Сдача статистической отчетности или выполнение внутренних распоряжений руководства часто требуют от нас предоставления детальных данных по численности персонала. Обычно недостаточно просто показать общую цифру — руководство хочет видеть структуру штата: сколько у нас работает руководителей, сколько специалистов (служащих) и сколько рабочих. При этом стандартные варианты отчетов могут выдавать эти показатели только по отдельности.
В этой статье мы подробно рассмотрим, как объединить все три показателя в одном удобном отчете, как правильно настроить систему компоновки данных (СКД), и что делать, если в базе данных отсутствуют или заполнены не все необходимые кадровые реквизиты.
Прежде чем перейти к настройкам, проанализируем техническую базу. В зависимости от редакции программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 2.5 на платформе 1С 8.2 или актуальная ЗУП 3.1 на платформе 1С 8.3) механизмы хранения статистических данных различаются:
Должности присутствует штатный реквизит Категория статистического учета. Именно по нему система разделяет сотрудников для регламентированных отчетов.Выясним, как быстро решить задачу получения отчета в обоих случаях, даже если данные в вашей базе заполнены частично.
---
Если в вашей информационной базе кадровые сведения заполнялись аккуратно и у каждой должности указана соответствующая категория, мы можем получить нужный результат за пару минут с помощью стандартного отчета.
Разберем по шагам, как настроить отчет в ЗУП:
Должность.Категория статистического учета (для ЗУП 2.5).В результате программа автоматически сгруппирует данные по категориям: сначала выведет численность и список рабочих, затем — служащих и руководителей.
---
На практике часто возникает ситуация, когда кадровый специалист находится в отпуске или командировке, а отчет требуется предоставить «еще вчера». Если часть карточек должностей не заполнена, стандартный отчет выведет пустые строки или свалит незаполненные должности в группу «Не определено».
Рассмотрим четыре практических способа обойти это ограничение без ручного редактирования каждой карточки должности.
В справочнике должностей, помимо статистических категорий, практически всегда присутствует реквизит Категория воинского учета. Поскольку за ведение воинского учета организации несут серьезную ответственность, эти данные обычно заполняются кадровиками в первую очередь.
Значения этого реквизита («Руководители», «Специалисты», «Другие служащие», «Рабочие») полностью соответствуют задачам нашего отчета. Чтобы использовать их, в настройках структуры отчета вместо статистической категории добавьте группировку по полю Должность.КатегорияВоинскогоУчета. Проверьте результат — скорее всего, отчет сразу заполнится корректными данными.
Если у ваших должностей заполнены коды по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), мы можем использовать техническую особенность этого классификатора:
Вы можете визуально отсортировать или сгруппировать отчет по коду ОКПДТР, чтобы быстро разделить сотрудников на две ключевые группы.
Если данные в справочниках совсем не заполнены, мы можем настроить разделение «на лету» прямо в самом отчете, используя встроенный механизм формул СКД. Это гибкий и мощный инструмент, который не меняет данные в базе, а группирует их только для вывода на экран.
Разберем алгоритм создания такого поля:
Группа Персонала.Например:
Должность.Наименование содержит "рабочий", "слесарь", "токарь", "водитель", "сварщик" (и так далее) -> Результат: «Рабочие».Должность.Наименование содержит "директор", "начальник", "руководитель", "заведующий" -> Результат: «Руководители».После создания этого пользовательского поля перейдем на вкладку «Структура» и установим группировку по нашему новому полю Группа Персонала. Программа сама распределит людей по указанным правилам текстового поиска.
Если у вас есть права администратора системы, вам не нужно ждать кадровика, чтобы исправить данные в базе. Вы можете заполнить упущенные реквизиты должностей массово за несколько кликов.
Для этого воспользуемся стандартной обработкой:
Выберем объект исследования — справочник Должности. Настроим отбор (например, отобрать должности, у которых поле Категория статистического учета не заполнено). В списке найденных элементов мы можем выделить, к примеру, все рабочие специальности, выбрать изменяемый реквизит и массово присвоить ему значение «Рабочие». Это сэкономит часы ручной работы.
---
В процессе обсуждения подобных проблем часто звучит совет: «Набросайте быстрый запрос в Консоли отчетов». Выясним, почему для данной конкретной задачи этот совет неэффективен и даже опасен.
Расчет среднесписочной численности по методологии Росстата — это сложнейший математический и логический алгоритм, который включает в себя:
Попытка написать такой запрос с нуля в Консоли отчетов силами обычного пользователя или даже начинающего программиста приведет к искажению данных. Вся эта сложная логика уже реализована разработчиками 1С внутри программных модулей конфигурации. Наша задача — не переписывать расчет с нуля, а правильно подать на вход стандартным механизмам нужные разрезы аналитики (группировки).
---
Подводя итог, разберем самый надежный и методологически верный способ решения задачи. Мы должны взять стандартный отчёт, который умеет правильно считать численность по правилам Росстата, и добавить в него группировку по категориям.
Выполним следующие шаги:
Должность.Категория статистического учета (или альтернативное поле, которое мы определили в шагах выше — например, категорию воинского учета или созданное пользовательское поле).Теперь программа сама рассчитает среднесписочную численность с учетом всех кадровых перемещений, ставок, больничных и декретов, а затем аккуратно распределит итоговые показатели по группам: руководители, служащие и рабочие в одном общем отчете.