← На главную

Переход на ведение кадрового учета и расчет заработной платы во внешней программе, такой как 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), — это стандартный шаг для растущего бизнеса. Однако у бухгалтеров часто возникает вопрос: как правильно «состыковать» две базы, чтобы выплата в 1С:Бухгалтерии (БП) прошла корректно, а сальдо по счету 70 закрылось в разрезе каждого работника? Рассмотрим детально, как организовать этот процесс и почему не стоит использовать упрощенные «ручные» методы.

Анализ ситуации: почему нельзя создавать фиктивного сотрудника «Все сотрудники»

Часто при переходе на ЗУП возникает соблазн упростить себе задачу в бухгалтерской базе. Автор темы предложил создать в справочнике Сотрудники один элемент «Все сотрудники» и привязывать к нему общую сумму выплаты. Давайте проанализируем, почему этот путь ведет к ошибкам:

1. Налоговый учет (УСН 15%): Если ваша организация применяет упрощенную систему налогообложения «Доходы минус расходы», программа признает расходы на оплату труда только при выполнении двух условий: зарплата начислена и зарплата выплачена. Причем это должно произойти в разрезе конкретного физического лица. Использование фиктивного сотрудника разорвет связь между начислением и выплатой, и расходы не попадут в КУДиР автоматически.
2. Учет НДФЛ и ЕНС: С 2023 года учет НДФЛ жестко привязан к дате фактической выплаты дохода. В 1С:Бухгалтерии формируются записи по Единому налоговому счету (счет 68.90). Если программа не «видит», кому именно выплачены деньги, она не сможет корректно сопоставить удержанный НДФЛ с конкретной ведомостью.
3. Аналитика 70 счета: Если в учетной политике БП сохранена детализация по сотрудникам, то начисление (которое придет из ЗУП детально) «зависнет» на реальных сотрудниках, а выплата «уйдет» на фиктивного. В итоге на 70 счете вы получите огромные развернутые остатки (дебет по одному субконто и кредит по другим).

Шаг 1. Настройка параметров учета в 1С:Бухгалтерии

Прежде чем приступать к выплатам, проверим настройки в программе 1С:Бухгалтерия. Нам необходимо указать системе, что расчеты ведутся во внешней программе, но при этом мы хотим видеть детализацию.

Разберем последовательность действий:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Параметры учета.
2. Откроем ссылку Настройки зарплаты.
3. В разделе Общие настройки установим переключатель в положение В внешней программе.
4. Самый важный момент: ниже, в подразделе Расчеты по зарплате и кадрам, выберем вариант С детализацией по каждому работнику.

Важно: Если вы ранее вели учет «сводно», а теперь переходите на «детальный» учет, программа может потребовать перепровести документы с начала текущего года, чтобы субконто Работники организаций заполнилось корректно.

Шаг 2. Настройка синхронизации в 1С:ЗУП

Чтобы данные о выплатах попадали в бухгалтерию автоматически, настроим синхронизацию. Проанализируем настройки на стороне 1С:ЗУП:

В документе Настройка синхронизации данных (раздел Администрирование) необходимо убедиться, что установлен флаг Выгружать данные с детализацией по сотрудникам. Если этот флаг не будет стоять, то документ Отражение зарплаты в бухучете придет в БП «свернутым» (одной строкой на всю сумму начисления), что сделает невозможным детальный учет на 70 счете.

Шаг 3. Механизм проведения выплаты по ведомости

Рассмотрим пошагово правильный цикл документооборота:

1. В программе ЗУП: Формируем документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу). В этом документе уже указан список сотрудников и суммы к выплате.
2. Выполняем синхронизацию: После обмена данными ведомость появляется в 1С:Бухгалтерии в разделе Зарплата и кадры — Ведомости в банк. Обратите внимание: эта ведомость в БП не формирует проводок, она служит аналитическим основанием для платежа.
3. В программе БП: Создаем документ Списание с расчетного счета (через Банковские выписки).
   • Выбираем вид операции Перечисление заработной платы по ведомостям.
   • В поле Ведомость нажимаем «Показать все» и выбираем ту самую ведомость, которая пришла из ЗУП.
   • При проведении документа программа автоматически распределит сумму платежа по сотрудникам, указанным в ведомости, и сформирует проводки Дт 70 — Кт 51 для каждого человека.

Шаг 4. Отражение начислений для закрытия сальдо

Чтобы на 70 счете не возникло «красного» дебетового сальдо, в бухгалтерию должен попасть документ-основание для долга. Выясним, как это работает:

Из ЗУП при синхронизации выгружается документ Отражение зарплаты в бухучете. Именно он делает проводки Дт 20 (26, 44) — Кт 70.

Рассмотрим важный нюанс: Если вы создали сотрудников в БП вручную до синхронизации, программа может их задвоить. 1С сопоставляет объекты по GUID (уникальным идентификаторам), а при их отсутствии — по СНИЛС и ФИО. Мы рекомендуем не заводить карточки сотрудников в БП заранее, а позволить системе создать их автоматически при первом обмене данными из ЗУП.

Резюме для успешной работы

Проанализировав все способы, мы видим, что единственный верный путь — это использование типового механизма синхронизации. Посмотрим на итоговый чек-лист:

1. В БП установлена настройка «Во внешней программе» и «С детализацией».
2. В ЗУП созданы ведомости и документ Отражение зарплаты в бухучете.
3. Проведена синхронизация.
4. В БП платежное поручение или выписка привязаны к импортированной ведомости.

Такой подход гарантирует вам идеальный порядок на 70 счете, корректное заполнение отчетности по НДФЛ (6-НДФЛ) и автоматическое признание расходов при УСН. Помните, что ручной ввод «сводных» сотрудников (как предлагалось в начале обсуждения) — это прямой путь к ручной корректировке всех налоговых регистров в конце квартала, чего лучше избегать.