При переходе на новые версии программ или при интеграции «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (БП) с внешними, особенно устаревшими, системами расчета зарплаты (такими как «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5», далее — ЗУП) пользователи часто сталкиваются с неприятной ситуацией. После переноса данных и выплаты зарплаты расходы по ней упорно не хотят признаваться в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) по упрощенной системе налогообложения (УСН «Доходы минус расходы»).
В регистрах КУДиР при этом заполняется только колонка «Расходы всего», а колонка «Расходы НУ» (принимаемые к налоговому учету) остается пустой. Если сделать ручную корректировку движений документа, записи в Книге появляются, но при первом же перепроведении документов все ручные правки сбрасываются. Давайте детально разберем эту проблему, проанализируем причины ее возникновения и рассмотрим пошаговые варианты решения как на уровне программирования правил обмена, так и на уровне штатных настроек конфигурации.
Поскольку официальная поддержка конфигурации ЗУП 2.5 давно прекращена, фирма «1С» не предоставляет типовых механизмов обмена между ЗУП 2.5 и БП 3.0 на регулярной основе. Большинство таких обменов работают на самописных или давно не обновлявшихся правилах конвертации данных. Выясним, почему это напрямую влияет на КУДиР.
Для того чтобы документ «Списание с расчетного счета» или «Выдача наличных» сформировал движения по регистру накопления Книга учета доходов и расходов (раздел I) в колонке «Расходы НУ», программе БП 3.0 недостаточно просто зафиксировать факт выплаты денег. Ей необходима жесткая привязка к документам-основаниям и аналитическим разрезам налогового учета УСН.
Если правила конвертации объектов переносят платежные документы «как есть», без заполнения специализированных скрытых реквизитов (например, признаков отражения в УСН, ссылок на ведомости или правильного заполнения субконто счетов расчетов), то при проведении документа в БП 3.0 алгоритмы проведения не находят связи между выплатой и начислением. В результате формируется запись только по «Расходам всего» (бухгалтерский учет), а налоговый учет игнорируется.
Решение на уровне правил конвертации (для программистов):
Если мы дорабатываем правила обмена в программе «1С:Конвертация данных», нам необходимо убедиться, что при переносе документов выплаты заработной платы корректно заполняются реквизиты связи с ведомостями. Также принудительно проверим заполнение флагов налогового учета. Посмотрим на пример кода, который можно использовать в обработчике ПослеЗагрузки для документа списания денежных средств, чтобы гарантировать корректную инициализацию реквизитов УСН:
// Пример настройки реквизитов документа для целей УСН при загрузке
Если Объект.ДоговорКонтрагента.ДоступныРасчетыВУСН Тогда
Объект.ОтражатьВУСН = Истина;
КонецЕсли;
// Убедимся, что вид операции определен правильно для выплаты зарплаты
Если Объект.ВидОперации = Перечисления.ВидыОперацийСписаниеСРасчетногоСчета.ПеречислениеЗаработнойПлатыПоВедомостям Тогда
// Заполнение специализированных табличных частей ведомостей
// без которых проведение по регистрам УСН не сработает
КонецЕсли;
Рассмотрим штатные настройки самой «1С:Бухгалтерии 3.0». Очень часто проблема кроется в банальном несовпадении аналитики учета расчетов на счете 70 («Расчеты с персоналом по оплате труда»).
Для автоматического признания расходов в УСН программа должна сопоставить два события — начисление заработной платы конкретному сотруднику и выплату этой зарплаты этому же сотруднику. Это кассовый метод учета.
Выясним, где это настраивается:
Если в настройках выбрано «Сводно по всем работникам», то детальный учет по сотрудникам на счете 70 отключается. Программа физически не видит, кому именно были начислены деньги и кому они выплачены. В такой ситуации автоматический кассовый метод УСН ломается, и система не может заполнить «Расходы НУ» в КУДиР.
Решение: переведем настройку в положение «По каждому работнику». Обратите внимание, что после изменения этой настройки все загруженные из ЗУП документы отражения зарплаты и платежные документы необходимо перезаполнить и перепровести, чтобы в проводках по счету 70 появилось субконто «Работники организаций».
Проанализируем настройки самих начислений. Программе «1С:Бухгалтерия» необходимо знать, принимается ли конкретный вид начисления (оклад, премия, отпускные) к расходам при УСН.
Для проверки выполним следующие шаги:
Если в поле «Отражение в УСН» стоит значение «Не принимаются» или оно вообще не заполнено, то программа при проведении документа «Отражение зарплаты в бухучете» (или технического аналога, загруженного из ЗУП) не сделает движений со статусом «Зарегистрировано» в служебных регистрах УСН (таких как Расходы при УСН). Как следствие, последующая выплата зарплаты не сможет перевести эти расходы в КУДиР. Установим значение «Принимаются» для всех принимаемых расходов.
Часто при ручном вводе выписок банка или некорректной выгрузке из ЗУП/клиент-банка в документах списания денежных средств устанавливается неверный вид операции.
Например, вместо операции «Перечисление заработной платы по ведомостям» устанавливается операция «Прочее списание». При «Прочем списании» программа делает простые проводки по дебету счета 70 и кредиту 51, но полностью игнорирует специализированные механизмы подбора ведомостей и закрытия регистров УСН.
Проверим все документы Списание с расчетного счета и Выдача наличных за проверяемый период. Вид операции должен строго соответствовать ведению расчетов по заработной плате. Только в этом случае программа сможет сопоставить выплату с ведомостями и начислениями.
Кассовый метод при УСН критичен к последовательности проведения документов. Расход признается только тогда, когда он и начислен, и оплачен. Если оплата проведена на секунду раньше, чем документ начисления, автоматического признания расходов в этот момент не произойдет.
Посмотрим, как исправить эту ситуацию:
При использовании старых обработок обмена в БП 3.0 может создаваться документ Зарплата (ЗУП 2.5, ЗиК 7.7). Современные релизы БП 3.0 практически не развивают этот документ, и его внутренние механизмы проведения могут не поддерживать новые изменения в законодательстве по УСН и новые структуры регистров.
Если вы столкнулись с этой проблемой, наиболее правильным решением будет перенастройка правил обмена. Данные должны выгружаться в современный документ «Отражение зарплаты в бухучете», который полностью поддерживается конфигурацией БП 3.0 и делает все необходимые движения по регистрам УСН (включая регистр Расходы при УСН со статусом «Зарегистрировано»).