Рассмотрим частую и довольно неприятную ситуацию, с которой сталкиваются бухгалтеры при ведении учета индивидуальных предпринимателей на общей системе налогообложения (ОСНО). Ситуация выглядит следующим образом: в первом квартале ИП получает авансы от покупателей, и закрытием месяца эти суммы корректно попадают в Книгу доходов и расходов (КУДиР) в раздел «Прочие доходы». Во втором квартале происходит отгрузка товаров или оказание услуг, сумма аванса зачитывается, и эти же суммы встают в «Доход от реализации». Однако, когда мы формируем КУДиР за полугодие, мы видим, что сумма аванса отражена дважды: и в прочих доходах, и в доходах от реализации. В итоге итоговая сумма доходов необоснованно увеличивается, что ведет к искажению налоговой базы по НДФЛ.
Разберем по шагам, почему возникает такая ошибка, как устроены механизмы программы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и какие действия нужно предпринять для исправления задвоения.
Прежде чем искать ошибку в документах, проанализируем учетную политику. В программе 1С для ИП на ОСНО предусмотрена специальная настройка порядка включения авансов в доходы по НДФЛ. От этой настройки зависит базовое поведение системы. У нас есть два варианта:
Выясним причину задвоения на уровне регистров накопления. По умолчанию, когда ИП получает предоплату на расчетный счет, программа формирует движение по специальному регистру накопления ИППрочиеДоходы. Благодаря этому движению, сумма предоплаты попадает в Таблицу № 6-1 КУДиР («Прочие доходы»).
Далее, когда наступает момент отгрузки или оказания услуг, бухгалтер создает документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Этот документ формирует запись уже в другом регистре — ИПДоходы. Данные из этого регистра транслируются в Таблицу № 1-7 (доходы от реализации).
В идеальной ситуации, если зачет аванса срабатывает корректно, программа должна «понять», что это одна и та же сделка. При установке связи платежа с реализацией система должна автоматически сделать сторно (отрицательную запись) по регистру ИППрочиеДоходы, переквалифицировав сумму в доходы от реализации. Однако на практике этот алгоритм часто дает сбой.
Проанализируем ситуацию с точки зрения практики ведения учета. Главная причина, по которой автоматика 1С не справляется и не сторнирует прочие доходы — это нарушение цепочки взаиморасчетов. Своевременная проверка расчетов с покупателями поможет выявить такие ошибки. Пользователи на форумах метко называют это «шлейфом сделок со своими авансами».
Если с одним покупателем заключен один общий договор, по которому регулярно поступают платежи (авансы и постоплаты) и так же регулярно формируются документы реализации, механизм FIFO (первое пришло — первое ушло) может запутаться. Программа просто не может корректно связать конкретное поступление на расчетный счет с конкретным документом оказания услуг. В результате реализация делает свое независимое движение в ИПДоходы, а аванс продолжает «висеть» в ИППрочиеДоходы. Книга доходов ОСНО изначально задумывалась для ручного (письменного) заполнения и очень тяжело переваривает такие программные переквалификации.
Давайте разберем способы, которые помогут очистить КУДиР от лишних сумм и привести налоговую базу в порядок.
Способ 1: Наведение порядка в договорах и взаиморасчетах
Самое правильное, но трудоемкое решение — распутать «шлейф авансов». Если у вас идут постоянные отгрузки и оплаты, рекомендуется разделять их по разным договорам или вести расчеты строго по документам расчетов (счетам на оплату). Нужно перепровести документы так, чтобы в документе реализации на вкладке расчетов был четко указан конкретный документ поступления на расчетный счет. Тогда зачет аванса пройдет корректно, и сторно сформируется автоматически.
Способ 2: Ручные корректировки регистров
Если распутать кучу авансов по одному элементу договора уже невозможно, придется прибегнуть к ручным корректировкам. Рассмотрим, как это сделать:
ИПДоходы и удалите строку с суммой реализации, если вы хотите оставить доход в периоде получения аванса (в Прочих доходах).ИППрочиеДоходы и вручную внести туда сторнирующую (с минусом) запись на сумму зачтенного аванса.Способ 3: Документ «Запись книги учета доходов и расходов (ИП)»
Для более мягкой корректировки, не затрагивающей движения первичных документов, воспользуйтесь специальным документом. Перейдите в раздел «Операции» -> «ИП» -> «Записи КУДиР (ИП)». Создайте новый документ и вручную внесите корректирующие минусовые суммы в соответствующие таблицы, чтобы выровнять итоговый результат.
Посмотрим на еще одно важное правило, о котором часто забывают. Поскольку ИП на ОСНО является плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), любой полученный аванс должен попадать в книгу доходов строго за вычетом суммы НДС. Налоговую базу по НДФЛ суммы НДС увеличивать не должны! Проверьте настройки ставок в документах поступления на расчетный счет.
Также не забывайте про регламентную операцию закрытия года. В процедуре «Закрытие месяца» за декабрь существует специальная операция «Включение авансов в прочие доходы для ИП». Если реализация в счет полученного аванса до конца налогового периода (года) так и не произошла, именно эта операция окончательно фиксирует «повисшие» авансы в налоговой базе текущего года, чтобы с них был исчислен НДФЛ. Проконтролируйте, чтобы эта регламентная операция была выполнена без ошибок.
Используя эти методы, вы сможете настроить прозрачный учет доходов предпринимателя и избежать претензий со стороны налоговых органов при проверке декларации 3-НДФЛ.