← На главную

В практике бухгалтера по расчету заработной платы регулярно возникает сложная ситуация, которую принято называть проблемой «незакрытого аванса». Представим классический сценарий: в первой половине месяца сотруднику был выплачен аванс. Во второй половине месяца он уходит в отпуск за свой счет, оформляет больничный или несколько раз идет в ежегодный оплачиваемый отпуск. При окончательном расчете за месяц выясняется, что сумма ранее выданного аванса и межрасчетных выплат превышает итоговое начисление. В результате сотруднику за этот месяц начислять нечего, к выплате формируется «ноль», а за самим работником фиксируется долг перед организацией.

В этот момент возникает закономерный вопрос: как правильно рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ, если реального дохода к выплате в конце месяца нет? Разберем подробно законодательную сторону этого вопроса и детально рассмотрим технические способы решения проблемы в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.

Законодательный аспект: что говорит Налоговый кодекс?

Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Согласно актуальным нормам Налогового кодекса РФ, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда определяется как день выплаты этого дохода (включая авансы). Соответственно, исчисление и удержание НДФЛ происходят непосредственно в момент каждой реальной выплаты денег сотруднику.

Если по итогам месяца у сотрудника образуется нулевой остаток к выплате или долг перед компанией, мы должны руководствоваться следующими правилами:

1. НДФЛ перечисляется только при фактическом удержании. В соответствии со статьей 226 НК РФ, удерживать налог можно исключительно из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщику. Если выплаты в конце месяца равны нулю, физически удержать налог не из чего.
2. Запрет на уплату НДФЛ за счет средств организации. Работодатель не имеет права перечислять налог «авансом» из собственных средств, если удержание у сотрудника фактически не производилось. Нарушение этого правила грозит штрафными санкциями от налоговой инспекции.
3. Перенос удержания. Обязанность по удержанию и перечислению налога откладывается до следующей денежной выплаты в пользу этого сотрудника.
4. Невозможность удержания при увольнении. Если сотрудник увольняется, оставаясь должником, и выплат больше не предвидится, организация обязана зафиксировать невозможность удержания налога. Налоговый агент сообщает об этом в ИФНС в составе годового расчета 6-НДФЛ (в Справке о доходах) не позднее 1 марта следующего года. После этого обязанность по уплате переходит на самого гражданина.

Теперь давайте посмотрим, какими техническими инструментами мы располагаем в программе 1С:ЗУП 3.1 для корректного отражения таких ситуаций в учете.

Способ 1. Создание «нулевой» ведомости с детальной расшифровкой

Этот способ является наиболее популярным практическим решением среди бухгалтеров. Он позволяет принудительно «схлопнуть» расчеты по сотруднику внутри текущего месяца и зафиксировать удержанный НДФЛ, если фактически выплата аванса уже была произведена за минусом налога, но в окончательный расчет программа этот налог автоматически не подтягивает.

Рассмотрим этот алгоритм по шагам:

1. Создаем документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу на выплату зарплаты за расчетный месяц.
2. Вручную добавляем сотрудника в табличную часть ведомости с помощью кнопки «Подобрать». По умолчанию сумма к выплате заполнится как нулевая (или не заполнится вовсе, если у программы нет явных оснований).
3. Двойным кликом левой кнопки мыши открываем окно «Расшифровка суммы» у этого сотрудника.
4. В открывшемся окне нам необходимо вручную указать две строки, привязанные к одному документу-основанию (например, к итоговому документу Начисление зарплаты и взносов):
   • Первая строка — с положительным значением (сумма начисления за месяц).
   • Вторая строка — с отрицательным значением на ту же сумму (ранее выплаченный излишек аванса).
   Итоговая сумма к выплате в расшифровке должна стать равной нулю.
5. Нажимаем кнопку «Обновить налог» в ведомости. После этого программа автоматически заполнит сумму НДФЛ в соответствующей колонке, опираясь на созданную нами компенсационную расшифровку. Данные корректно запишутся в регистры удержанного налога.

Способ 2. Автоматическое выравнивание в следующем периоде

Давайте выясним, как видит эту ситуацию сама программа. Разработчики 1С заложили в систему механизмы автоматического выравнивания перекосов между бухгалтерским учетом и учетом по НДФЛ.

Если вы решите не вносить ручные корректировки в текущем периоде, то при расчете первой половины следующего месяца (документ Начисление за первую половину месяца) или при расчете следующей окончательной зарплаты программа автоматически учтет переплату. Она уменьшит налогооблагаемую базу и сумму исчисленного НДФЛ на излишек прошлого периода. Данный способ подходит для стабильно работающих сотрудников, которые гарантированно получат доход в ближайшем будущем.

Для контроля расхождений на крупных предприятиях мы рекомендуем использовать отчет «Анализ НДФЛ по месяцам». Чтобы настроить его для поиска подобных сотрудников:

1. Откройте отчет и перейдите в настройки структуры (раздел «Колонки»).
2. Включите флажок «Осталось удержать».
3. В сформированном отчете сразу отобразятся все физические лица, у которых удержание налога «зависло» из-за нулевых выплат.

Способ 3. Пересчет аванса (исправление ошибки расчетчика)

Проанализируем первопричину возникновения долга. Если переплата образовалась из-за того, что расчетчик вовремя не внес в программу документ отсутствия (например, больничный лист или заявление на отпуск за свой счет были предоставлены позже расчета аванса), то правильным решением будет исправление первичного документа.

Для этого необходимо вернуться в документ Начисление за первую половину месяца за соответствующий период, пересчитать его с учетом фактически отработанного времени и скорректировать выплату. В таком случае лишние доходы и избыточный исчисленный НДФЛ изначально не попадут в регистры программы, что полностью исключит появление «фантомных» долгов.

Способ 4. Использование технических начислений («плюс-минус»)

В особо запутанных случаях методисты фирмы 1С рекомендуют прибегать к методу компенсирующих технических начислений непосредственно в документе Начисление зарплаты и взносов:

1. Создаем техническое начисление с тем же кодом дохода НДФЛ, который использовался при выплате аванса.
2. Вносим его в документ начисления по сотруднику двумя строками:
   • Первая строка — со знаком плюс (на сумму незакрытого аванса).
   • Вторая строка — со знаком минус (на ту же самую сумму).
3. Такой прием заставляет расчетные механизмы программы принудительно закрыть излишки доходов и налогов внутри текущего месяца без влияния на итоговое сальдо взаиморасчетов по бухгалтерскому учету.

Способ 5. Документ «Операция учета НДФЛ»

Если вам требуется скорректировать исключительно налоговые регистры для корректного заполнения регламентированной отчетности 6-НДФЛ, не затрагивая при этом расчетные листки и ведомости на выплату, воспользуйтесь специализированным документом:

1. Перейдите в раздел Налоги и взносы и откройте журнал документов Операции учета НДФЛ.
2. Создайте новый документ и выберите нужного сотрудника.
3. Перейдите на вкладку «Удержано по всем ставкам».
4. Вручную добавьте строку, указав дату удержания, ставку налога, сумму и документ-основание. Данная запись напрямую скорректирует регистры накопления по удержанному НДФЛ.

Выбор конкретного метода зависит от учетной политики вашей организации, масштаба предприятия и того, продолжает ли сотрудник свою трудовую деятельность в компании или увольняется.