← На главную

В практике кадрового учета часто возникает задача: сотруднику необходимо назначить доплату за выполнение обязанностей по вакантной должности, не оформляя при этом официального совместительства. Основная сложность здесь заключается в том, что расчет должен быть «умным». Если сотрудник работает по сменному графику, он должен получить полную сумму доплаты, если отработал все свои смены по графику, но при этом сумма должна автоматически уменьшаться, если он был в отпуске или на больничном. В данной статье мы разберем несколько способов реализации этой «хотелки» в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.

Способ 1. Использование документа «Совмещение должностей»

Проанализируем самый простой и методически верный способ. Он идеально подходит, когда доплата привязана к конкретной штатной единице. Для начала убедимся, что в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Прочие начисления установлен флажок Совмещение профессий (должностей).

Разберем порядок действий по шагам:

1. Создаем документ Совмещение должностей (раздел Кадры или Зарплата).
2. Выбираем сотрудника и вид совмещения: Исполнение обязанностей сотрудника или Совмещение должностей (профессий).
3. В поле Совмещаемая должность выбираем ту самую вакансию с окладом 2000 рублей.
4. В блоке Размер доплаты выбираем вариант Процент от ФОТ совмещаемой должности и указываем 50%. Программа автоматически рассчитает 1000 рублей.

В чем преимущество этого метода? Программа автоматически связывает это начисление с графиком работы сотрудника по основному месту. Доплата будет рассчитываться пропорционально фактически отработанным часам или дням. Если сотрудник отработал месяц полностью (даже если у него всего 2 смены в графике), он получит свои 1000 рублей. Если же он пропустил смену по причине болезни, программа сама уменьшит сумму доплаты без дополнительных манипуляций с табелем.

Способ 2. Использование механизма «Подработки»

Рассмотрим вариант, который упоминался в обсуждении на форуме — документ Назначение подработки. Этот функционал позволяет назначить сотруднику выполнение работ по другой должности без создания второго трудового договора (карточки сотрудника в справочнике Сотрудники остается одна, но с разными рабочими местами в учете).

Выясним особенности этого метода:

• Документ Назначение подработки позволяет закрепить за сотрудником 0,5 ставки по вакантной должности.
• При этом время работы может учитываться по основному графику сотрудника, что избавляет кадровика от необходимости вести двойной табель.
• В расчетном листке такая выплата будет выделена отдельной строкой, что повышает прозрачность расчетов для самого работника.

Однако стоит помнить, что механизм подработок требует включения соответствующей опции в настройках состава начислений и более сложен в администрировании, чем простое совмещение.

Способ 3. Настройка произвольного начисления с формулой

Если первые два способа по каким-то причинам не подходят (например, доплата не должна быть жестко привязана к штатной единице), мы можем создать свое начисление. Рассмотрим, как составить формулу, которая будет работать корректно для сменного графика.

Создадим новое начисление (раздел Настройка — Начисления). На вкладке Основное укажем, что начисление выполняется Ежемесячно.

Проанализируем формулу, которую нам необходимо внедрить:

Результат = СуммаДоплатыЗаМесяц * (ВремяВЧасах / НормаВремениВЧасах)

Где:

• СуммаДоплатыЗаМесяц — созданный нами показатель (постоянный, значение 1000 руб.).
• ВремяВЧасах — фактическое количество часов, которое сотрудник отработал.
• НормаВремениВЧасах — норма времени по графику сотрудника за текущий месяц.

Важный нюанс для сменщиков: использование ВремяВЧасах предпочтительнее, чем ВремяВДнях, так как смены могут иметь разную длительность. В этом случае, если сотрудник отработал все свои смены по графику, отношение ВремяВЧасах / НормаВремениВЧасах будет равно единице, и он получит ровно 1000 рублей, независимо от того, сколько именно смен было в этом конкретном месяце.

Настройка вытеснения (Приоритет)

Чтобы решить проблему, озвученную автором вопроса (чтобы сумма не начислялась во время отпуска), необходимо правильно настроить вкладку Приоритет в созданном начислении.

Посмотрим на ситуацию: если мы не укажем начисления-вытеснители, программа начислит 1000 рублей «поверх» отпускных. Чтобы этого избежать, в правую колонку Начисления, приоритет которых выше, мы должны добавить:

1. Отпуск основной
2. Больничный
3. Командировка
4. Отпуск без сохранения оплаты
5. Прогул и другие виды отсутствий.

Благодаря этому механизму, программа при расчете зарплаты увидит, что в периоде действия доплаты есть документ Отпуск, и автоматически уменьшит показатель ВремяВЧасах, что приведет к пропорциональному снижению суммы доплаты.

Резюме

Мы проанализировали три способа решения задачи. Для большинства случаев оптимальным будет первый вариант (Совмещение должностей), так как он использует штатные возможности системы и минимизирует риск ошибок. Если же требуется гибкая настройка без привязки к штатному расписанию, используйте третий вариант с произвольной формулой и обязательной настройкой приоритетов (вытеснения).

Главное при работе со сменными графиками — всегда проверять, какой показатель времени используется в расчете. Использование НормаВремени и фактического Время по графику сотрудника — залог того, что сумма доплаты будет соответствовать ожиданиям работника и работодателя.