Почему при сводной выгрузке зарплаты из ЗУП 3 в БП 3.0 расходы не попадают в КУДиР и как это исправить?

При совместном использовании программ 1С:Зарплата и управление персоналом 3 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП) пользователи часто выбирают вариант сводной выгрузки результатов начислений. Это позволяет избежать загромождения информационной базы бухгалтерского учета персональными данными сотрудников и сохранить конфиденциальность информации о доходах конкретных физических лиц.

Однако компании, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», при такой настройке сталкиваются с серьезной технической проблемой: расходы на оплату труда и уплату НДФЛ перестают автоматически попадать в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Выясним причину этой проблемы и подробно разберем все возможные способы ее решения.

Почему при настройке «Сводно» КУДиР остается пустым?

Для того чтобы понять природу этой ошибки, проанализируем требования Налогового кодекса РФ и особенности работы алгоритмов налогового учета в программах линейки 1С. Согласно ст. 346.17 НК РФ, налогоплательщики на УСН признают расходы кассовым методом — то есть только после их фактической оплаты. Для расходов на оплату труда это означает выполнение двух одновременных условий:

1. Заработная плата должна быть начислена сотруднику (зафиксировано обязательство предприятия перед работником).
2. Заработная плата должна быть фактически выплачена (обязательство погашено денежными средствами из кассы или с расчетного счета).

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 для автоматического отслеживания этих событий используются специальные регистры накопления налогового учета УСН:

• РасходыПриУСН
• ПрочиеРасчеты
• КнигаУчетаДоходовИРасходовРазделI

Движения по этим регистрам формируются на основании сопоставления данных начисления и выплаты в разрезе конкретных аналитик. Ключевой аналитикой для расчетов с персоналом выступает физическое лицо (субконто «Работники организаций» на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»).

Когда в настройках синхронизации между ЗУП и БП выбран режим «Сводно», в базу БП переносится документ Отражение зарплаты в бухучете, в котором поле Сотрудник (Контрагент) остается пустым. На счете 70 в плане счетов БП отключается субконто «Работники организаций», и учет ведется только по подразделениям и видам начислений.

При проведении банковских выписок (документ Списание с расчетного счета) или расходных кассовых ордеров программа производит выплату денежных средств. Но из-за отсутствия детальной аналитики по сотрудникам в документе начисления программа не может связать факт выплаты с конкретным начислением. Проводки по регистру РасходыПриУСН не находят «пару» для закрытия взаиморасчетов, и, как результат, автоматическая запись в КУДиР не создается.

Вариант решения №1. Переход на детальный учет по сотрудникам (Рекомендуемый методический путь)

Если для вас приоритетом является полностью автоматическое заполнение КУДиР и отсутствие ручных корректировок, наиболее правильным решением будет отказ от сводного учета и переход на детализированный учет по каждому работнику. Это позволит программе сопоставлять начисления и выплаты без ошибок.

Рассмотрим по шагам, как перенастроить учетные системы:

Шаг 1. Изменение настроек плана счетов в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Перейдите в раздел Главное — Настройки — План счетов.
2. Кликните по ссылке Настройка плана счетов.
3. Найдите пункт Учет расчетов с персоналом и нажмите на него.
4. Установите переключатель в положение «По каждому сотруднику».
5. Сохраните изменения. После этого на счете 70 восстановится субконто «Работники организаций».

Шаг 2. Изменение настроек синхронизации данных

1. Откройте настройки синхронизации (раздел Администрирование — Синхронизация данных).
2. В настройках обмена (как со стороны ЗУП, так и со стороны БП) укажите, что данные по деталям формирования проводок выгружаются «С детализацией по сотрудникам».
3. Выполните повторный обмен данными за требуемый отчетный период.

После изменения настроек документы Отражение зарплаты в бухучете будут загружаться с указанием конкретных физических лиц, а документы выплаты зарплаты (ведомости в банк/кассу) будут без проблем закрывать задолженность, автоматически формируя записи в КУДиР.

Важное примечание: Обратите внимание, что настройка аналитики счета 70 в БП является сквозной и общей для всех организаций в информационной базе. Если у вас ведется многофирменный учет, включение детализации по сотрудникам затронет все организации в этой базе.

Вариант решения №2. Ручное внесение записей в КУДиР (Официальный обходной путь)

Если раскрытие персональных данных сотрудников в 1С:Бухгалтерии категорически недопустимо (например, по соображениям безопасности или корпоративной политики), и вы обязаны сохранить режим выгрузки «Сводно», автоматизировать КУДиР штатными средствами не получится. В этом случае учет расходов придется вести вручную.

