При работе в программах 1С:Комплексная автоматизация (КА) и 1С:ERP пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда по номенклатуре уже ведется активное товародвижение, но внезапно возникает производственная или торговая необходимость запустить серийный учет (например, для контроля сроков годности, номеров партий или гарантийных талонов). Казалось бы, самое простое решение — зайти в карточку Вид номенклатуры, разблокировать реквизиты и установить флаг ведения серий. Однако такой шаг на «живой» базе неизбежно приведет к критическим ошибкам проведения документов и расхождениям в регистрах накопления.
В этой статье мы подробно разберем, почему нельзя просто включить серийный учет «на лету», проанализируем риски и рассмотрим три безопасных сценария перехода на учет по сериям для позиций с существующими остатками.
Рассмотрим внутреннюю архитектуру хранения данных в системах ERP-класса. Когда мы регистрируем движения по товару без серийного учета, система записывает остатки в регистры накопления (такие как ТоварыНаСкладах, ВыручкаИСебестоимостьПродаж и др.) с пустым значением аналитики Серия.
Если мы принудительно разблокируем реквизиты вида номенклатуры и включим жесткую политику учета серий, система начнет требовать указания конкретной серии при любой последующей хозяйственной операции (отгрузка, списание, перемещение). При попытке провести документ расхода программа обратится к остаткам на складе, попытается найти там товар с указанной серией, но обнаружит только старый «безсерийный» остаток с пустой аналитикой. В результате мы получим классическую ошибку проведения:
«Недостаточно остатка по серии [Номер_Серии] на складе...»
Чтобы наглядно понять проблему, проанализируем структуру остатков с помощью условного запроса к регистру:
ВЫБРАТЬ
ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
ТоварыНаСкладахОстатки.Склад КАК Склад,
ТоварыНаСкладахОстатки.Серия КАК Серия,
ТоварыНаСкладахОстатки.ВНаличииОстаток КАК Остаток
ИЗ
РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки КАК ТоварыНаСкладахОстатки
ГДЕ
ТоварыНаСкладахОстатки.Серия = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.СерииНоменклатуры.ПустаяСсылка)
И ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура В (&СписокНоменклатуры)
Этот запрос наглядно показывает, что все накопленные остатки числятся без серий. Любая попытка списать их по новым правилам вызовет конфликт проведения. Поэтому переходить на серийный учет нужно методически правильно.
Этот способ является наиболее гибким и безопасным, поскольку в 1С:ERP и КА настройки серийного учета задаются не просто для вида номенклатуры, а в разрезе связки «Вид номенклатуры + Склад». Это позволяет нам настроить разные правила игры для разных складских территорий.
Разберем этот процесс по шагам:
Вид номенклатуры включаем использование серий. При этом для старого склада настраиваем политику «Серии не используются» (или «Справочное указание серий»), а для нового склада устанавливаем жесткую политику контроля, например, «Управление остатками серий».Перемещение товаров со старого склада на новый. На старом складе товар списывается без серий (так как там политика это позволяет), а при поступлении на новый склад система обяжет кладовщика или оператора зафиксировать серии.Приходный ордер на товары на новом складе физически заполняются все серии для принимаемого товара.Преимущества метода: Мы сохраняем всю историю продаж по исходным карточкам номенклатуры, не плодим дубли в справочниках и безболезненно «осериаливаем» остатки в момент их физического или виртуального перемещения.
Если создание нового склада невозможно или нецелесообразно, наиболее чистым решением с точки зрения методологии будет создание новых карточек номенклатуры с новым Видом номенклатуры, где изначально настроена политика ведения серий.
Работу со старыми позициями мы постепенно прекращаем (распродаем остатки), а новые поступления оформляем уже на новые карточки с сериями. Но как оперативно перенести текущие остатки со старых карточек на новые с сохранением себестоимости?
Рассмотрим пошаговый алгоритм через механизм инвентаризации:
Номенклатура. Рекомендуется временно добавить к наименованию префикс или суффикс (например, «(серийный)»), чтобы исключить путаницу при оформлении документов.Пересчет товаров (инвентаризация) по складу. Фиксируем фактическое наличие товаров.Отражение пересортицы товаров.Использование механизма пересортицы позволяет системе автоматически перенести себестоимость со старой позиции на новую без искажения финансового результата и лишних ручных проводок списания/оприходования.
Если бизнес-процессы не позволяют создавать новые склады или карточки номенклатуры, можно прибегнуть к компромиссному варианту — использованию «мягкой» политики ведения серий на переходный период.
Проанализируем доступные политики учета серий в 1С:
ТоварыНаСкладах. Включение этой политики для существующих позиций не заблокирует отгрузку старых остатков, у которых серий нет.Если вы все же решаете перейти на жесткий контроль «на лету» для текущих карточек на существующем складе, вам придется выполнить массовую корректировку остатков. В современных редакциях 1С:КА 2.5 и ERP для этого используется документ Пересчет товаров. С его помощью выявляются остатки без серий, фиксируется их «недостача» в разрезе пустой серии и одновременно регистрируются «излишки» этого же товара, но уже с заполненными сериями.
Помните важное техническое ограничение систем ERP и Комплексная автоматизация: полноценный учет остатков серий (включая автоматический подбор по принципу FEFO — First Expired, First Out) возможен только на складах с включенной ордерной схемой документооборота (как минимум, должен быть включен флаг ордерной схемы при отражении излишков, недостач и пересортицы).
Если склад безордерный, возможности работы с сериями будут сильно ограничены — фактически, вам будет доступен только справочный учет или указание серий в документах планирования и отгрузки без детального складского контроля движений ячеистого склада.
Учитывайте эти особенности при проектировании архитектуры склада и выборе оптимального сценария перехода на серийный учет.