← На главную

Рассмотрим достаточно распространенную и неприятную для бухгалтера ситуацию. Сотруднику был выплачен аванс (например, в марте), но по факту он его не отработал, из-за чего образовался долг перед организацией в размере 13 000 рублей. В конце марта – начале апреля сотрудник уходит в отпуск. Начисленные отпускные составляют 9 000 рублей. Логично, что сумма отпускных полностью перекрывается долгом, и к выплате на руки сотрудник ничего не получает. Однако при проведении таких операций в программе 1С:ЗУП мы можем столкнуться с тем, что в отчетах по НДФЛ (например, в справке 2-НДФЛ или 6-НДФЛ) вылезают отрицательные суммы: за март налог сторнируется на сумму отпускных, а в апреле начисляется в двойном размере. Проанализируем причину такого поведения программы и разберем по шагам, как правильно решить эту проблему как с точки зрения учета в 1С, так и с точки зрения законодательства.

Выясним причину возникновения отрицательных сумм НДФЛ

Почему программа сторнирует доход марта? Как правило, это связано с несовпадением дат. Если в документе Отпуск предполагаемой датой выплаты указан март, но фактически отпускные из-за долга не выплачивались отдельной ведомостью, а сам документ отпуска был подтянут уже в апрельскую ведомость на выплату зарплаты, программа пытается сбалансировать регистры. При проведении апрельской выплаты 1С переносит доходы: сторнирует мартовское начисление и переносит его на апрель, добавляя к правильному доходу апреля. Из-за этого в отчетах появляются непонятные минусы.

Помимо технической стороны, важно понимать законодательную базу, которая с 2023 года претерпела существенные изменения.

Законодательные нюансы: НДФЛ с аванса и лимиты удержаний

Прежде чем приступать к исправлениям в программе, давайте обратим внимание на два критически важных аспекта:

1. Новые правила удержания НДФЛ (с 2023 года): Правило «последнего дня месяца» для признания дохода в виде зарплаты отменено. Теперь датой фактического получения дохода признается день его выплаты. Это значит, что НДФЛ необходимо исчислять и удерживать при каждой выплате, включая аванс (зарплату за первую половину месяца). При корректном ведении учета по этим правилам налог с аванса удерживается сразу, что снижает риск возникновения путаницы в регистрах при последующих зачетах.
2. Ограничения Трудового кодекса РФ: Статья 137 ТК РФ разрешает удерживать неотработанный аванс. Однако статья 138 ТК РФ устанавливает строгий лимит: при каждой выплате можно удержать не более 20% от суммы, причитающейся работнику (после вычета НДФЛ). Удержать все 100% отпускных в счет долга принудительно — незаконно. Чтобы направить всю сумму отпускных на погашение долга, работодатель обязан получить от сотрудника письменное заявление. Только тогда это будет считаться добровольным распоряжением доходом, а не удержанием по инициативе работодателя. В противном случае, работодатель обязан выплатить сотруднику минимум 80% отпускных за 3 дня до начала отпуска.

Способ 1: Использование «технической» ведомости (пользовательский обходной путь)

Если заявление от сотрудника получено, и нам нужно в 1С провести взаимозачет так, чтобы закрыть долг и зафиксировать удержание НДФЛ без искажения отчетности, рассмотрим первый метод — создание фиктивной ведомости. Этот способ часто используют бухгалтеры для ручного выравнивания регистров.

Разберем по шагам, как это сделать:

1. Создайте в программе новую ведомость в кассу или в банк (в том периоде, когда был начислен отпуск, например, в марте).
2. В качестве документа-основания подберите проблемный документ Отпуск.
3. Вручную откорректируйте суммы в ведомости так, чтобы сумма «К выплате» равнялась нулю (так как мы делаем взаимозачет аванса и отпускных).
4. Убедитесь, что в колонке с НДФЛ зафиксировалась правильная сумма налога с отпускных.

Проведение такой ведомости покажет программе 1С, что отпускные фактически «выплачены» (зачтены), а НДФЛ удержан именно в этот момент. В результате долг сотрудника уменьшится на сумму начисленных отпускных за вычетом налога, а в справке 2-НДФЛ и отчете 6-НДФЛ все суммы встанут корректно, без минусов.

Способ 2: Штатное решение через настройку способа выплаты

Создание «нулевых» ведомостей — это обходной маневр. В современных версиях конфигурации 1С:ЗУП предусмотрен более корректный, штатный механизм, позволяющий программе автоматически «увидеть» ранее выплаченный аванс при начислении отпуска. Посмотрим на этот алгоритм подробнее.

Для реализации этого метода необходимо один раз настроить специальный способ выплаты в справочниках:

1. Перейдите в раздел настроек программы и откройте справочник СпособыВыплатыЗарплаты.
2. Создайте новый элемент справочника. Назовите его, например, «Отпускные (с учетом аванса)».
3. В поле «Характер выплаты» обязательно выберите значение Зарплата (а не отпускные). Это ключевой момент настройки.
4. В поле «Документ-основание» укажите Отпуск.
5. Сохраните настройку.

Как это работает на практике? Проанализируем действия бухгалтера при выплате:

1. Вы оформляете документ отпуска как обычно.
2. Создаете ведомость на выплату в банк или кассу.
3. В шапке ведомости, в поле «Выплачивать», выбираете не стандартный отпуск, а созданный нами новый способ — «Отпускные (с учетом аванса)».
4. Подбираете документ начисления отпуска.

Что при этом делает программа? Поскольку мы указали характер выплаты Зарплата, алгоритм 1С обрабатывает эту ведомость так же, как если бы мы считали итоговую зарплату за месяц. Программа автоматически проверяет все взаиморасчеты с сотрудником, видит ранее начисленный отпуск, подтягивает суммы из него, но при этом самостоятельно учитывает сальдо (тот самый долг по не отработанному авансу). 1С корректно закроет взаиморасчеты, сформирует правильные движения по регистрам учета НДФЛ и датам получения дохода. В отчетах 6-НДФЛ никаких перекосов и отрицательных сумм не появится, так как система отработает всю цепочку «начисление - долг - удержание» встроенными средствами.

Подводя итоги, мы настоятельно рекомендуем использовать второй (штатный) метод настройки способов выплаты. Он избавляет от необходимости вручную править регистры и создавать фиктивные документы, минимизируя риск человеческой ошибки при сдаче налоговой отчетности.