использоваться счет 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».
Рассмотрим стандартную схему проводок:
// Шаг 1. Передача товара сотруднику (оформление накладной или УПД)
Дт 62.01 (или 73.03) - Кт 90.01.1 :: На сумму розничной стоимости товара с НДС
Дт 90.03 - Кт 68.02 :: Начислен НДС с продажи
// Шаг 2. Списание себестоимости реализованного товара
Дт 90.02.1 - Кт 41.01 (или 43) :: Списана себестоимость товара
// Шаг 3. Перенос задолженности (если реализация оформлялась на счет 62)
Дт 73.03 - Кт 62.01 :: Отражен перенос задолженности на расчеты с персоналом
// Шаг 4. Удержание стоимости товара из начисленной заработной платы
Дт 70 - Кт 73.03 :: Произведено удержание из зарплаты сотрудника
Теперь разберем, как реализовать этот процесс в современных версиях конфигураций 1С.
Пошаговое решение в современных версиях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0
Разработчики фирмы 1С полностью автоматизировали процесс обмена данными и печати чеков при удержаниях. Больше нет необходимости создавать фиктивные документы или вручную корректировать регистры сведений ККТ. Рассмотрим этот процесс по шагам. Для контроля назначенных и фактически списанных сумм перед выгрузкой в бухгалтерию можно использовать ведомость для контроля удержаний по сотрудникам в ЗУП 3.1.
Шаг 1. Настройка удержания в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1)
Для того чтобы программа понимала, что удержание из зарплаты является расчетом по смыслу 54-ФЗ и требует пробития чека, необходимо выполнить специальную настройку:
Перейдем в раздел меню Настройка, далее выберем пункт Удержания.
Создадим новое удержание (например, назвав его «Удержание за проданные товары») или откроем существующее.
На вкладке Основное в поле «Назначение удержания» выберем значение Удержание в счет расчетов по прочим операциям или Прочие удержания в пользу третьих лиц.
Перейдем на вкладку Бухгалтерский учет. Здесь находится ключевая настройка: установим флаг Является основанием оформления кассового чека. Это критически важно для последующей передачи информации в бухгалтерскую программу.
Сохраним и закроем элемент настройки удержания.
Шаг 2. Расчет и регистрация удержания в 1С:ЗУП
Зарегистрируем факт удержания у конкретного сотрудника:
Если удержание носит разовый характер, оформим его с помощью документа Удержание по прочим операциям (раздел Зарплата — Алименты и другие удержания). В документе укажем сотрудника, период действия удержания и сумму задолженности.
При ежемесячном расчете заработной платы с помощью документа Начисление зарплаты и взносов программа автоматически рассчитает сумму удержания и отразит ее на вкладке Удержания.
После завершения всех расчетов за месяц сформируем документ Отражение зарплаты в бухучете. В табличную часть этого документа попадут сведения о произведенном удержании.
Проведем синхронизацию данных с информационной базой 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Шаг 3. Оформление первого чека и проведение документов в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)
Перейдем в бухгалтерскую программу. Сначала нам нужно отразить факт отгрузки товара и выбить первый кассовый чек:
Создадим документ Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)». В качестве контрагента выберем нашего сотрудника (создав его в справочнике «Контрагенты»).
В табличной части укажем реализуемый товар и его розничную стоимость.
Проведем документ. В результате будут сформированы проводки по реализации (Дт 62.01 - Кт 90.01.1).
Прямо из документа реализации нажмем кнопку Чек. Подключенная ККТ сформирует первый фискальный документ с признаком способа расчета «Передача в кредит». Чек необходимо выдать сотруднику на руки или направить на его электронную почту/телефон.
Шаг 4. Перенос задолженности на расчеты с персоналом
Для того чтобы задолженность сотрудника закрылась за счет начисленной заработной платы, перенесем ее со счета 62.01 на счет 73.03:
Перейдем в раздел Продажи — Корректировка долга.
Создадим документ с видом операции Перенос задолженности.
В поле «Перенести задолженность» выберем значение Покупателя.
В качестве покупателя укажем сотрудника как контрагента, а в качестве нового получателя задолженности — этого же сотрудника, но выбрав физическое лицо.
В табличной части зачтем сумму по документу реализации, указав счет расчетов 73.03.
Проведем документ.
Шаг 5. Формирование второго чека (на оплату кредита) при выплате зарплаты
Теперь рассмотрим, как пробить второй кассовый чек при удержании средств из заработной платы. После проведения синхронизации с 1С:ЗУП в бухгалтерии появится документ Отражение зарплаты в бухучете. Проанализируем действия по шагам:
Откроем поступивший документ Отражение зарплаты в бухучете за отчетный месяц.
Перейдем на специализированную вкладку Удержанная зарплата.
Найдем строку, соответствующую нашему сотруднику и удержанию за проданный товар. Благодаря настройке, выполненной нами в 1С:ЗУП, в этой строке в колонке Чек автоматически появится возможность установить флаг.
Установим данный флаг напротив удержания, по которому требуется пробить чек.
Установим статус документа Отражено в учете и проведем его.
После проведения в нижней части формы документа станет доступной кнопка Чеки. Нажмем на нее.
Перед нами откроется специализированное рабочее место Очередь чеков ККТ.
Убедимся, что кассовый аппарат подключен и находится в рабочем режиме. Выделим строку с чеком сотрудника и нажмем кнопку Фискализировать чек на ККТ.
Программа автоматически сформирует команду для кассового аппарата. Будет напечатан чек с признаком способа расчета «Оплата кредита» и признаком предмета расчета «Платеж». Сумма удержания будет проведена как безналичный расчет, и данные будут автоматически переданы вашему Оператору фискальных данных (ОФД).
Резюме
Мы подробно разобрали современную и методологически выверенную схему работы с удержаниями за товары из заработной платы в программах 1С. Использование штатного механизма интеграции 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 позволяет полностью исключить ручные корректировки и гарантирует абсолютное соответствие требованиям Федерального закона № 54-ФЗ. Рекомендуем использовать именно этот автоматизированный путь, избегая устаревших схем с созданием фиктивных приходных кассовых ордеров, чтобы минимизировать риски ошибок и облегчить работу бухгалтерской службы.