Почему сотрудники не попадают в отчет по среднесписочной численности в 1С:ЗУП 3.1 и как это исправить?

При работе в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отчеты по численности (ССЧ) показывают некорректные данные. Особенно остро эта проблема проявляется после переноса данных из версии 2.5 или в процессе реорганизации предприятия. Проанализируем типичную ситуацию: сотрудники числятся в штате, по ним ведутся начисления, но в отчет по среднесписочной численности они не попадают. Рассмотрим по шагам, как диагностировать и устранить эту проблему.

Анализ проблемы через стандартные кадровые отчеты

Для начала разберем, как локализовать проблему с помощью встроенных инструментов. Воспользуемся отчетом Численность и текучесть кадров (раздел Кадры — Кадровые отчеты). Этот отчет позволяет детально увидеть вклад каждого сотрудника в показатели численности.

Настроим отчет следующим образом для более глубокого анализа:

1. Откроем отчет и нажмем кнопку Настройки.
2. Выберем вид Расширенный.
3. На вкладке Структура найдем поле Месяц и добавим под него группировку Сотрудник.
4. На вкладке Отборы установим фильтр по конкретному «проблемному» сотруднику.

Проанализируем результат: если сотрудник не отображается в штате (например, виден как «вне штата» или вообще отсутствует в списке), значит, система не видит его как полноценную штатную единицу на основном месте работы. Часто такие ошибки возникают у внешних совместителей, которые перешли в штат после слияния компаний, но их кадровая история была перенесена с разрывом.

Сравнение данных через технические регистры

Если визуальный анализ отчета не дал ответа, перейдем к сравнению данных «проблемного» сотрудника с «корректным». Для этого проанализируем движения документов. Посмотрим на состав регистров любого кадрового перевода или приема, который точно отрабатывает корректно.

Рассмотрим алгоритм сравнения:

1. Откроем документ по «хорошему» сотруднику.
2. Через меню Еще — Движения документа изучим список регистров, в которые записываются данные.
3. Откроем эти же регистры через Все функции (или Функции для технического специалиста) и установим отбор по «плохому» сотруднику.

Разберем основные регистры, которые необходимо проверить в первую очередь:

• Данные состояний сотрудников: именно здесь хранится информация о том, что сотрудник находится в состоянии «Работает». Если записи нет, ССЧ будет нулевой.
• Кадровая история сотрудников (интервальный): ключевой технический регистр ЗУП 3. Система использует интервальную модель — если в цепочке дат есть разрыв, сотрудник «выпадает» из учета.
• Занятость позиций штатного расписания: если в базе ведется штатное расписание с историей, отсутствие записи в этом регистре делает позицию вакантной для системы, даже если физлицо привязано к подразделению.

Проверка документов переноса данных

Выясним причину разрывов в кадровой истории. В ЗУП 3.1 при переносе данных из версии 2.5 вместо привычных приказов о приеме на работу создается документ Начальная штатная расстановка. Он находится в разделе Главное — Данные на начало эксплуатации.

Проанализируем этот документ. Начальная штатная расстановка является «суррогатом», объединяющим данные приема, графика работы и оплаты труда. Если при переносе данных или последующей ручной корректировке (например, при реорганизации) этот документ был распроведен, сотрудник перестает считаться штатной единицей. Позиция в штатном расписании становится пустой, хотя в карточке сотрудника может быть указано подразделение.

Рассмотрим ситуацию, упомянутую в обсуждении: после реорганизации и слияния фирм сотрудники могли быть перенесены документом Перенос данных с техническими кодами (РКД, ТДК). Если при этом основной документ расстановки не проведен, интервальные регистры не заполняются корректно.

Работа с механизмом «Представлений» и отладка

Для программистов и системных администраторов полезно будет заглянуть глубже — в механизм формирования запросов отчета. ЗУП 3.1 использует виртуальные таблицы, называемые «Представлениями». Большинство кадровых отчетов строится на базе представления ВТДанныеСотрудников.

Если вы владеете навыками отладки, проанализируем запрос в конфигураторе. Нам нужно искать теги:

• План
• Интер (интервальные таблицы)
• Испр (исправления)

Пример логики запроса, который собирает данные для ССЧ, выглядит примерно так:

// Псевдокод логики сбора данных
ВЫБРАТЬ
    СведенияОСотрудниках.Сотрудник,
    СведенияОСотрудниках.ВидЗанятости,
    СведенияОСотрудниках.ДатаПриема,
    СведенияОСотрудниках.ДатаУвольнения
ИЗ
    Представление_ВТДанныеСотрудников(&Период) КАК СведенияОСотрудниках
ГДЕ
    СведенияОСотрудниках.ВидЗанятости = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыЗанятости.ОсновноеМестоРаботы)
    И СведенияОСотрудниках.ВШтате = ИСТИНА

Если в регистре Виды занятости сотрудников поле заполнено значением Null или не соответствует «Основному месту работы», алгоритм исключит человека из расчета согласно методологии Росстата.

Методологические причины исключения из ССЧ

Выясним, нет ли иных причин, по которым программа законно исключает сотрудников из отчета. Даже при наличии всех документов сотрудник может не учитываться в среднесписочной численности, если:

1. Он находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком.
2. Он работает по договору ГПХ (учитываются отдельно).
3. Он является внешним совместителем.
4. У него оформлен документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), который некорректно «закрыл» его рабочее состояние в периоде.

Посмотрим на пример с отпусками: иногда из-за программных сбоев при наложении отпуска на период реорганизации статус сотрудника может «зависнуть». В таком случае рекомендуется попробовать перепровести документы отсутствия после восстановления кадровой истории.

Итоги и решение

Как показывает практика, в 90% случаев при «невидимых» сотрудниках проблема кроется в Начальной штатной расстановке или документах Перенос данных. Если документ существует, но данные не попадают в отчет — проверьте, проведен ли он. Если проведен, но данных нет — попробуйте перепровести его, чтобы обновить записи в интервальных регистрах кадров.

Важный совет: всегда проверяйте регистр Кадровая история сотрудников (интервальный). Если вы видите там «дыру» в датах, значит, какой-то документ (прием, перевод или расстановка) отсутствует или не делает движений. Исправление этого разрыва автоматически вернет сотрудника во все статистические отчеты компании.