← На главную

В процессе реорганизации структуры компании нередко возникает задача изменить подчиненность подразделений. Например, обособленное подразделение верхнего уровня должно войти в состав другого, необособленного узла структуры. При этом налоговые реквизиты (КПП и ОКТМО) остаются прежними. Разберем, как отразится такое перемещение на расчете заработной платы, исчислении НДФЛ, кадровом учете и отчетности, а также проанализируем возможные варианты решения этой задачи в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Что происходит при прямом переносе элемента справочника

Рассмотрим самый быстрый технический способ — воспользоваться командой Переместить в группу в справочнике Подразделения или просто перетащить элемент мышью в нужную папку.

Если у перемещаемого подразделения установлен флаг Это обособленное подразделение и заполнена собственная Регистрация в налоговом органе, а реквизиты (КПП, ОКТМО) не меняются, то:

1. Расчет зарплаты, пособий и отпускных не нарушится. Начисления и выплаты привязаны к конкретным ссылкам на сотрудников и само подразделение. Для среднего заработка изменение вышестоящей папки не играет роли.
2. Учет по НДФЛ сохранится корректным. Поскольку регистрация в ИФНС закреплена непосредственно за обособленным подразделением, движения по регистрам учета доходов и налога продолжат формироваться на прежнюю налоговую инспекцию. Важно убедиться, что признак обособленности не был случайно снят.
3. Страховые взносы исчисляются по организации в целом, поэтому перемещение внутри одной организации никак не влияет на их расчет и распределение.

Однако прямое перемещение элемента в справочнике имеет ряд системных последствий, о которых необходимо знать заранее:

1. Отсутствие истории иерархии подразделений. Иерархическая структура справочника Подразделения не является периодической (не хранит историю изменений по датам). При смене родительского узла новая структура применится ко всей базе ретроспективно. При формировании отчетов (например, Полный свод начислений, удержаний и выплат, Анализ зарплаты по подразделениям или статистических форм) за прошлые месяцы и годы данные сгруппируются уже по новой иерархии.
2. Влияние на штатное расписание. Если в программе ведется история изменений штатного расписания, позиции останутся привязаны к подразделению, но визуальная иерархия в печатных формах прошлых приказов и форме Т-3 изменится задним числом.
3. Ограничение прав доступа (RLS). Если включено разграничение прав доступа на уровне записей по подразделениям, изменение иерархической ветки сразу изменит доступность данных: сотрудники нового родительского подразделения увидят данные обособленного подразделения, а прежние кураторы доступ утратят.

Вариант 1. Прямое перемещение в справочнике

Проанализируем ситуацию, когда искажение аналитической иерархии в прошлых периодах не является критичным для бухгалтерии и кадровой службы. В этом случае порядок действий максимально прост:

1. Открываем справочник Подразделения (раздел Настройка).
2. Находим нужное обособленное подразделение, нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем команду Переместить в группу (или переносим элемент в целевую папку).
3. Заходим в карточку перемещенного подразделения и проверяем, что флаг Это обособленное подразделение активен, а в поле Регистрация в налоговом органе указана корректная налоговая инспекция с прежними КПП и ОКТМО.
4. Дополнительных кадровых переводов и корректировок штатного расписания не требуется, так как сотрудники фактически числятся в том же самом элементе справочника.

Вариант 2. Корректный кадровый перенос с сохранением истории

Если на предприятии строго контролируется историчность штатного расписания и отчетов за прошлые периоды, разберем по шагам регламентированную методику через создание нового подразделения и перевод сотрудников:

1. Создание нового подразделения. В справочнике Подразделения внутри нужного родительского подразделения создаем новый элемент. Устанавливаем в нем флаг Это обособленное подразделение и выбираем ту же самую налоговую регистрацию (с прежними КПП и ОКТМО).
2. Корректировка штатного расписания. Если ведется штатное расписание, создаем документ Изменение штатного расписания или Утверждение штатного расписания с даты вступления изменений в силу. Закрываем позиции в старом подразделении и создаем аналогичные позиции в новом.
3. Перевод сотрудников. Оформляем документ Перемещение в другое подразделение или Кадровый перевод (списком). Так как реквизиты ИФНС и трудовая функция не меняются, если подразделение не зафиксировано в трудовом договоре как существенное условие, признак Отразить в трудовой книжке для подраздела 1.1 формы ЕФС-1 устанавливать не требуется.
4. Закрытие старого подразделения. В карточке прежнего подразделения устанавливаем признак Подразделение расформировано и больше не используется с даты перевода, чтобы исключить выбор неактуального элемента в новых документах.

Резюме: Если цель — с минимальными трудозатратами изменить визуальную структуру подчинения, и история группировок в старых отчетах не принципиальна, достаточно просто перенести элемент в справочнике. Если же критично сохранить неизменность штатного расписания и кадровых отчетов за прошлые периоды, следует воспользоваться созданием нового подразделения и плановым переводом сотрудников.