Рассмотрим, как правильно отразить такие расходы в КУДиР вручную:

1. В конце каждого месяца на основании расчетных ведомостей из ЗУП определите итоговую сумму выплаченной сотрудникам заработной платы и перечисленного НДФЛ, которые подлежат принятию к налоговым расходам.
2. В программе 1С:Бухгалтерия перейдите в раздел Операции — УСН — Записи книги доходов и расходов УСН.
3. Создайте новый документ. Нажмите кнопку Добавить на вкладке I. Доходы и расходы.
4. Заполните реквизиты строки:
   • Дата и номер первичного документа — укажите дату и номер платежного поручения (или расходного кассового ордера) на выплату зарплаты.
   • Содержание — например: «Отражены расходы на оплату труда сотрудников за [Месяц, Год]».
   • Расходы всего — укажите общую сумму выплаты.
   • Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы — продублируйте сумму, которая уменьшает налог по УСН.
5. Проведите документ. Данная сумма сразу попадет в КУДиР при формировании отчета за соответствующий период.

Вариант решения №3. Использование виртуального «Сводного сотрудника» (Технический компромисс)

Для продвинутых пользователей и разработчиков существует третий, гибридный вариант. Он позволяет автоматизировать расчеты по УСН, но при этом скрыть фамилии реальных людей в базе 1С:Бухгалтерия. Суть метода заключается в сохранении детальной настройки расчетов на счете 70 в БП, но с отнесением всех начислений на единого фиктивного (сводного) сотрудника.

Проанализируем шаги реализации данного метода:

Шаг 1. Создание виртуального сотрудника

1. В 1С:Бухгалтерии откройте справочник Физические лица (или Сотрудники).
2. Создайте нового элемента с наименованием «Все сотрудники (для УСН)» или «Сводный сотрудник». Заполнять ИНН, СНИЛС и паспортные данные для него не требуется.

Шаг 2. Разработка или внедрение расширения конфигурации

Поскольку документ Отражение зарплаты в бухучете прилетает из ЗУП сводно и поле Сотрудник заблокировано для ручного редактирования интерфейсными средствами программы при определенных операциях, программисты используют механизм расширений. Напишем логику, которая при проведении документа будет автоматически подставлять нашего виртуального контрагента во все проводки по 70 счету.

Рассмотрим пример кода, который может быть размещен в расширении конфигурации для модификации движений документа:

&После("ОбработкаПроведения")
Процедура Расш_ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения)
    
    // Получаем ссылку на предопределенного или созданного сводного сотрудника
    СводныйСотрудник = Справочники.ФизическиеЛица.НайтиПоНаименованию("Все сотрудники (для УСН)");
    
    Если Не ЗначениеЗаполнено(СводныйСотрудник) Тогда
        Возврат; // Если сотрудник не создан, прерываем алгоритм
    КонецЕсли;

    // Обходим проводки документа для корректировки аналитики счета 70
    Для Каждого Проводка Из ЭтотОбъект.Движения.Хозрасчетный Цикл
        
        // Проверяем Кредит 70 счета
        Если Проводка.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПерсоналомПоОплатеТруда Тогда
            Если Проводка.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.РаботникиОрганизаций] = Неопределено Тогда
                Проводка.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.РаботникиОрганизаций] = СводныйСотрудник;
            КонецЕсли;
        КонецЕсли;
        
        // Проверяем Дебет 70 счета (если есть сторнирующие или внутренние проводки)
        Если Проводка.СчетДт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПерсоналомПоОплатеТруда Тогда
            Если Проводка.СубконтоДт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.РаботникиОрганизаций] = Неопределено Тогда
                Проводка.СубконтоДт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.РаботникиОрганизаций] = СводныйСотрудник;
            КонецЕсли;
        КонецЕсли;
        
    КонецЦикла;
    
    // Записываем измененные движения
    ЭтотОбъект.Движения.Хозрасчетный.Записать();
    
КонецПроцедуры

Шаг 3. Выплата заработной платы

При оформлении выплаты (через кассу или по банку) в документах списания средств также обязательно указывайте созданного виртуального сотрудника «Все сотрудники (для УСН)» в качестве получателя. Таким образом, регистры накопления УСН увидят начисление на «Сводного сотрудника» и выплату на него же. Схлопывание расчетов произойдет автоматически, и расходы успешно попадут в КУДиР.

Резюме

Выбор оптимального метода зависит от специфики вашей компании. Если безопасность данных позволяет — всегда выбирайте детальный учет по сотрудникам. Это стандартный функционал 1С, который исключит любые расхождения в налоговой отчетности. В противном случае используйте ручной ввод операций КУДиР либо обратитесь к программистам для настройки расширения под виртуального сотрудника.